文字能力並不容易應付，但是如果你努力改進，就能將溝通技巧帶引到一個新的境地。
以下是幾句容易引誘讀者“上鉤”的開場白。你能揣摩到個中訣竅嗎？
“像你和莎莉這樣的大忙人，又如何找到時間在你們的度假別墅招待嘉賓的？我不敢期待你們會透露給我其中的奧妙！容我欣然接受你們的盛邀，忝為七月十日周末你們座上客的一員。”
信的焦點是放在閱信人身上，在接受邀約的同時，你也恭維到主人。當然，他絕對“上鉤”了！
“你識拔人才的能力和你饗客以佳釀的功夫不相上下。周五，與賢契馬克·威爾斯頓在貴俱樂部相見，實乃一樂事。今再度將一片謝忱付諸文字，感謝你的東道之誼，並借機報知馬克將於下周一與敞公司人事主任會晤。”
閱信人的判斷力獲得肯定，並且還能獲悉事況發展的資訊。當然，他定會一直讀下去！
“上月亞特蘭大業界商展，你未出席參展，大夥都感到十分遺憾。我有幾名顧客均對你提供的服務表示興趣，我因此將其姓名及電話號碼為君詳列於後。”
閱信人讀到別人遺憾他未能參展，心中必然大悅，更高興獲悉自己得到拓展業務的契機。他不但會讀下去，可能還會毫不遲疑地拿起電話和信上所列的顧客聯係。
縮寫要正確
把信送到AZ，但實際上你想寄去的是阿肯色州（Arkan—sas），那問題可就大了。AZ是亞曆桑那州（Arizona）的縮寫，就算收信人在美國郵局當差，這封信還是會寄到亞曆桑那州去。
這個例子證明誤用縮寫會導致天大的錯誤，但是還有其他類型的錯誤，也都會使你的信函黯然失色。
學位經常以縮寫形式出現，置於某人姓名之後，如Ph．D．（博士），M．D．（醫學博士），M．A．（文科碩士）。假如某人擁有多重學位，仔細按其重要性排列，將最重要的學位置於最後。
對任神職的神父或牧師的敬稱是Reverend，縮寫是Rev．，男女通用，但是其後必須接續其全名。因此，Rev．JamesT．Paulson是正確的，但Rev．Paulson就失禮了。Rev．J．T．Paulson還勉強可以接受。
我們如何力求正確無誤？
1．去請教專家的意見。
2．去找幾本工具書，把它們擺在手邊，以便隨時查閱。務求縮寫、標點符號和格式正確無誤，使信讀起來如行雲流水，明暢易懂。如此，你才能達成確定無誤的通信目的。
通信的十點過濾原則
1．這封信是不是有必要寫？除非它是達成目標的最佳方式，否則不要輕易送出一封信。信函的第一段應該“勾起”閱信人的注意力。你做到了沒有？
2．你的信息是否力求清晰易懂，簡短扼要？許多職業作家都愛將“話多不甜”掛在口上。如果你的信超過一頁篇幅，可能就太長了。
3．確定你沒有拚錯或叫錯收信人的姓名和職銜。當你應該提到某人的業務頭銜或特殊職稱（例如對律師的稱謂Esq．〔士紳〕和對會計師的稱謂C．P．A．〔執業會計師〕）時，要使用正確的格式。你這封信是要寄給一位律師，信封上的名銜就要寫成StevenH．Shenando，Esq．而不是Mr．StevenH．Shenando，Esq．如果你搞不清楚正確的格式，不妨打電話到這位律師的事務所，請他的秘書為你解惑。如果你已有許久未與某人聯係，他的頭銜可能有所變更，就更要問清楚。
4．信中“空白”留得夠不夠？當一封信寫得密密麻麻，顯得十分擁擠，缺乏空隙，閱信人或許會懶得去讀，或讀得不夠用心。
5．信箋的選擇應該與信息相輔相成。如果你想傳達的是一則嚴肅的信息，信箋和信封就不該投射出嘻笑玩鬧的形象。請千萬別選用花紋、圓點或狂野奔放的色彩，不尋常的圖形或印製的花樣必須與書信意旨相關。
6．書信經過真人親筆簽名嗎？一封信若署名為“文學委員會”或“顧問委員會”，則絲毫不具分量。署名的意義就是發信人表示對信件內容負責，不但要簽上本名，姓氏也不該忽略，讓收信人一目了然，在回信時確知應與何人聯係。
7．如果你的信必須用上第二張信紙，而第二張內容隻有信函的署名，請務必將第二頁棄置不用，重新編輯原文，讓第一頁能夠納入署名，或者將原文內容延長增添，令最後一頁的內容充實飽滿，別隻包含了“祝好”或“某某人敬上”。
8．檢查句法和標點。逗點是否適當？如果你問了一個問題，有沒有忘了使用問號？思路是否清晰，段落是否分明？案牘手冊須具現代風格，並應勤加查閱。
9．再度檢核事實和數據，確保真實無誤。
10．如果信中提及附加其他資料或檔案，附件應齊備。
第十二講電話溝通
無論是真人或錄音，聽到有人在電話中傲慢無禮，會令人反感；相反的，聽到彬彬有禮、委婉和善的表達方式，會讓你樂於結識其人。
即使你自孩提時代即視打電話為家常便飯，仍須仔細檢討自己的風格，修正經年累月養成的陋習。電話溝通技巧欠佳，是現代人常見的通病！