了解對手。對洽談對手的了解，應集中以下方麵：對方真正的決策人是誰；洽談對手的個人資料；談判風格和談判經曆；洽談對手在商務活動、人際關係、政治等方麵的背景資料；洽談對手以往談判成功案例及失敗案例等。
挑選成員。洽談的成功固然與議題有關，但另一方麵與洽談人員的素質和修養也密切相關。為使洽談能圓滿成功，參與人員應深諳專業、知識淵博、能言善辯、熟知洽談策略、反應機敏、充滿自信、剛毅果斷、有理有節，同時，在洽談前要多做案頭準備工作，精心細致地研究各種資料及應變對策，以便做到胸有成竹、處變不驚。
（二）禮儀準備。洽談的禮儀準備，是指洽談者要注重自己的儀表，合理的安排好洽談的時間地點，洽談座次。表現出己方的誠意和重視，以及對洽談對方的尊重。主要考慮的內容有：
時間、地點的安排。洽談的時間地點安排，應通過雙方協商而定，一般情況下，主方應尊重客方的意願，時間安排上除征求對方意見外，應盡量避開公眾假期，尤其當對方是外企時，過多占用私人時間會引起他人不快。洽談的地點應選擇高雅、安靜、寬敞、明亮的地方，舒適的環境可以放鬆人的情緒，有利於融洽地進行洽談。
座次的安排。洽談時，一般使用長方形桌或橢圓形桌。長方形桌在擺放時，若是橫向，以門為準，正對門的一方為上，屬客方；背對門一方為次，屬主方。若是縱向，以右為尊，即以進門方向為準，右側為上，屬客方；左側為次，屬主方。橢圓形桌因無界限之分，被大多數洽談所采納。尤其在多邊洽談時，幾乎均是“圓桌會議”。既淡化了“主次”的界限，又可避免失禮於人。
個人儀表的準備。儀表方麵，出席洽談會的商界人士最重視的是服裝，正式場合參加人員衣著是否得體，不僅是體現了個人及所代表的企業形象。同時也從側麵反映出對會晤的重視程度及對對方的尊重。男士應穿深色西裝配白襯衫，打素色條紋或圓點式領帶，黑色係列皮鞋配深色襪子。女士則可選擇單一色彩的西裝套裙，內襯白襯衫，膚色長筒絲襪。黑色中、低跟淺口皮鞋。發式方麵：男士應以整潔傳統的短發為主；女士則要以體現職業女性幹練的、簡潔大方端莊的發型為首選。同時，女士麵部應配以清新淡雅的化妝。
三、洽談過程中的禮儀
洽談是一項雙方合作的事項，是雙方派出己方代表，在特約的時間、地點進行的一場正規的洽談，具有特定的規則程序。一般來說，從開始到結束劃分六個階段。
（一）導入階段：在洽談剛開始的導入階段，一般不會費時較多。主要是讓洽談者通過介紹或自我介紹彼此熟悉。在雙方入座後，由各自的主要談判代表分別向對方介紹己方談判人員。如果是一方代表同時介紹雙方的談判人員，應先介紹己方人員，然後再介紹他方人員，以示對他方人員的尊重。
介紹與被介紹時應遵循介紹的基本禮儀：雙方均要以和善友好的態度出現，行握手禮，麵露微笑並說一聲“您好”，在需要表示莊重或特別客氣時，還可略施一躬。
接下來雙方稍作寒暄。為了營造一個輕鬆愉快的洽談氣氛，話題應是鬆弛的、非業務性的，比如社會新聞、生活趣事等，要避免帶有攻擊性或脅迫的話題。如“聽說企業發行的股票又大了？”“以你們目前的狀況，如果洽談不能成功，是否會造成很大損失？”
（二）概說階段：概說階段的目的，是想讓對方了解自己的目標和想法，雙方做一些雙向溝通。談判代表發言時應當盡可能簡短、清晰、準確，避免含混不清和轉彎抹角，並且要善於向對方表示友善的情感，言辭和態度盡量不要引起對方的焦慮和憤怒。一方發言時，另一方應認真傾聽，盡量不要中間插話打斷別人的發言。這個階段的主要工作是陳述己方立場，提出己方條件，在這個問題上，雙方都應采用審慎的、實事求是的態度，講究信譽，注重自己的談判形象。大量實例表明，在互相比較信賴的雙方，如果有一方總是違反平等互利的原則，耍弄手段，利用他人對自己的信賴以謀求談判桌上的優勢，最終必然會導致合作失敗。
（三）明示階段：洽談中雙方代表必定會有一些意見爭議。明示階段的任務就是把這些問題及早提出，並加以解決。而對這些必須解決的問題，雙方都應遵循平等互利的原則。相互尊重，以平等協商的態度達成諒解，不允許采用強製、欺騙的手段仗勢壓人，要時刻注意維護自身與企業的信譽和形象。
（四）交鋒階段：對立，可以說是洽談的命脈。在交鋒階段，為了達到己方的利益，應該表現出勇氣、自信與毅力，朝著己方的追求目標勇往直前，同時也要牢記堅持禮敬對手，以誠待人的原則與立場。在交鋒階段，雙方都會列舉大量事實反駁、說服對手，在反駁對方意見時，要避免使用對抗性的絕對性的語言，如“你們要麼接受，要麼放棄沒有協商的餘地”等，如果對手說了過火的語言或提出不合理要求，也應保持沉著冷靜的態度，以理服人，對“事”不可不爭，對“人”不可不敬，要避免在暴躁的狀態下進行人身攻擊。