零售店的銷售人員依據商品的銷售情形、缺貨狀況，填寫添貨單，詳細填寫所需商品的品名、數量、規格，經呈報營業主管、經理審核後，由采購部門向供應商訂購商品。供應商在送貨時必須附上進貨單及統一發票，以便零售店工作人員驗收。如果店鋪對驗貨不關心那麼送貨數量不足，會使百貨零售店蒙受很大的損失；商品品質不符時，則會造成銷售機會喪失或退貨的情況；商品標示不符，則可能觸犯法律或有害人體健康；商品規格不符時，可能有價格損失的情況。由此可見店鋪驗貨時必須慎重，核對商品的數量、規格、品質、商品標示等認真驗收，才能為百貨零售店減少不必要和損失。
規模大的百貨零售店所售的商品多達萬種，而規模小的也將近幾千種，店鋪商品的驗貨工作量大，也很煩瑣，一般可按以下幾個步驟進行：
（1）核對進貨單與送貨的內容是否一致，其中包括以下幾點：
①關於商品數量的檢查事項；
②關於商品質量、規格的檢查事項；
③關於商品內容、成分的檢驗事項；
（2）依商品標示規定檢查商標。
①有容器或包裝的商品應以中文及通用符號顯著標示下列事項於容器或包裝上。例如品名、內容物名稱及重量、容量或數量、製造廠商名稱、地址、製造日期等等。
②對於商品的標示，不得虛偽、誇張或易使人誤認有醫藥的效能。
③關於商品製造商、進口商、地址及電話的檢查。
④國內製造的，其標示如兼用外文時，其字樣不得大於中文。
⑤由國外輸入的，由輸入者於銷售前，依相關法律規定加中文標示。
⑥凡經改裝分裝的，還應標示改裝的或分裝的名稱地址。
（3）檢查標示日期是否即將過期或已過期
（4）商品的外觀檢查。
（5）拒收仿冒商品、違禁品
（6）商品的品質檢查
驗收商品對百貨零售店經營的重要性是毋容置疑，因此怎樣來規劃它的權責以及選擇人員都是十分重要。由於驗收是百貨零售店經營的關鍵一環，其人員的選任適應特別留意，除有良好的忠誠度外，還須對商品的特性、品質及相關法規等有充分的認識才行。
認真的商品驗收可以防止店鋪財產損失，減少和消滅差錯事故的發生。進貨憑證齊全，數字無誤。