大部分的學術性會議。學術性會議主要包括研討會和谘詢會。
所有的彰顯性會議。彰顯性會議包括工作表揚會和慶祝會以及紀念會等等。
所有的信息通報會議。例如工作說明會和新聞招待會和信息通報會等等。
3.網絡會議應該注意的問題
明確了什麼情況下的會議適合於召開網絡會議或不適合召開網絡會議,剩下的問題就是該明確如何召開了。
大部分議事規則都應該被應用於網絡會議。網絡會議畢竟不同於現實狀態下的會議,例如現實下的會議要求每位參會人員,對於自己的重要發言要簽名、參加會議時需要到會者簽到等等,網絡會議就沒有辦法實現這些。如果發生疑問,未簽名或未到會的人可以以技術原因質疑保存的記錄。
即使如此,現實生活中的大部分議事規則仍然要應用於網絡會議中。諸如發言應該遵守秩序、不允許攻擊他人等等。再如動議如何提出、如何辯論等等規則也同樣適合。
網絡技術人員應該隨時在場。因為網絡會議的不可確定性,網絡技術人員應該時刻做好處理準備,各類工具和軟件都應該齊備。對於各項硬件和軟件以及網線等要事前進行檢查。
網絡會議應該避免單調。網絡會議是未來會議管理中的重要環節,隨著科技的發展它將越來越人性化,但是目前召開網絡會議的人,往往麵對的不是人而是麵對電腦。因此會議的組織者更有必要在會議進行中,利用上文提到的“調節氣氛”的手段來為會議增添人性化氣氛,避免注意力的分散。
【實戰練習】
1.想一想
本節雖然沒有對電話會議進行介紹,但結合本書的知識請問電話會議屬於什麼性質的會議,在召開電話會議時應該注意什麼情況?
2.選一選
下麵是關於電視會議的一些言論,請問哪些是正確的言論,為什麼?
(1)電視會議因為根據科學計算與現場會議的效果相仿,因此,它可以進行審議性質的會議。
(2)電視會議的技術有紕漏,因此對於一些重要機密議題的討論,不能采用電話會議這種形式。
(3)電話會議可以節省差旅費等大量成本,因此應該大力推廣。
3.訓練提升
電視電話會議一般是大型公司才會應用,本節主要介紹的網絡視頻會議則比較適用於中小型企業。在網絡會議中還有一種會議形式:聊天室會議。請問這種會議由什麼需要注意的事項。
參考答案
想一想。電話會議應該屬於非審議性會議,在召開電話會議時應該注意以下問題。其一、電話會議需要郵電部門利用特製的設備支持才能實施,所以應該首先與郵電部門進行合作。其二、電話會議的保密性要嚴格注意,公司機密事務絕不能采用這種形式。其三、電話會議的時間要堅決控製在一個半小時以內。其四、講話人應該控製在三名以內,議題不能複雜,一般是工作說明或工作分配。其五、參會人員不能臨時提議題,也不能進行辯論。
選一選。三種言論都不正確,第一種言論顯然過分誇大了電視會議的作用,電視會議可以作為非審議性會議的開會方式。但非審議性會議和審議性會議最關鍵的區別:問題的提出以及辯論,電視會議卻無法完美的再現。第二種言論前半部分是正確的,但後半部分則不正確。電視會議和電話會議的保密性都不完善。某些人可以利用線路進行竊聽,還可以截獲衛星傳輸的信號把電視會議內容傳播出去。但是利用適當的技術手段,這一點還是可以解決的。第三種言論和第一種言論的共同錯誤是沒有區分審議性會議和非審議性會議。