（三）人事檔案利用的手續
在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。
1．查閱手續
正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位（部門）蓋章。負責人簽字；最後，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。
2．外借手續
⑴借檔單位（部門）寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。
⑵借檔單位（部門）蓋章，負責人簽字。
⑶人事檔案部門對其進行審核、批準。
⑷進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，並由借檔人員簽字。
⑸歸還時，及時在外借登記上注銷。
3．出具證明材料的手續
單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：首先，由有關單位（部門）開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，並加蓋公章；其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；最後，證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然後登記、發出。
（第三節）人力資源管理常用表格
一、招聘申請表
申請部門申請日期需要日期擬選擇日 期擬選擇方 式所需條件工作內容增補理由批示情況
部門名稱編製
人數現有
人數擬增加
人 數性別年齡學曆
經曆
二、招聘計劃表（用製度管人135頁表4-4）
三、人力資源部年度招聘計劃報批表（用製度管人136頁）
四、招聘廣告及展板（用製度管人137頁）
五、工作說明表
1.姓名 2.部門 3. 職務
工作描述
六、職位規範表
職 務職位上級主管
管轄範圍
直接責任人
主要職能
職務代理人
素質要求
七、人員增減申請書
部門： 日期：
職位編製
人數現有
人數擬增減
人 數工作
內容所需條件增減
理由備注
年齡學曆
總經理部門主管人事部門
意 見
八、應聘人員個人資料登記表
九、員工個人資料登記表
十、招聘篩選名單（用製度管人139頁）
十一、筆試、操作考核記錄表（用製度管人140頁）
十二、麵談構成表（用製度管人141頁）
十三、麵談記錄表（用製度管人142頁）
十四、人員試用標準（用製度管人145頁）
十五、新員工甄選比較表（用製度管人146頁）
十六、擬錄用名單（用製度管人146頁）
十七、新員工試用申請及核定表（用製度管人147頁）
十八、新員工試用表
人事資料姓 名應聘職位入職時間
分發部門甄選方式□公開招考 □推薦選取
□內部提升
工作經驗
年 齡學曆
特殊訓練技能
試
用
計
劃1.試用職位：
2.試用期限：
3.督導人員：
4.督導人員工作：□觀察 □培訓
5.擬安排工作：
6.培訓項目：
7.試用人員： 核準： 擬訂：
試
用
結
果
考
核1.試用期間：自 年 月 日至 年 月 日 2.安排工作及培訓項目 3.工作情形：□滿意 □尚可 □差 4.出勤狀況：返退 次，病假 天，事假 天 5.評語：□擬正式任用 □擬予辭退 □正式工資擬核