①使接受命令者理解該項命令，不能被理解的命令是不會有權威的。
②使接受命令者相信該項命令同組織目的沒有矛盾，否則，他就不能接受。
③使接受命令者相信該項命令同個人利益沒有矛盾，否則，他就不能服從，一般是采取回避態度。
④接受命令者必須在精神上和體力上具備執行該項命令的能力，否則，他也要違背命令。
因此，組織的管理人員必須慎重地運用權威，使發出的命令具備上述四項條件。
我們知道，權威的決定因素存在於被領導者之中，而決定被領導者服從權威的條件，又由以下因素決定：
①組織發布的命令符合上述四項條件。
②每個人都存在一個“中性區域”，在這個區域的界限之內，樂於接受命令，而不大過問命令的權威性。
③大多數關心組織命運的人的態度會影響少數個人的態度，這有助於維護“中性區域”的穩定性。
至於什麼是“中性區域”，可以作如下解釋：假如把所有的命令按接受人接受的程度排隊，其中有一部分是明顯不能被接受的，也就是不會被服從的命令。另一部分處於中間狀態，可能被接受，也可能不被接受。第三部分則是毫無疑問地會被接受的。這最後一部分就是所謂的“中性區域”。“中性區域”的範圍，取決於對個人的利誘和物質刺激超過他所做出的努力和犧牲的程度。一味要求個人做出貢獻，而不考慮給予相應的報酬，最終會使樂於接受命令的範圍越來越小。
巴納德認為，權威的主觀方麵固然重要，但經理人員更關心的還是權威的客觀方麵，即他的指示得到執行和被服從的實際情況。“上級”本身並不等於權威，嚴格地說，隻有當“上級”能代表組織的意誌或組織的行動時，才具有權威，即隻有當一個人作為正式組織的（官方）“代表”進行活動的時候，他才具有權威並能發揮相應的作用，這就是前麵所說的“權威存在於組織之中”。值得一提的是，一個組織發布的指令隻對本組織的成員發生效用，對於組織以外的人毫無作用，就像一個國家的法律隻對本國公民具有效力一樣。
權威的樹立是一件不易的事，而權威的喪失卻在一瞬間。如果上述職位權威暴露出無能、無視客觀條件而濫發指令，或者“領袖權威”忽視群眾的意誌，權威就會喪失。因此，要維護這種權威，身處領導地位的人必須隨時掌握準確的信息，做出正確的判斷。要建立與維護一種既能樹立上級威信，又能爭取廣大“中性區域”群眾的客觀權威，要做好這些工作，關鍵在於能否在組織的內部建立起上情下達、下情上達的有效的信息交流溝通係統。這一係統既能保證上級及時掌握情況，獲得作為決策基礎的準確信息，又能保證指令的順利下達和執行。要做到這一點，經理人員必須具有相應的能力。隻有這樣，才能保證組織權威不被削弱。
因此，權威的樹立既有賴於組織內部成員的合作態度，更有賴於組織內部能否建立起行之有效的信息交流溝通（對話）係統。沒有這樣一種係統，組織成員的支持和合作是不可能持久的。如果這樣一種係統運轉不靈活，前後矛盾，錯誤百出，使組織內部成員無所適從，那麼，不要多久，對組織最忠誠的人也會從組織中脫離出去。
因此，這樣一種信息交流（對話）係統的建立和維護，是一個組織存在與發展的首要條件，其後才談得上組織的有效性和高效率，這些都是一個組織存在的基本因素。用技術的語言來說，上述這種信息交流（對話）係統，叫做“權威的脈絡”。
巴納德就決定信息交流（對話）係統的主要因素進行了探討。
①明確地宣布這種信息交流溝通（對話）渠道，做到人人知曉。換句話說，應該盡可能明確地建立起“權威的脈絡”。做到這一點的辦法有：及時公布官方的一切任命；明確個人的崗位責任；明確宣布組織機構的設置和調整；進行說服教育，等等。
②把組織內部的每一個人都置於這種信息交流（對話）係統之中，換言之，“每個人必須向某個人做出報告”（這是組成信息交流係統的一個方麵），“每個人必須在某個人的領導之下”（這是組成信息交流係統的另一方麵），缺一不可。即在組織內部，必須建立起個人與組織之間的明確關係。