每天早晨的上班途中，我會先將今天的工作安排，在腦海中大致過一下：到了公司，首先是部門會議，接下來與其他同事、部門之間的交流溝通，與客戶見麵，起草報告等等，然後按照優先級記到隨身的筆記本上。
通常，我會把緊急的事情排到第一類，第一時間優先解決掉，大概是在截止日前需完成的工作；其次是重要但不緊急的事情，通常都是有助於發掘新機會、建立新的客戶關係、近期內規劃和防禦性的工作。對於不緊急也不重要的工作，則放到最後。
但很快我發現，我一整天都忙忙碌碌。一到公司，先著手解決掉急需做完的工作。然後當我坐在辦公桌前，按照工作進度，想好好思考一下那些重要的、含金量極高的工作的時候，隨時有部門和同事的交談插進來，而且還是非常必要立即召開的會議。有時候我懷疑，我們是不是耗費了大量的精力在內部溝通上，以致大大小小的會議後，每個人都麵色疲憊。預想中的整塊時間，就被不斷地打斷，敲碎成碎塊。更別提那些隨時插進來的來訪和電話，讓我一次次被迫放下手中的工作。整個上午的進度，慢得令人發急。
看過一個關於石塊和碎塊的故事，用一個鐵桶的容量來比喻人的工作量，碎石象征著既重要又緊急的事務，石塊象征著重要但不緊急的事務，細沙象征著緊急但不重要的事務，水象征著既不重要也不緊急的事務。如果鐵桶裏早已裝滿了碎石、沙子和水，那麼你就再也沒有機會把石塊裝進鐵桶裏了。可是，如果你首先把石塊裝進去，鐵桶裏還會有很多你意想不到的空間來裝剩下的東西。因此，有效率的時間管理需要你總是把石塊放在第一位。
有趣的是，碎石又是石塊破碎而成的。也就是說，一個人越把時間花費在處理碎石上，他的碎石就會越多。因為他無法再抽出時間來處理石塊了。
根據碎石理論，再次調整我的工作日程表，依照石塊、碎石、沙和水來分類排列。一段時間裏，從表麵上看，花費的時間延長了，工作效率好像降低了，例如從前可以上午10：00交出的報告，現在要延遲到下午才完成。但其實我的工作效能大大提高了。因為在這些事情當中，隻有不到20%的事情，值得付出同等的精力和注意力去全力以赴，它們將決定80%甚至更多的成果。