在參觀途中,如果碰巧到了午餐時間,不必特意到一些高級餐廳用餐,隻在企業的內部餐廳用餐即可。招待過於奢華反會讓來賓產生不良印象。
在接待來賓的過程中須注意的是,要內外有別,對某些絕密的情況注意保密。
參觀近結束時,為加強友誼和日後的合作,還可贈送一份有紀念意義的禮物給參觀者。
2.記者招待會的禮儀(1)發送請柬。
(2)舉行招待會的時間應盡量避開節假日和重大活動的日子,以讓新聞界人士參加。
(3)確定好主持人和發言人。企業單位記者招待會的主持人一般由公關部負責人擔任,記者招待會的發言人應由企業正職領導擔任。
(4)在預定的時間或記者基本到齊後,主持人就可宣布開會。主持人先對記者說點表示歡迎的話,如,“很高興能與各國記者在這裏見麵”,然後就舉行記者招待會的目的、準備情況、發言人的情況進行介紹,並對記者來參加會議表示感謝。招待會結束後也要表示感謝。
(5)發言人發言一般在他人講話之後,發言人的發言簡潔明朗,時間不宜過長。
(6)發言人講話後,記者開始提問。當記者提的問題離會議主旨太遠時,管理者要善於巧妙地將話題引向主題;對於不願意發言或透露的東西,應婉轉地向記者做解釋;不要隨便打斷記者的提問,也不要以各種動作、表情和話語對記者表示不滿。即使記者的提問帶有很強的偏見或帶有挑釁性,也不能激動發怒;遇到回答不了的問題時,不能簡單地說:“不清楚”,“不知道”,“我不能告訴你”等,而應充分運用語言的藝術,巧妙回避。
(7)不要隨便延長預定會議的時間。
(8)應給記者提供宣傳輔助材料,形式多種多樣,可以是口頭的、文字的,也可以是實物的照片和模型等。
(9)記者招待會前後,可組織記者對企業進行參觀活動,給記者創造實地采訪、攝影、錄像等機會。
(10)如果認為有必要且時間許可,可邀請記者參加午餐或晚餐。
3.宴請的禮儀在外事活動中,常以宴請的方式款待賓客,這是人際交往的一種重要形式,絕非一般的吃吃喝喝。
(1)確定宴請的名義和對象。宴請的目的是多種多樣的。可以是某一個人,也可以是為某一件事。確定邀請名義的對象的主要依據是主、客雙方的身份,然後,草擬具體邀請名單。被邀請人的姓名、職務、稱呼以至對方是否有配偶都要知曉。宴請所采取的形式,很大程度上取決於當地的習慣做法。一般以正式、規格高、人數少的宴會為宜,人數多則以冷餐或酒會更為合適。
(2)確定宴請時間、地點。宴請的時間應對主、客雙方都合適。注意不要選擇對方的重大節日、有重要活動或有禁忌的日子和時間。小型宴請應首先征詢主賓意見。主賓同意後,時間即被認為最後確定,並按此邀請其他賓客。
宴請地點的選擇,按活動性質、規模大小、形式、主人意願及實際可能而定。
選定的場所要能容納全體人員。舉行小型正式宴會,在可能條件下,宴會廳外另設休息廳(又稱等候廳),供宴會前簡短交談用,待主賓到達後一起進宴會廳入席。
(3)發出邀請和請柬格式。正式的宴請需要發出請柬,這是禮節上的要求。請柬一般提前一周至兩周發出(有的地方須提前一個月),以便被邀請人及早安排。
請柬內容包括活動形式、舉行的時間及地點、主人姓名(如單位名義邀請,則用單位名稱)。人名、單位名、節日名稱都應用全稱。請柬信封上被宴請人的姓名、職務書寫要準確。國際上習慣對夫婦兩人一張請柬。請柬發出後,應及時落實出席情況,準確記載,以安排並調整席位。即便是不安排席位的活動,也應對出席率有所估計。
(4)訂菜。選菜不以主人的愛好為準,主要考慮主賓的喜好與禁忌。如果宴會上個別人有特殊需要,也可單獨上菜。在地方上,宜用有地方特色的食品招待,用本地產的名酒,不宜到處都用茅台。
(5)宴會進行時。宴會開始前,主人應在門口迎候來賓,客人到達後,賓主相互握手問候,隨後由工作人員將客人引領至休息廳小憩。主賓應由主人親262-自陪同進入休息廳與其他客人會麵。若無休息廳,可請客人直接進入宴會廳,但不可馬上入座。當主人陪同主賓進入宴會廳後,全體人員方可入座。
席間如安排正式講話,其座次的安排必須依據主賓次序和政治、業務等全部或部分安排座次。席間如安排正式講話,應在熱菜之後、甜食之前,主人先,主賓後;亦可入席即講;有正式稿的雙方應提前交換,並安排好譯員。
西方賓客抵達宴會廳時,有專人負責唱名。而在宴會上以女主人為第一主人,人們入座、用餐、離座,均應以女主人的行動為準,不得搶先。
客人離去時,主人應送至門口,一一熱情握別。