⑸將打印文件蓋章，留一份與原文稿一起存檔。
2．收文工作製度
⑴主管部門發來的文件、各部門參加會議帶回來的文件均屬於收文範圍。屬物流組織領導親收的收文，由總經理室簽收登記，並交收件人親自拆封。
⑵收到文件後應於當日在收文本上登記，寫明文件編號、收文日期、份數、內容提要、來文單位等。
⑶填寫文件傳閱單，附在文件上。
⑷將文件放入文件傳閱夾，交送總經理辦公室主任處。
⑸辦公室主任審閱後，在文件傳閱單上寫明建議並簽字，再請領導批閱。
⑹急件或重要文件，須在第一時間送辦公室主任審閱並簽字，再請領導批閱。
⑺密級文件須交物流組織高層管理人員傳閱，並做好記錄，注意密級文件不得攜離辦公室。
⑻文件返回後要翻閱每份文件傳閱單，檢查高層領導是否有批示。
⑼有批示的按批示辦理，並在傳閱單上注明處理結果及日期，做到傳閱及時，催辦有效，防止積壓誤事。
⑽無批示的文件按類別歸檔。
⑾上級主管部門要求回收的文件須在指定時間交回，並辦理相應手續。
3．發文工作製度
⑴以物流組織的名義上報下發的文件，物流組織高級管理層發出的信函均屬於發文範圍。
⑵將需發出的文件在發文登記本上登記，注明時間、發往單位、內容提要及份數。
⑶檢查文件是否加蓋了公章，負責人是否已經簽字。
⑷文件經領導簽發後，須在兩天內發出。
⑸急件用“航空”發出，重要文件需掛號發出。
⑹底稿、正式文稿、批件歸檔，年終統一立卷。
六、印章管理製度
1. 物流組織印章的使用應該由總經理室負責進行統一管理。
2. 印章刻製。刻製新印章須報主管部門批準；內部各部門刻製新印章，要寫出書麵報告，並附上新印章的名稱、式樣、規格，報總經理批準後，方可到有關部門刻製。使用新印章，應確定好時間，並提前向有關單位發出正式啟用新印章的通知。
3. 印章使用管理。印章使用要求是：嚴格手續、認真審閱、詳細登記、蓋章正規。
⑴使用印章要履行審批手續，以物流組織的名義對外行文、簽署合同、協議書等須有主管高層領導簽字方可蓋印，介紹信、各類報表、信件須經申請部門經理填寫請印單並由辦公室主任審核後方可蓋印；員工因私開具各種證明，加蓋企業印章，必須書麵提出申請並附上有關材料，經部門經理審批後報總經理辦公室批準。
⑵蓋印時要注意印跡清晰、位置合乎要求。
⑶印章使用完畢要做好印章使用記錄，要在印鑒使用登記表上記錄使用項目、內容、時間、經辦人等。
4. 印章保管。組織印章(包括行政印章、總經理印章等)由總經理辦公室專人保管。各部門印章也要指定專人專管。所有印章均應保管於保險櫃內，以保證安全。未經主管領導批準，印章保管人不得委托他人代管，也不能擅自把印章帶出辦公室使用。
5. 印章停用。印章因故停用要按規定進行清理，同時將所有停用印章交到辦公室統一保管，並辦好移交手續，經報總經理批準後，將停用印章存檔或銷毀。
七、介紹信使用管理製度
1. 介紹信使用管理統一由總經理室負責。
2. 介紹信種類有：
⑴信箋介紹信：在空白信箋上書寫有關內容。
⑵存根介紹信：主要是介紹某人到別處辦事的憑證。存根要歸檔，保存5年。
⑶證明信：以物流組織的名義證明某人身份、經曆的專用書信。
3. 開具介紹信要嚴格履行審批手續。重要事宜由部門領導簽署意見後，報主管高層領導審批。一般事宜須由部門或個人提出申請，由部門領導審閱同意後，由辦公室主任審批。
4. 介紹信寫好後，應按有關規定加蓋公章，並做好登記。介紹信上字跡要清晰，公章清晰並蓋在指定位置。
5. 嚴禁開出空白介紹信，如特殊情況需要，須經物流組織高層主管領導批準。
八、員工保密紀律製度
1．保密工作是指對可能發生的泄密和竊取活動采取的係列防範措施。
2．保密工作原則：積極防範，突出重點，嚴肅紀律。
3．全體員工應做到：不該看的不看、不該問的不問、不該說的不說。
4．文件和資料保密
⑴擬稿
文稿的擬定者應準確定出文稿的密級。
⑵印製
文件統一由行政管理部印製。
⑶複印
複印秘密文件和資料，由主管批準。
⑷遞送
攜帶秘密文件外出，由兩人同行，並包裝密封。
⑸保管
秘密文件由行政管理部統一保管，個人不得保存。如需借閱，由主管批準，並於當天收回。
⑹歸檔
沒有解密的文件和資料存檔時要在扉頁上注明原定密級，並按有關規定執行。
⑺銷毀
按檔案管理的有關規定執行。