②要把每一個目標以簡短的語言寫在一頁紙上,並且讓每個人都能在一分鍾之內讀完。
③就下屬所期望達到的每個目標進行溝通,以期有一個清晰的績效標準。
④不斷檢測每個目標、績效表現以及兩者之間的差距。
上述四個方麵都著重強調員工應該能夠進行自我管理。要讓員工知道,一分鍾管理中的重要內容在於回憶“一分鍾經理”是如何教會他設立一分鍾目標的。在故事情節中,“一分鍾經理”拒絕為下屬解決問題,事實上“一分鍾經理”會因為下屬有這一想法而感到憤怒。他堅持讓下屬自己去解決問題,並且會命令下屬趕快著手去解決將來的實際問題,而不再占用“一分鍾經理”的寶貴時間。
2一分鍾表揚
書中的年輕人與其拜訪的第二位員工一起分享了“一分鍾表揚”的奧秘。這一觀點與有關著作中正強化的論斷有某種相似。具體來說,即經理應該花時間發掘員工的長處而不是批評其短處。為了實現這一點,“一分鍾經理”首先密切關注新來的員工,並對他們的進步進行詳細的記錄。當“一分鍾經理”發現員工做對了某件事情時,一分鍾表揚的機會就來了(正麵強化)。如何進行一分鍾表揚呢?
①讓員工知道你會對他們的工作進行評價。
②當你發現員工長處時一定要及時進行表揚,要告訴他們好在哪裏,並且要讓他們知道你心中的感受。
③當對員工的績效感到滿意時,留出足夠時間讓你的這種意見被員工充分了解,鼓勵他們繼續保持這種業績。
④合適時與他們握握手或以其他方式進行身體接觸。
需要再次說明的是這些步驟都與自我管理密切相關,在這種經理手下工作的員工很快就會懂得如何開展工作,懂得如何自我表揚。
3一分鍾處罰
年輕人遇到一名女性員工告訴他有關“一分鍾處罰”的情況。這可能是個令人不太愉快的話題,但在書中卻寫得輕鬆而自然。開始時,那個女員工經常認為自己做得不錯而進行這種“自我表揚”,有時甚至希望“一分鍾經理”能夠表揚她。但她說,當她做錯一件事時,“一分鍾經理”馬上做出反應,並讓她知道自己錯在哪裏和經理對此事的態度,在提出批評和處罰後,“一分鍾經理”會告訴她,作為一名員工,她還是能夠勝任這個工作的,希望以後不要再犯這種錯誤。書中同樣指出了“一分鍾處罰”的內容:
①向員工坦言,你將指導他們如何做。
②一旦出現不良表現就要及時加以處理,明確地告訴員工他錯在哪裏和你對此的反應(下達指示前稍作思考)。
③用一些適當的鼓勵方式,來強調員工在組織中做出的貢獻,但同時要明確指出,這種不良的表現是不允許再出現的。
④記住不要反複批評同一種行為。
三、其他相關的管理技能
以上這三種管理技能構成了該書的基本架構。高效管理並不需要很多時間,隻是要善於運用一些管理策略,即一分鍾目標、一分鍾表揚和一分鍾批評。除此之外,該書也介紹了其他一些相關的管理策略,如“什麼時候適於采取握手等肢體接觸方法”。該書提議,當你與對方比較熟悉並希望能協助他獲取成功時,適當的身體接觸是一個很好的方式,這代表了一種鼓勵與支持,而不是推諉。
作者也強調了執行問題,認為應該把經理實施一分鍾管理的情況及時通知員工,並獲得他們的支持。這也表明,有效使用該方法的關鍵在於持有一種誠實、開放的態度。此外,該書也簡要地討論了其他幾個問題,例如,該書認為應該鼓勵員工循序漸進地從事組織所要求的新任務,逐步強化直至達到成功,用術語來說就是“塑型(shaping)”。一個人的行為是在不斷表揚和改進中形成的,而不是一次性正確地形成的。作者認為,如果經理隻是等待員工一次性正確地完成某項工作,那麼員工可能因為一直缺乏必要的強化而早在成功之前就放棄了。