5．對外披露信息，按公司規定執行，按下列程序辦理：由部門經理、主管、法律事務處會簽。
6．保密內容按以下三級劃分：
⑴絕密級
集團領導的電傳、傳真、書信。
非公開的規章製度、計劃、報表及重要文件。
集團領導個人情況。
正在研究的經營計劃與具體方案。
⑵機密級
集團電傳、傳真、合同。
生產工藝及指導生產的技術性文件和資料。
員工檔案。
組織狀況，人員編製。
人員任免。
⑶秘密級
集團的經營數據、策劃方案及有損於集團利益的其他事項。
九、憑證管理規定
憑證包括介紹信、工作證、發票等票證。憑證管理，有兩層意思：
1．未蓋公章或專用章的空白憑證，雖然還不具備生效的條件，但仍應嚴格保管好，不得丟失外流。
2．加蓋公章並已具有效力的憑證，更應嚴格保管和使用。
對於憑證的管理，要做到：
⑴嚴格履行驗收手續。
⑵建立憑證文書登記。
⑶選擇保密的地點和堅固的箱櫃，有條不紊地入庫保存。
⑷定期進行檢查，若發現異常情況，要隨時提出處理意見。
⑸嚴格出庫登記。對於有價證券和其他主要憑證，應參照國家規定的管理辦法進行管理。
同時，憑證文書，具有很高的查考價值，大多需要永久保存。因此，一切有關憑證的原件、抄件、存根、複寫件以及文稿、草圖、簽發、資料，都應該及時整理，妥善保存，並按立卷歸檔的規定，隨時分類入卷，定期整理歸檔，不得隨意丟失，更不準自行銷毀。
十、公章使用製度
1．物流組織可以對外使用的公章
企業章、企業業務專用章（辦公室章、人事部章、財務部章、合同專用章等）。
2．企業章使用範圍
⑴以物流組織名義上報總公司的報告和其他文件。
⑵以物流組織名義向上級國家機關，各省、市、自治區黨政機關發出的重要公函和文件。
⑶以物流組織名義與有關同級單位的業務往來、公函文件和聯合發文等。
3．業務專用章使用範圍
⑴辦公室章。以辦公室名義向公司外發出的公函和其他文件、聯係工作介紹信、刻製印章證明。
⑵人事部章。就有關人事、勞資等方麵業務代表公司用章。
⑶財務部章。就有關計劃、財務等方麵業務代表公司用章。
⑷合同專用章。以公司名義簽訂的協議、合同和有關會議紀要等。
4．物流組織印章使用手續
⑴企業章、財務章、合同專用章必須經總經理、副總經理或總經理助理批準方可使用。
⑵辦公室章由辦公室主任批準後使用。
⑶使用公章必須事先履行登記手續。
十一、會議管理要點
1．提高會議成效的要點
⑴要嚴格遵守會議的開始時間。
⑵要在開頭就議題的要旨做簡潔的說明。
⑶要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者。
⑷在會議進行中要注意的事項。
發言內容是否偏離了議題？
發言內容是否出於個人的利害？
是否全體人員都專心聆聽發言？
是否發言者過於集中於某些人？
是否有從頭到尾都沒有發過言的人？
是否某個人的發言過於冗長？
發言的內容是否朝著結論推進？
⑸應當引導在預定時間內做出結論。
⑹在必須延長會議時間時，應取得大家的同意，並決定延長的時間。
⑺應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認。
⑻應當把決議付諸實行的程序理出，加以確認。
2．會議禁忌事項
⑴發言時不可長篇大論，滔滔不絕。
⑵不可從頭到尾沉默到底。
⑶不可采用不正確的資料。
⑷不要盡談些期待性的預測。
⑸不可進行人身攻擊。
⑹不可打斷他人的發言。
⑺不可不懂裝懂，胡言亂語。
⑻發言不要抽象或概念化。
⑼不可對發言者吹毛求疵。
⑽不要中途離席。
十二、會議管理製度
1．企業級會議：物流組織員工大會、技術人員會以及各種代表大會，應報請總經理辦公室批準後，由各部門分別負責組織召開。
2．專業會議：即整個物流組織範圍內的技術、業務綜合會（如經營活動分析會、質量分析會、運輸調度會、安全工作會等），由分管副總經理批準，主管業務部門負責組織。
3．係統和部門工作會：各部門召開的工作會，由各部門主管決定召開並負責組織。
4．班組會：由各班組長決定並主持召開。
5．上級企業或外單位在我企業召開的會議或業務會，一律由總經理辦公室受理安排，有關業務對口部門協助做好會務工作。