百貨零售店在采購商品時，為明確雙方在商品采購中應承擔的責任與權利，必須與供應商按照統一的格式簽訂商品采購合同，以便為未來經營過程中解決各種經濟糾紛提供必要的法律依據。
在了解商品采購合同之前，必須清楚與商品采購合同密切相關的經濟合同和商業合同。首先，經濟合同是商品交換關係的法律形式的表現，是商品經濟發展到一定階段的產物，是法人之間為實現一定的經濟目的，明確相互的權利義務關係而簽訂的書麵契約。它是一種以法律形式管理經濟業務活動書麵憑證。經濟合同的訂立以交易雙方自願互利為基礎，一經簽訂就具有法律效力，並受法律保護。其次，商業合同是經濟合同的重要組成部分，具有保證商業經營過程順利進行法律效力。在這裏的商業合同，是指百貨零售店和供應商為實現共同的經濟目的，明確權責關係，自願簽定的一種具有法律效力的書麵契約。一經簽訂受法律保護。
1.采購合同的內容
（1）商品的品種、數量和規格。商品的品種名稱應具體，商品應標示諸如式樣、顏色、牌號和尺碼等規格標準。商品的數量按國家統一的計量單位標出；必要時可附上相應的明細表。
（2）商品的質量和包裝。合同中應規定所采購商品需滿足質量標準，並標示是國家或部頒標準；無國家和部頒標準由雙方協商憑樣品訂（交）貨；應規定出一定的比例次品，商品標準。寫明具體條款，保證正確及時處理需換、修、退的商品。對商品包裝的辦法詳細規定，使用的包裝材料、包裝式樣、體積、規格、標誌、重量及包裝物的處理等。
（3）商品的價格和結算方式。合同中對商品的價格要作具體的規定，規定作價的辦法和變價處理等；規定對副品、次品的扣價方法；規定結算程序和結算方式。
（4）交貨地點、期限和發送方式。根據雙方的實際情況、交通運輸條件和商品特點等規定交貨的期限和提貨的日期。並同時明確商品的發送方式是送貨、代運還是自提。
（5）商品驗收。在鑒訂合同時要明確規定對商品數量和質量的驗收辦法、期限和地點。
（6）違約責任。簽約一方不履行合同，必將影響另一方經濟活動的正常有效進行，所以必須規定違約方應按對方所遭受的損失付賠償責任。在合同中，應明確規定。
（7）合同的變更和解除。合同中應規定，在何種條件下，可以變更或不可以變更合同或解除合同，並明確通過何種手續來變更或解除等。
2.采購合同的簽訂
（1）簽訂采購合同的原則主要有合同的當事人具備法人資格。其次，合同必須遵照國家的法律、法令、政策和方針簽訂，其手續和內容應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規定。第三，簽訂合同時需依循充分協商、平等互利，堅持等價有償的原則。
（2）簽訂采購合同的程序
店鋪方和供應商對合同的內容進行協商，取得一致意見，並簽署書麵協議，這就是簽訂合同的程序，通常按五個步驟進行。第一步，提議訂約也稱要約，是指當事人一方向另一方提出簽訂合同的要求或建議。第二步，提議接受也叫承諾，是指即雙方對合同的主要內容表示同意，提議被對方接受，經過雙方簽署書麵契約，合同成立。第三，合同文本填寫。第四，簽約手續履行。最後，報請公證機關公證，或報請簽證機關簽證。對沒有法律規定必須簽證的合同，雙方可以協商決定，是否簽證或公證。在簽約時要注意法律規定，有的經濟合同還應獲得主管部門的批準或工商行政管理部門的簽證。