當你負責安排講壇，必須排列眾多高官顯要的座位時，在那重大的一天來臨之前，你可能必須先和他們的幕僚參酌協調。市政府和會議中心的禮賓專家說，應付這種場麵總有一套成規，你照本宣科就不會出錯。幕僚之間常相互磋商，做出許多決定，達成最合理的安排。他們所考慮的是這些因素：
主辦人的身分是什麼？
集會的目的是什麼？
比方說，一位市長舉辦了一場盛會歡迎一家大公司。這家公司將在當地設廠，提供該市市民800個新工作機會。
如果這家公司製造軍事用品，軍方一定會派員出席，還加上市長本人、州長、國會議員及該公司的高階主管。雖然市長的職階並不比其他官員高，但是他畢竟是主辦人，借此盛會提高形象的想法是免不了的。談到這場歡迎會的目的，公司的總裁應是主賓，座位理當排在市長之次。如果其他職階的屬類條理分明，其他與會來賓則可完全按階銜來安排座位席次。
和與會來賓的親信僚屬商量過後，你通常可以整理出滿意的席次安排和演講順序。當一名官員聞悉你刻意安排座位，並且還請教過他的助理之後，應該會對自己台上的座位表示滿意，而不致吹毛求疵了。
你能力範圍內最體貼的事，就是排除任何驚奇的可能性，讓所有來賓都理所當然地赴會入座，即使並非每一個人都能得到上首位，但全都感覺受到歡迎和重視。
你也許此刻會問：上首位是什麼？
根據禮賓專家鮑崔姬女士的說法，在上述例子中，上首位就是主人右邊的座位，再居次的，就是這位公司總裁右手邊的座位。
此外，能坐在講壇之上本身就是一種榮耀，這一點是任何應邀坐在台上麵對全場觀眾的貴賓所不應忘懷的。
會議前後為特別來賓安排行程
邀請一名特別來賓參加公司集會，你會希望像對待自家客人一般禮遇這位貴賓。如果時間許可，你可以在會前或會後邀請他來你家坐坐，或請他去餐廳或俱樂部吃頓飯。或許你公司的總裁有意作東，你可居間協調，讓總裁了解這位貴賓的行程和時間的空檔。
下列清單可供你參考：
1．在貴賓即將抵達前，再和他聯係一次，確認擬妥的計劃，其中若有變更，要及早通知他。舉例來說，倘若預訂旅館有所變動，客人當然應該及早知道。即使你會去接機，開車送他到旅館，但是他及時得知，可以轉告配偶、助理、同事或相關人員，不致有急事一時找不到他。
你如果認為這麼做過分嘮叨，請別忘了那個國際知名勵誌演說家的故事。這位演說家身材高於常人，特地為出場預訂一套嶄新的晚禮服，要他的巴黎裁縫寄到廣場大飯店去，但臨時生變，實際上下榻的卻是裏茲大飯店。
屆時，晚禮服杳無蹤影，演說家又找不到合身的禮服替代，隻得硬著頭皮上場，晚宴莊嚴肅穆，全場隻有他一人還穿著白天的西服，弄得他整晚不知如何自處。
對於特別來賓，你不但要投其所好，甚至要盡量縱容他，此乃理所當然也！
2．如果有人經過長途旅行後才抵達你們這個地點，將心比心，想想換了你，會有什麼需求。先找個安靜場所好好休息？找個地方伸伸腿？用些點心？喝點飲料？或有機會洗把臉？
可能的話，將這些選擇一提供給你的來賓。
3．有些達官貴人旅行必帶秘書或隨從。先問清楚；如果他並非獨自前來，你當然也必須為隨同人員作妥善安排。事到臨頭應付突來變故，弄得你慌張狼狽，不但會顯得你小家子氣，而且還讓你無法全力應付會前其他的重要工作。
4．如果貴賓將接受獻花。你不妨先悄悄和她的秘書打個電話，問問她有什麼喜好。假如有人連聽到玫瑰這兩個字都會猛打噴嚏，那麼你就會決定改訂梔子花。如果所獻的是胸前花飾，什麼顏色的花朵配她那天要穿的衣裳最好看？女士最重視這些細節，她的助理會告訴你她這些個人好惡。你在細處特別費心，對於整個會程而言，絕對會錦上添花！
5．如果客人有特殊飲食需要，悄悄為他安排妥當。舉個例子來說，在晚宴餐敘上招待烤牛肉，純素食者就無法填飽肚子。你如果要求餐飲業者為客人額外準備一份特餐，上菜之際要做得輕鬆自然，不必弄得大張旗鼓。如果客人的飲食習慣是基於宗教信仰或健康要求，你可以在他餐碟旁擱著一份手寫的食譜注解，說明整道菜沒用動物脂肪，或蔬菜是清蒸的，裏麵役用牛油或其他油質調味料。
特地為貴賓花一點小心思，在你並不費多少時間，可是看在客人眼裏，卻有天壤之別，對你的款待印象必定極為深刻，久久不忘你們公司竟然雇用了如此體貼和能幹的人員。
6．若客人下榻的飯店並非會場，應替他考慮如何從飯店到會議中心或相關地點。
是不是你自己或另一名公司主管應該開車到飯店接他去會場？如此才叫做貴賓式禮遇，並向貴賓證明他是與一群知書達禮的人士為伍！
7．會議到了終場，你這位灰姑娘並不會馬上變成一個南瓜。你還是必須留意他的交通需要或其他收尾的活動。比方說，如果客人在次日下午搭機離境之前無所事事，是不是該邀他共進早餐，或逛逛本城名勝？如果到目前為止，你所展現的禮儀和體貼都無可疵議，別在最後卻虎頭蛇尾，草草收場。當然，客人也許寧可獨處，或因為趕工作而沒有時間。但是至少你的心意是傳達到了！