17.接打電話時保持音量適中
許多人忽略了聲音透過電話機後音調會稍微有所改變。現在即使最好的電話機也還不能夠把你的“原聲”傳遞給對方。因此，你在電話中談話，不能完全根據你平時說話的習慣。你要有一種特殊的適合打電話的節奏與速度。你的音量也要加以調整，太輕太重都會使對方聽起來不清晰。一般地說，你要正對著話筒，咬字要清楚，一個字一個字地說。數目、時間、日期、號碼和地點等，要特別注意，最好能重複一遍，並且確知對方已經完全聽清楚了為止。因此，我們在接聽電話時，千萬要把握好自己的聲音。音量要適中，音調要恰到好處。
如果你打電話時聲音變得愈來愈高，可以采用“鉛筆法”：手握一枝鉛筆，舉到距離你約25.4公分的地方，然後對著它說話。如果感到你的聲音在這個距離內顯得過高，就把鉛筆放在低於電話聽筒，或與茶幾同高的位置，並提醒自己降低音調。
18.不要勉為其難地應付電話
工作正忙碌時，卻接到客戶的電話，對方隻是閑話家常，而且越談越起勁。雖然你想馬上結束談話，但又擔心得罪人，隻好勉為其難地應付。隨著你的心情焦急，語氣從恭恭敬敬的“是”，改成“嗯”、“哦”。
漸漸地，對方會察覺你的態度不恭，而對你感到不滿，但其實，對方根本不了解實情。因此，碰到這種情形時，不妨主動說明事實，以委婉的語氣結束交談。
19.準備好與談話內容相關的資料
如果談話內容很重要，可以先將談話的內容資料給對方郵寄或電傳，讓對方詳盡考慮，以便在電話交談時簡明扼要，更有針對性，而不必再在電話裏向對方解釋每個細節，節省時間。
自己要準備充足的資料。若是談到一半，才想起需要談話的資料在某一個角落裏，需要對方等待一段時間才能將資料取出，這不僅浪費了對方的時間，也影響了談話的氣氛。打電話前沒有準備相關的資料，還常會出現所表達的內容要點不全麵，東一件事，西一件事，讓對方搞不明白究竟哪件事才是最重要的。如果提前做好準備，那麼一切都會是有條不紊，“我給你打電話，有三件事需要和您商量，首先是……其次是……最後是……我來總結一下，看我們是否達成共識，第一件事，我們認為……第二件事是……最後是……是這樣嗎？”
當準備好所有的資料後，還需列出發言的要點，將其邏輯聯係起來，不要太依賴臨時組織的談話要點。
20.適時結束通話
有的人隻顧自己的高興，不管對方是否願意繼續接聽此電話，殊不知對方已經不耐煩了，你還津津有味，其樂無窮。因此，應該培養一種習慣，在將所有的問題要點解釋及討論完畢後，應提醒自己適時結束電話。並且說幾句客氣話，“非常高興能和你交談”、“真的很高興你告訴了我這麼多的事情”等，以顯熱情。不可粗魯地掛上電話，以免對方誤認為你在摔電話，應以順其自然及友好的方式結束電話。
21.用心聆聽對方的電話
如果在電話接聽時不用心聆聽，就極容易造成信息傳遞偏差。有的人接聽電話時總是東張西望，或邊聽電話，邊玩弄著手裏的筆或其他物品，甚至在做其他事情，這樣精力就被分散，這不僅不禮貌，而且會出現對方講了很多事情，你隻聽懂了對方所說的一部分內容，電話打完後，對方問，是否都明白或同意了其說法，你可能會說“對，我完全明白你的意思，就這樣定了”，而日後雙方可能會發生糾紛，因為對方所定的內容或條款比你認為的要多，你不肯承認，認為對方欺騙，可對方又認為你不守信用。還會出現，你自己沒聽清楚，隻好說“對不起，你剛才說什麼？我聽不太清楚”，因此，對方浪費了時間，還易對你產生反感。
22.如何結束講得沒完沒了的電話
工作中，如果來了一個講得沒完沒了的長電話時，會叫人覺得非常著急。有時候，還會使工作沒辦法進行下去。
如何不影響到對方的情緒，又能趕快地掛掉電話，才是最重要的。
1.將對方的話做個小結，並確認其意圖
反問對方電話的要點，做個小結論，以縮短對方的談話。
“是不是要查詢××契約的事？”
“那麼，您指的是A、B、C那三個要點？”
趕快隨聲附和對方，這樣對方也會覺得意氣相投而大為欣慰。
2.假裝有急事而結束沒完沒發的電話
首先要利用電話談話時，對方看不見的優點。當對方的話告一段落時，故意稍微大聲地說：“啊，對不起！”
當對方說“喂！”“什麼事啊？”的時候，就說：“現在我必須到廠商那兒！”這時候，說說謊也能應急。
不過，這個方法經常有人使用，難免引起對方懷疑，所以，較好的托詞是：“現在，我有一個緊急電話進來，實在抱歉。”