訓練提高。調解人和主持人都應該秉持中立和客觀的要求。但二者有著本質的區別,主持人作為正式的會議官員做著自己的工作,如果不能很好的主持會議,將會受到處罰。調解人則作為非正式的民間中立者對雙方進行調解,獲得雙方的妥協來達成最佳的解決方案。調解失敗對於他來說不會受到處罰,但會有能力問題受到質疑的危險。
調解人可以是最高領導者,在這種情況下他就是仲裁者,調解失敗後將對雙方的意見進行仲裁。調解人可以是領導成員之一或者是某種意見領袖,在這種情況下,他應該充當爭論雙方的傳信人,爭論雙方通過他來進行私下的妥協與商談,調解人也會根據雙方的要求底線來提出自己的建議。
主持人則應該不偏不倚,他不應該在私下走訪雙方,更不應該介入到雙方的爭論中。
第六(節)工作說明谘詢會
關鍵詞原則方法態度真誠
學習作用企業運行當中往往會出現我們不能理解的問題,因此向員工或專家說明情況並進行谘詢將是一條更好的辦法。
工作說明谘詢會是我們最常見的一種會議形式之一,但有些工作說明谘詢會開得淡而無味,其實這些問題都是因為沒有更好的遵循工作說明谘詢會的一些原則和方法而產生的問題。
深入理解
審議性會議繁瑣而又嚴格,除非是一些非常重大的問題需要召開外,一般情況下,我們都不需要進行審議性會議。工作說明谘詢會就是這樣一種情況,遇到不能解決的問題,如果總是召開審議性會議不是一件更好的辦法,審議性會議研究出來的方法並不是最好的方法,而往往是最合適的方法。而工作說明谘詢會的成果一般來說就應該是最好的方法。
1.工作谘詢說明會的召集和主持
工作說明谘詢會的召集人往往是行政機關和大會的常設委員會,兩者相比較在企業運作中以行政機關召開這樣的會議最多。因為行政機關處理日常生活的管理以及企業的運營與發展和產品的生產與銷售,再加上客戶的服務以及資金的運轉等等細致而繁瑣的工作,召集人往往是行政機關的管理者,主持者也自然是相關負責人。
首先是工作說明會參會人員的選擇。工作說明谘詢會往往有兩種形式。
其一、純粹的工作說明會,其後有可能是工作分配或進度了解。這種會議的目的就是為了企業的領導人員了解工作的進展速度,為自己製訂下一步工作而作參考。參會人員往往是某個部門的全體職員,會議的召集人也就是部門領導人,因此,不必特別進行選擇,按照職位發通知就可以了。
其二、工作說明和激情促進會。在這種情況下的參會人員往往是部門領導者和部分職員,其主持人必然是企業經理層級人物。這種情況下,部門領導不必進行專門選擇,應該注意的是非管理者型的參會人員如何選擇,他們或者是企業的骨幹人員,或是企業工會人員,或是企業內比較有威望的人員。特別是企業內比較有威望的人員應該一定被選入。此處的有威望人員,他們常常是自立比較老的職工。另外那些人緣較好、業務能力中等偏上、有競爭性意識的工作人員也應該加入到其中,在人員的配置上,如果可以最好讓非管理人員占到管理人員的三分之一以上。
其次是工作說明谘詢會人員的選擇。工作說明谘詢會召開的情況往往是:當企業遇到,領導者一時無法確定解決方法的時候;或者遇到雖有解決辦法但執行阻力較大的時候,才召開的一種會議。
這時的參會人員選擇需要注意以下問題。會上管理者與骨幹人員和員工意見領袖的比例應該恰當,管理者應該略少於後二者;年紀大的員工和年紀輕的員工應該有一定的比例,年紀大的員工工作經驗豐富,但有可能因為社會因素變得油滑,善於順著領導思想去考慮。年紀輕特別是剛加入公司的員工,往往活力足但經驗不夠,容易情緒化和理想化。隻有二者配合得體才能互相彌補不足。本書建議年輕人應該略多於年紀大的人;男女比例要合適,如果會上全是男與會人員會出現火爆場麵,這就不適合於非審議性會議這種平和的會議形式了。
2.非本企業專家的選擇
如果本企業的職工並不能解決問題,或者我們要解決的問題正是關於本企業員工總體出現的問題。我們就需要尋找外部專家來進行幫助解決。外部專家因為不在“本山”中,往往更容易看到事情的本質。但非本企業專家需要涉及一些比較棘手的問題。
專家谘詢費用的給與。目前各類谘詢行業比較火爆,有單兵作戰者、有集團作戰者、有默默無聞者、有聲名高入雲端者。目前國家沒有谘詢費用這方麵的法律法規,谘詢企業也往往把它當作一種企業機密並不容易得到。但是綜合來說,確定專家的谘詢費用比較高的情況,往往是這樣一些情況。