同時,企業若想建立一個良好的控製係統,通暢的信息反饋體係也是很重要的。如建立監察通報製度,對於監察總部查處的普遍性問題及處罰均通過集團信息網絡向所有部門及單位通報,從而起到很好的警示作用,同時對監察和責任追究工作也是一種監督。
企業製定的任何製度都不能超越設立這些製度的人,企業內部控製的有效性同樣也不能超越那些創造、管理與監督製度的人的素質和價值觀。企業管理階層的管理哲學及管理風格包括企業承受風險的種類、整個企業的管理方式、企業管理層對法規製度的反映、對企業內部控製的重視程度以及對人力資源的政策及看法等,都影響著內部控製的成效。為了保障監察總部的工作質量,監督和考核監控工作的績效,人力資源部應當建立配套的考核及獎懲製度。監察總部的薪酬與其監控績效掛鉤,如:年度完成的專項項目、查處的違規資金金額、責任追究的落實及反饋情況、對內部控製製度提出的管理建議的采納情況等。對於監察崗位的工作人員實行責任永久追溯製度,個人品德或職業操守存在問題的監察人員永遠不再有機會重返監察崗位。
2.相關配套製度。
(1)授權批準製度。製度應當明確:授權批準的範圍,應該包括企業通常的所有經營活動;授權批準的層次,根據經濟活動的重要性和金額大小確定不同的授權批準層次,從而保證各管理層有權亦有責;授權批準的責任,應當明確被授權者在履行權力時應當對哪些方麵負責,以避免授權責任不清,一旦出現問題又難咎其責的情況發生;授權批準的程序,應當規定每一類經濟業務的審批程序,以便按程序辦理審批,以避免越級審批、違規審批的情況發生。
(2)文檔記錄製度。建立企業組織結構職能圖和授權審批權限一覽表;建立員工崗位說明書,包括崗位職責、目標、主要工作內容、上下級關係、任職條件;建立業務程序手冊,企業的業務流程應當讓相關人員知曉,使每個員工都知道自己在處理業務時所處的地位、前後作業環節,業務程序手冊的編製可采用流程圖的方式;要求科研、投資、營銷等重要部門的日常工作中的信息資源必須文檔化,以便於檢查、彙總,同時,由於工作的連續文檔保存,使得這些部門的人員離職不會給各方麵工作的正常開展帶來很大影響,便於後任接手工作。
(3)風險防範製度。風險防範製度應當包括企業經營過程中遇到的各類風險的防範措施和辦法。其中,為防範籌資風險,要求對籌資結構、幣種、金額、期限、籌資成本估算、償還計劃等都要做到事先評估、事中監督、事後考核。為防範投資風險,要求對各種債權投資和股權投資都要做可行性研究,並根據項目和金額大小確定審批權限,對投資過程中可能出現的負麵因素製定應對的預案,並對投資狀況跟蹤評價。為防範信用風險(如應收賬款回收過程中遭受損失的可能性),要求做好信用評估、信用等級授予標準、審批程序等工作,並實時跟蹤,管理信用活動,控製信用風險。為防範合同風險(在合同簽訂和履行過程中,發生法律糾紛導致企業被訴、敗訴的可能性),企業應當建立合同起草、審批、簽訂、履行監督和違約時采用應對措施的控製程序,並請專業人士(律師)參加,以做好風險的識別、規避和控製工作。
(4)內部報告製度。首先應當明確內部報告的目的是為了滿足內部管理的時效性和針對性。內部報告製度要根據集團組織架構設計報告體係、報告對象,根據管理層次明確報告頻率和內容詳簡。通常對於高層管理者的日常報告,報告時間間隔應當較長,內容從重、從簡;對於直接主管的日常報告,報告時間間隔應當較短,內容從全、從詳;對於例外事項(如危機事務處理)的報告,不受正常報告體係的限製,按照集團相關規定緊急應對。此外,要求報告應盡量采用書麵形式,以便於考核和備查。日常報告內容包括投資分析報告、經營分析報告、財務分析報告(包括費用分析報告、資產分析報告、資金分析報告等)、科研分析報告、生產質量分析報告等。