第二章 設定各部門人員的崗位職責
設定內部人員的崗位職責包括職務分析和職務設計兩方麵的內容。
職務分析即工作分析，是對組織中各項職務的工作內容、規範、任職資格、任務與目標進行描述和研究的一項管理活動，也是製定具體的職務說明（工作標準）的係統過程。
職務設計是店鋪根據組織和個人的需要進行綜合權衡，明確規定組織內各個職務的責任、權利、義務，以及各職務在組織運行過程中如何協調的過程。
一、職務分析
（一）職務分析的內容
職務分析是人力資源管理的基礎工作，它為人力資源管理的其他工作如規劃、招聘、績效考評、培訓、報酬等提供重要的依據。這些依據包括崗位與職務的內容、職責、工作特征、關鍵業績指標、勞動條件及任職所需的資質等信息。
通俗地講，職務分析就是通過一係列科學的方法，把職位的工作內容和職位對員工的素質要求弄明白。因此，職務分析的結果提供了與職務本身的要求有關的信息，職務分析的成果最終彙集為職務說明書和工作規範，又稱為職務描述和職務資格要求，它們也通常被合稱為《職務說明書》。
人力資源部門應通過職務描述和職務資格要求來指導人力資源管理工作。職務描述規定了對“事”的要求，如任務、責任、職責等；職務資格要求規定了對“人”的要求，如知識、技術、能力、職業素質等。
1職務描述的具體內容
基本信息：包括職務名稱、職務編號、所屬部門、職務等級、製定日期等。
工作活動和工作程序：即該職位員工的基本職責和行使職責所賦予的權力時所設定的活動範圍。包括工作摘要、工作範圍、職責範圍、工作設備及工具、工作流程、人際交往、管理狀態等。
工作環境：即該職位員工從事相應工作時對環境條件的明確規定。通常包括工作場所、工作環境的危險、職業病、工作時間、工作環境的舒適程度等。
任職資格：即從事該項職務工作的前提條件。包括年齡要求、學曆要求、工作經驗要求、性格要求等。
2職務資格要求的具體內容
基本素質：通常指從事某職務所必備的專業素質。如最低學曆、專長領域、工作經驗、接受的培訓教育、特殊才能等。
生理素質：即某職務對從事人員的基本生理要求。通常包括體能要求、健康狀況、感覺器官的靈敏性等。
綜合素質：多指從事某職務所需的社會經驗和處世能力。如語言表達能力、合作能力、進取心、職業道德素質、人際交往能力、團隊合作能力、性格、氣質、興趣等。
（二）職務分析的作用
具體來說，職務分析在店鋪員工崗位設計中的作用主要表現在：
1有利於合理安排員工
通過職務分析，可詳細了解履行某個職務的工作職責，員工所應具備的基本條件，在使用員工時就可以根據其能力的大小、個性特點做出合理安排。這樣可以避免用人的盲目性，做到合理使用人才，最大限度地發揮員工積極性。
2避免人才浪費，提高工作效率
提高工作效率的關鍵是簡化工作程序，明確工作標準與要求，讓每個員工從事他最適合的工作，以達到工作的最佳效果。同時，現代生產過程越來越複雜，分工越來越細，要科學地配置與協調不同勞動者的工作，就需要對生產過程中分解後的基本單位——工作崗位，進行科學的分析。通過職務分析，使內部的每位員工都了解自己的權限範圍，即應盡的義務和應承擔的責任。這對於提高組織的工作效率，增強內部凝聚力，避免工作重疊，職權不分等現象大有裨益。
3有利於員工培訓
職務分析可提供工作內容和任職人員條件等完備的信息資料，使組織可據此製定相應的培訓措施，通過有效的培訓方式提高員工素質。
4有利於員工實績評估
通過職務分析，每一個職位的內容都有明確界定。員工應該做什麼、不應該做什麼、應該達到什麼要求都十分清楚，為考評工作實績提供了客觀的標準。這些都為評估員工工作實績，合理公正地實施賞罰措施奠定了基礎。
5有利於設計合理的待遇
通過職務分析可以明確各個工作崗位在店鋪中所處的地位，該職務的員工所承擔的責任、工作數量和質量要求，任職者的能力和知識等，這樣有利於在設計薪酬製度時做到有的放矢。
6有利於製定科學的人力資源規劃
通過職務分析，使店鋪的各項工作和任務落實到最基層，避免出現工作交叉或空置的狀況，使每個員工所做的工作都落到實處。這是製定人力資源規劃時必須考慮的內容。
（三）職務分析的要點
職務分析是組織設計中最基礎的工作，也是人力資源規劃的根本依據。作為店鋪管理者來說，做好職務分析至關重要，特別是要把握以下5大要點：
1目標合理化
由於店鋪經營類型的差異而產生的組織不同，或者同一組織的不同階段，職務分析的目標都會存在差異。有的組織的職務分析是為了對現有的工作內容與要求更加明確或合理化，以便製定切合實際的獎勵製度，調動員工的積極性；而有的是對新工作的工作規範做出規定；還有的企業進行工作分析是因為遭遇了某種危機，而設法改善工作環境，提高組織的安全性和抗危機的能力。因此，在進行職務分析時，必須以合理化的目標為指導。
2明確重要性
當前的企業管理活動中，大都強調“以崗位為核心的人力資源管理整體解決方案”。實際上，就是指企業人力資源管理的一切職能，都要以職務分析為基礎。許多企業人力資源管理者忽視或低估職務分析的作用，導致在績效評估時無現成依據、確定報酬時有失公平、目標管理責任製沒有完全落實等，挫傷員工工作積極性和影響企業效益的現象時有發生，這都是因為不能明確職務分析的重要性造成的。可見，職務分析是現代人力資源所有職能，即人力資源獲取、整合、保持激勵、控製調整和開發等職能工作的基礎和前提，隻有做好了職務分析與職務設計，才能據此完成企業人力資源規劃、績效評估、職業生涯設計、薪酬設計管理、招聘、甄選、錄用工作人員等工作。
3把握內容
在進行職務分析時，必須全麵把握職務分析的內容。職務分析一般包括兩個方麵的內容：確定職務的具體特征；找出職務對任職人員的各種要求。在對職務分析的內容進行把握時要特別注意工作描述書（工作說明書）與職務說明書的區別與聯係，它是做好職務分析的關鍵。
4合理選擇方法
職務分析的方法多種多樣，主要有資料分析法、問卷調查法、麵談法、現場觀察法、關鍵事件法等。但在進行具體的職務分析時要根據職務分析的目的、不同職務分析方法的利弊，針對不同人員的職務分析選擇不同的方法。
5堅持創新原則
堅持創新原則是職務設計過程必須把握的要點之一，因為職務設計是一個動態的過程，必須隨著內外部環境的變化進行動態調整。職務分析離不開工作環境的分析，一旦工作的環境發生了變化，職務分析就必須進行相應的調整，但畢竟職務分析的結果（職務說明書）總是落後於環境變化的。因而，這就要求人力資源管理者在職務分析中要超前規劃，具有前瞻性，創造性地開展工作，把可預見的環境變化因素及早考慮到工作描述書中去。職務分析的創新性還表現在對職務分析的過程以及分析方法的創新，它是順應企業發展的需求的，應該時刻予以關注。工作分析的過程、方法並不是千篇一律和按部就班的，人力資源管理者可根據工作分析的對象、目的等進行相應的變革和創新，以提高企業的環境適應性和組織競爭力。
（四）職務分析的基本程序
在店鋪創建時期，進行組織設計時，職務分析是一個十分重要的環節。這一階段實際上是要解決好來自兩個方麵的問題：一是職務分析的操作程序；二是這些操作程序與組織人事管理活動的關係。它通過以下步驟來逐步實行：
1準備階段
在這一階段，主要解決以下幾個問題：
（1）確認職務分析的目的。確定所得的工作資料的根本用途，要解決什麼樣的管理問題，對於選擇分析方法、分析組織規模、明確信息收集的範圍究竟有何意義。
（2）限定所要收集的情報類別和收集方法，以節約時間、精力和費用。
（3）選擇被分析的職務。為了保證分析結果的質量，應選擇有代表性、典型性的職務。解決好這些職務的分析之後，對於組織設計的基本思路就會變得十分清晰。
（4）成立職務分析小組。要給小組成員分配從事此分析活動的責任和權限，以保證分析活動的協調。
（5）製定職務分析規範。規範包括的內容有：職務分析的規範用語、職務分析活動的進度、職務分析活動的層次、職務分析活動的經費。在具體安排時，必須根據店鋪組織的實際情形來進行。如果需要解決的事務過於繁雜，則可分期分批地逐步解決。
（6）做好必要的準備。這主要是要求職務分析小組成員通過宣講職務分析活動的目的，求得工作崗位信息提供者的合作，以獲得真實、可靠的信息。因為對現代組織職務分析，工作量是很大的，一般要提供有關職務的整體信息，因此，這一階段所進行的工作必須有效落實，這是確保職務分析質量的前提。
2設計階段
這一階段主要是考慮如何進行分析活動。通常包括以下幾項內容：
（1）選擇信息來源。信息來源主要有：工作執行者、管理監督者、顧客、職務分析人員，以及相關的權威性辭典和書籍等信息文件。值得注意的是，不同層次的信息提供者提供的信息存在不同程度的差別，職務分析人員應站在公正的角度聽取不同信息，不要事先存有偏見；還必須注意一點，在使用各種來源的相關資料時，必須根據店鋪的具體情況進行取舍，不可盲從。
（2）選擇職務分析人員。職務分析人員應具有一定的經驗和學曆，同時應保持職務分析人員工作的獨立性。
（3）選擇收集信息的方法和係統。信息收集的方法和分析信息適用的係統由職務分析的目的決定。