⑤作為信息聯係中心的各級管理人員必須稱職。這就要求管理人員具備相關技術、人事和非正式組織方麵的能力，了解輔助機構的性質和狀況，掌握同目標有關的行動原則，對環境因素做出解釋，以及區別信息是否具有權威性。
⑥當組織在執行職能時，信息交流的路線不能中斷。許多組織在任職者不能行使職權或缺勤時，都規定自動的臨時代理職務的辦法。
⑦每一個信息都必須具有權威性，這就要求從事信息交流的人必須是公認的實際上占據著有關“權力位置”的人；這個位置發出在其權限範圍之內的信息；這個信息是由更上一層機構授權才發出的。在這方麵，職務具有十分重要的作用。
二、經理人員的主要職能
巴納德將非正式組織定義為不屬於正式組織的一部分，且不與它管轄的個人以及有關的人們、集團接觸和相互作用。非正式組織沒有正式的結構，而且常常不能明確認識到共同的目的。它的習慣、規範和情感因素，是通過同工作有關的接觸而產生的。巴納德認為，非正式組織可能對正式組織起某些不利的影響，但它對於正式組織至少起著三種積極作用：第一，信息交流；第二，通過對協作意願的調節，維持正式組織內部的團結；第三，維護個人品德和個人的自尊心。非正式組織常常為正式組織創造條件，成為正式組織不可缺少的部分，其活動能使正式組織更有效率。
巴納德認為，經理人員在組織中的作用，就是信息溝通係統中相互聯係的中心，並通過信息溝通來協調組織成員的協作活動，以保證組織的正常運轉，實現組織的共同目標。據此，他認為經理人員的主要職能有以下幾個方麵：
1建立和維持一個信息交流暢通的係統
要達到這樣一個目的，經理人員必須規定組織的任務，闡明權力和責任的界限，並考慮到信息聯絡的正式手段和非正式手段兩個方麵。非正式手段的信息交流可以提出和討論問題，而不必做出決定和加重經理人員的工作，可以使不利影響減低到最小程度並強化符合組織目標的有利影響，所以有助於維持組織的運轉。
2從組織成員那裏獲得必要的服務
要從組織成員那裏獲得必要的幫助，組織需要招募和選拔能最好地做出貢獻並協調地進行工作的人員，以及采用巴納德稱之為“維持”的各種手段，如“士氣”的維持，誘因的維持，監督、控製、檢查、教育、訓練等因素的維持，以此來維護協作係統的生命力。
3規定組織的目標
巴納德認為決策和授權也是很重要的職能。授權是一種決策，這種決策包括所追求的目標和達到這些目標的手段兩者在內。其結果是在協作係統內部對各種不同的權力和責任加以安排，以使組織的成員知道他們怎樣為所追求的目標做出貢獻。至於決策本身，則包括兩個方麵：分析和綜合。分析是尋找能使組織目標得以實現的戰略因素，而綜合則是認識到組成一個完整係統的各個要素或部分之間的相互關係。
在巴納德看來，管理的藝術就是把內部平衡和外部適應和諧地綜合起來。各級組織都是社會這個大協作係統的某個部分和方麵，每一個組織必須符合一定條件才能生存。
三、經理人員的權威
就經理人員的權威問題，巴納德在書中進行了詳細的論述。他強調指出，經理人員作為企業組織的領導核心，必須具有權威。什麼是權威?他認為，權威存在於組織之中。換句話說，權威是存在於正式組織內部的一種“秩序”，一種信息交流的對話係統。如果經理人員發出的指示得到執行，在執行人的身上就體現了權威的建立，違抗指示則說明他否定這種權威。據此，指示是否具有權威性，檢驗的標準是接受指示的人，而不是發布指示的經理人員。一些人之所以失敗，是因為他們不能在組織內部建立起這種體現權威的“秩序”。當多數人感到指示不利於或有悖於他們的個人利益，從而撤回他們的支持時，權威也就不存在了。
巴納德接著指出，命令是否具有權威，取決於它是否滿足了以下四項條件：