你可以輕捶會議桌,可以揮動文件,可以在旁人都坐著時站起身來,可以將音階提高八度。不過,絕對不可以對別人作人身攻擊。你可以攻擊那項信息,卻不是去非難那位傳遞信息的人,然後由聽眾自己作結論。如果你自始至終都保持絕佳風度,不改“酷態”,旁觀者很可能會倒向你這一方。
如果你加入台上討論小組的目標是展示專業技能、宣導公司商品或服務或爭取對你論點的支持,要記住那句俗話:捉蒼蠅用醋不如用糖。
個人空間
會議的目的是吸引各方人士前來開會。你應該提醒自己:有些商業禮儀條規即使不適用於日常商業環境,卻可能適用於大型會議場合。
尊重一個人的個人空間。麻省一家人力資源顧問公司總經理葛蕾爾,在1995年8月號《業務與行銷管理》雜誌上發表了一篇名為(如何兼顧工作與娛樂)的文講。她在其中建議要和別人“保持一個胳肘彎的距離”,並認為這在美國是人與人之間可以接受的空間距離。
她的觀察恰好強調了本書的重點,也就是各地的禮儀規範畢竟有別,風俗人情究竟有異。如果有人緊挨著你身邊,或顯得十分疏遠,他們可能習慣於另一套個人空間原則。要考慮到這項因素,當你接近他人時,依禮給予他人比“一胳肘彎”多一點的個人空間。
有些人把說髒話視為家常便飯。他們在同事之間均是如此,習以為常,不以為異。但有些人就會覺得不像話,認為不僅有外人在場時嘴上應放幹淨點,事實上,在任何場合這些不幹淨的字眼都不應該出現。一切商業性談話都應嚴禁肮髒或猥褻字眼,它們是專業精神的阻礙。
大會會場絕非一個安靜的場所。鄰近的餐廳和酬賓廳活動頻繁,你也許會覺得它熱鬧得讓人吃不消。此時就該找個靜謐的角落歇口氣,或許你想定下心作番思考。有人聲稱這種策略能夠幫助他們重新定位,因為你如果能夠避免聲色喧囂影響內心的平靜,就更能充分享受這個會議經驗。當你再度加入人群之時,你會覺得耳目一新,精力充沛,更能夠以最佳姿態出現在眾人麵前。
記得將準備充分的名片攜至會場。如果郵遞區號有所變更,或你最近升任新職,名片內容也應該更新,而在名片上隨意用筆更改是不符合禮數的。如果你平日就對名片內容或外觀不甚滿意,大會在即,正好趁這機會印製美觀大方的新名片。
錦囊妙計
典型的會場常列示各色商品和服務,目的就是要協助與會者達成營運目標。
就好比赴會前,你給自己準備好兩頂帽子戴,一頂是你的專業技師的帽盔,另一頂是一般業務帽誌。你會自動去吸收一般性資訊,而不僅局限於你專業範疇的知識。盡量拓展領域,接近那些為你技術範疇提供各種貢獻的業者,準備從他們那裏也學習到知識技能。如果你對整個大會保持開放的心胸,你會發現它相對地也充實了你自己的人生體驗。
靈活運用《社交寶典》的策略和見解,你會縱橫於會眾之間,儀態從容優雅,在任何與你接觸的人心中,都留下最佳的印象。
整裝出席重要研討會
出席多數研討會,到場的第一件事就是接到一張名牌。配掛名牌之後,茫茫群眾之中你有了辨識身份,而別人也會注意到你的存在。如果研討會是在你自己的公司舉行,你可能會遇到其他部門平日少見或甚至素未謀麵的同事。如果研討會是在當地飯店或風景勝地舉行,你交際應酬的對象將會是客戶、顧客或你未來的雇主。請牢記一個重點:研討會絕非休息或鬆弛身心的場合。你完全浸身於一個企業氛圍之中,因此切記處身行事務必符合商業禮儀規範。
你到場的第一站就是去研討會登記處登記出席,取得名牌及特定資料。如果你的老板曾交給你一個確認號碼,或是你曾收到入場券,要事先就準備好,在登記入會時一並交給研討會行政人員。這時,如果你攤開公事包或皮包拚命搜尋入場券,就耽誤了排在你後頭會眾的時間,不但顯得自私,且會招致旁人的嫌惡。
同時,你也該計劃準時到場。姍姍來遲,也許意味著沒人排隊登記入會,可是這也表示你入場時大會議程已在進行當中。無論你如何躡手躡腳地盡快給自己找空位入座,幹擾程序乃在所難免。
如果你到得早,而且知道自己必須不時離場與公司聯係,或必須離席早退,你應該找個距出口近的座位。假使研討會中熟人多,你或許可以建議大夥座位別一個緊挨另一個,如此方才有機會去結識陌生人,並且也避免台上演講時你們在底下說悄悄話。講者和聽眾都不喜歡台下有人嗡嗡私語,你自然也不想讓別人覺得你粗魯無禮。研討會講師往往會要求與會者就近組成小組演練某項學習課程,此時你和陌生人坐在一起,就能獲益良多,領教到各種不同的新觀點。這也是另一個好誘因,別老和同事或熟人膩在一塊兒。你要知道,研討會議程告一段落時,常會有中場休息時間,讓大家有機會從事電話聯係。此時,如果台上有人話還沒說完,你就迫不及待地起身離場,自然又對會程造成幹擾。人若知禮,不會在會程進行中進進出出,擾亂他人。此外,你也不願漏聽了重要的資訊。