連鎖企業的行政管理體係，可以說是企業的中樞神經係統。它是以總經理為最高領導、由行政副總分工負責、由專門行政部門組織實施、操作，其觸角深入到企業的各個部門和分支機構的方方麵麵的一個完整的係統、網絡。因此行政管理必須建立健全和認真執行行政部門的各項管理製度、崗位責任製度、工作程序以及一係列規範化表格、圖表等，從而建立起行政部門的“法治”秩序。
為使連鎖總部總務行政管理邁入正軌、提升工作效率，行政管理製度的製訂就是為使員工有所遵行，並由總務人員負責執行，並推行到全體員工。隻有這樣，才能夠充分挖掘和最大限度地利用公司的各種資源，提高員工工作積極性，開源節流，提高企業經濟效益，加快企業發展。
一、總經理工作崗位職責
總經理受董事長委托主持公司日常工作，並協助董事長行使下列職權：
（1）主持公司的經營管理工作，組織實施董事會決議；
（2）擬定公司的經營計劃和投資方案；
（3）擬定公司的年度財務預算、決算方案；
（4）擬定公司的利潤分配方案和彌補虧損方案；
（5）擬定公司增加或減少注冊資本、增資擴股方案以及發行公司債券的方案；
（6）提出聘任或解聘公司財務部門負責人，全資公司經理、財務負責人，公司職能部門負責人建議；
（7）擬定公司基本管理製度；
（8）擬定公司內部管理機構設置；
（9）擬定公司員工工資方案和獎懲方案，年度調幹和用工計劃；
（10）依法決定公司員工的聘用、升級、加薪、獎懲與辭退；
（11）審批公司日常經營活動中的各項費用支出；
（12）董事長授予的其他職權；
（13）遵守公司章程，忠實履行職務，維護公司利益。
二、總經理秘書工作崗位職責
（1）為總經理提供秘書服務。
（2）負責公司各類文件的呈報及批複後的傳送。
（3）負責檢查信函的處理、登記和回複。
（4）負責總經理室的檔案整理和裝訂工作。
（5）傳送總經理室的文件和報紙。
（6）負責總經理室日常電話的接轉。
（7）承擔總經理的日常來訪接待工作。
（8）每日與值班經理交接班。
（9）負責總經理交辦的其他工作（如開具介紹信、生活安排、接送安排及車旅費報銷等）。
三、辦公室主任管理製度
第一章 職務規定
第一條 負責督促、檢查行政部門對上級的指示、總經理辦公室決議及總經理決定的貫徹執行。
第二條 定期組織收集、分析、綜合公司有關生產、行政等方麵的情況，主動做好典型經驗的調查總結，及時向總經理彙報、請示工作，並定期向上級書麵彙報。
第三條 根據總經理指示，負責組織由總經理主持的工作會議，安排並做好會務工作。
第四條 負責起草總經理授意的綜合性工作計劃、總結和工作報告。
第五條 組織起草總經理辦公室文件（負責審核各職能部門以總經理辦公室名義起草的文件），組織並做好公司文件的編號、打印、發放以及行政文件的立卷、歸檔、保管工作。
第六條 組織做好總經理辦公室印鑒和介紹信的使用保管、函電收發和報刊收訂分發工作，並及時編寫公司的大事記。
第七條 協調、安排涉及多部門主管參加的各種會議。
第八條 組織並做好來客接待和公車的管理工作。
第九條 指導並做好電話話務與機線維修工作。
第十條 根據總經理提出的方針、目標、要求，及時編製本室的方針目標，並組織貫徹落實。
第十一條 負責公司辦公用房的分配調整及辦公用品、用具標準的製訂和管理，並對辦公用品、用具標準化及各部門文明辦公進行檢查督促。
第十二條 負責完成總經理臨時交給的各項任務。
第二章 職權規定
第十三條 有權向公司各部門索取必要的資料和情況。
第十四條 有權檢查督促對總經理指示的貫徹執行情況。
第十五條 有權催促各部門按要求完成公司下達的工作任務。
第十六條 有權催促各部門及時做好文件與資料的立卷、歸檔工作。
第十七條 有權按總經理的指示，協調各部門之間的工作關係。
第十八條 有權安排、調度公車的使用。
第十九條 有權對各部門以總經理辦公室名義起草的文件審核和校正。
第二十條 有權對不符合規定，或質量不高、效果不大的文件、資料，拒絕打印發放。
第二十一條 有權對要求各部門主管參加的會議進行綜合平衡或精簡壓縮。
第二十二條 有權根據總經理的指示，對辦公用房進行分配和調整，並對辦公用品、用具標準化進行檢查、督促。
第三章 職責規定
第二十三條 對得知生產行政工作出現異常情況後未及時向總經理反映，以致造成重大損失負責。
第二十四條 對總經理辦公室行文的差錯，收集與整理的資料失實而造成的嚴重後果負責。
第二十五條 對機密文件和文書檔案管理不嚴，發生失密、泄密或丟失、損壞負責。
第二十六條 對公文、函件、報刊、電報傳遞不及時，或發生丟失、誤傳現象，影響工作負責。
第二十七條 對印鑒、介紹信管理不嚴或使用不當而造成的不良後果負責。
第二十八條 對下屬工作質量差造成的不良影響負責。
第二十九條 對本室所屬崗位發生的設備、人身、交通、火災事故負責。
第三十條 對未及時根據公司方針目標的有關要求，編製好本室方針目標或未及時檢查和落實負責。
四、辦公室規範管理製度
1.辦公儀表規範
（1）每周一至周四：男士著深色套裝（馬甲）、襯衣、皮鞋，佩戴領帶。
（2）每周一至周四：女士著深色套裙（或褲）、馬甲、襯衣、皮鞋。
（3）周五：隨意著休閑上裝及長褲，女士可著裙裝（有外事活動除外）。
（4）頭發梳理整齊，服飾熨燙挺括，領帶正挺，皮鞋亮淨。
2.卡座區規範
（1）辦公桌：桌麵除計算機、口杯、電話、文具外，不允許放其他物品。
（2）輔桌：放置文件盒、少量工具書。
（3）座椅：靠背、座椅上不準放任何物品，人離開時椅子調正。
（4）計算機：主機上方放顯示器，計算機置寫字台左前角。
（5）卡座屏風：內外側不允許有任何張貼物。
（6）垃圾簍：罩塑料袋，置寫字台下右前角。
3.辦公室規範
（1）辦公桌：桌麵除購置的案頭用品及計算機外無其他物品。
（2）輔桌：桌麵置文件盒、筆筒、書籍外，不準放其他物品。
（3）計算機：在桌麵上呈45°角貼牆放置，橫式主機置顯示器下，豎式主機置桌麵下。
（4）拖櫃：置辦公桌下左角或輔桌後部，麵朝辦公椅。
（5）垃圾簍：置輔桌後。
（6）飲水機：放在指定地點，不得隨意移動。
（7）報刊：必須上報架，或閱完後放入辦公桌內。
（8）外衣手袋：置掛於衣帽間或櫃子內，嚴禁隨意放在辦公桌椅及地櫃上。
4.語言規範
（1）交往語言：您好，早晨好，早，晚，再見，請問，請您，勞駕您，關照，謝謝，周末愉快。
（2）電話語言：您好，請問，謝謝，再見。
（3）接待語言：您好，請稍候，我通報一下，請坐，對不起，請登記，我即刻去聯係，打擾您一下，好的，行（切勿說“不”）。
5.行為規範
（1）堅守工作崗位，不得串崗。
（2）上班時間不得看報紙、玩遊戲或做其他與工作無關的事情。
（3）辦公桌上應保持整潔，並注意保持辦公室的安靜。
（4）上班時穿西裝和職業裝，不能穿超短裙與無袖上衣及休閑裝，上班時間不得在辦公室化妝。吸煙請到吸煙室。
（5）接待來訪和業務洽談，應在接待室或會議室進行，私客不得在卡座區停留。
（6）不得因私事在辦公室打長途電話。
（7）不得在計算機上發私人郵件或上網聊天。
（8）不得隨意使用其他部門的計算機。
（9）所有電子郵件的發出均須經部門經理批準，以企業名義發出的郵件須經總經理批準。
（10）未經總經理批準和部門經理授意，不得索取、打印、複印其他部門的資料。
（11）無工作需要，不得擅自進入計算機房、檔案室、打字室、財務部、會議室、接待室。
（12）嚴格遵守考勤製度，不得遲到、早退。
（13）不論任何原因，上下班不得代人刷卡。
（14）不準將辦公室的煙缸、茶杯、文具等公物帶回家私用。
五、總經理辦公會議管理製度
第一條 總經理辦公會議是經理人員交流情況、研究工作、議定事項的工作會議。
第二條 總經理辦公會議由總經理主持，特殊情況下可由總經理委托副總經理主持。總經理辦公會議出席人員為：董事長、總經理、副總經理、財務總監、總經理辦公室主任、秘書，必要時可邀請有關人員列席。
第三條 總經理辦公會議原則上每星期召開一次。集團領導班子成員因故不能參加總經理辦公會議，應向總經理或主持會議的副總經理請假。
第四條 秘書應認真做好會議記錄，會議記錄應完整、真實，記錄應包括會議時間、地點、出席人員、列席人員、審議事項、發言要點、決策意見、情況通報要點等。會議記錄由秘書保管，並定期整理存檔。
第五條 總經理辦公會議的會務工作由總經理辦公室負責。總經理辦公會議議程及出席範圍經總經理審定後，一般應於會議前一個工作日通知集團領導班子成員及其他出席者。
各部門及子公司需提交總經理辦公會議討論的議題，一般應於會議前3個工作日向總經理辦公室申報，由總經理辦公室請示總經理後予以安排。重要議題的討論材料需提前3個工作日送達出席會議人員閱知。
第六條 總經理辦公會議議題包括：
（1）傳達股東大會、董事會決議，組織實施董事會決議、年度經營計劃和投資方案。
（2）擬定公司年度財務預決算方案、稅後利潤分配方案、彌補虧損方案和公司資產用以抵押融資的方案。
（3）擬定公司的基本管理製度和內部管理機構設置方案。
（4）製定公司的具體規章。
（5）批準公司員工工資及福利方案、獎懲事項、年度用工計劃。
（6）通過聘任或解聘副總經理、財務負責人、管理人員的提案，通過關於超過授權範圍的擔保事項的提案，並遞交董事會審議。
（7）批準除由董事會聘任或解聘以外的公司管理人員。
（8）批準公司重要工作計劃、經營方案。
（9）總經理認為需要研究解決的其他事項。
第七條 總經理辦公會議對決定事項應充分討論、審慎決策。當有意見分歧時，一般事項以主持會議的總經理或副總經理的意見為準，重大事項需以會議表決方式通過。會議紀要內容主要包括：會別、會次、時間、地點、主持人、參加人，會議的主要內容及議定事項。會議紀要由會議主持人審定並決定是否印發及發放範圍。會議紀要要妥善保管、存檔。
第八條 總經理辦公會議決定以會議紀要的形式作出，經主持會議的總經理或副總經理簽署後，總經理辦公室督辦。凡是需要保密的會議材料，會議結束後總經理辦公室負責收回。
第九條 參加會議人員要嚴格執行保密紀律，不得私自傳播保密會議的內容和事項。
第十條 總經理辦公會議紀要經主持會議的總經理或副總經理簽署後按規定印發。
第十一條 本製度自報董事會批準之日起實施。
六、辦公室例會管理製度
第一條 部門管理人員例會每周舉行一次，由總經理主持，副總經理及各部門經理級人員參加。
第二條 會議主要內容為：
（1）總經理傳達主管或上級公司有關文件，董事會、總經理辦公會議精神。
（2）各部門經理彙報一周工作情況，以及需提請總經理或其他部門協調解決的問題。
（3）由總經理對本周各部門的工作進行講評，提出下周工作的要點，進行布置和安排。
（4）其他需要解決的問題。
第三條 會議參加者在會上要暢所欲言，各抒己見，允許持有不同觀點和保留意見。但會上一旦形成決議，無論個人同意與否，都應認真貫徹執行。
第四條 嚴守會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前，不得私自泄露會議內容，影響決議實施。
七、會議室、接待室管理製度
會議室、接待室是公司舉行會議、接待客戶的場所，為加強管理，規範公司會議室、接待室的使用，給員工營造一個良好的工作環境，特製定如下管理製度：
（1）公司所有員工非接待客人和參加會議，不得隨意進入接待室和會議室。
（2）各部門如需使用會議室，要提前到總經理辦公室申請，在會議室使用登記簿上簽字，由辦公室統一安排。
（3）接待室有專人負責引見、招待、接送來賓。
（4）任何員工不得隨便移動會議室、接待室的家具及物品。
（5）任何員工不得隨意使用會議室、接待室的茶葉、咖啡、飲料等用品。
（6）任何員工不能隨意拿走接待室的報紙、雜誌等資料。
（7）愛護接待室、會議室的設施。
（8）會議結束，要整理會場，保持清潔，並去辦公室辦理交接手續。
以上規定希望全體員工自覺遵守，損壞公物或違反製度者將給予適當的經濟處罰。
八、電話總機與服務台管理製度
電話總機和服務台是一個公司對外的窗口，其工作質量的高低直接關係到客戶對公司的初次印象。因此，總機接線人員和服務台的服務人員必須始終保持開朗的心情。
1.電話總機管理
（1）電話總機人員的條件。
①口齒清晰、音質溫柔。
②反應靈敏、動作迅速。
③有耐心及責任感。
（2）電話禮貌。
①以最快的速度接聽來電（最好不要超過三聲），並用親切的口吻說“某某公司，您好”。
②在接聽電話時，有第二線接人，如果確定不可能在數秒中結束，應先暫停接聽，並說對不起，請稍待，立刻先接第二線，並以最快的速度解決，再切回第一線繼續接聽。
③兩、三線同時打入時，應逐一接聽，迅速處理，如有其中一線無法快速轉接時，也應以“對不起”、“請稍候”的方式暫停，先處理另一線，而後再切回接聽。
④如果耽擱過久，則應向來電者先行抱歉。
⑤如果分機占線，則應向來電者說：“對不起，某某分線還在占線，是否等一會再撥？”如果是加盟主、店主或總部主管級的來電或是常來電的熟人，則可在便條紙上留下來電者姓名、電話號碼等，並轉知當事人回電。
⑥無論來電者是口氣不佳或是破口大罵，都不應動氣回嘴，必要時應轉接請主管處理。
⑦總機接線人員，必須盡可能地使用下列規範語言。
a。您好，某某公司。
b。您要哪裏，或您找哪一位？
c。您有公事嗎？
e。某某正在打電話，請稍候。
f。對不起，某某人在嗎？
g。對不起，請幫助接一下某某。
⑧下列語言在任何情況慎用。
a。不知道或不清楚。
b。你找誰？
c。找他幹嘛？
e。聽不懂你的話。
f。聽不清你說什麼。
（3）總機管理。
①有關公司的業務十分繁雜，接線應該迅速判別來電的意圖，準確無誤地接通有關部門及人員。
②把關係或交易夥伴企業、關係政府機構與團體，以及主要客戶企業電話號碼製成一覽表，並背下來。
③盡可能地留意長距離或長途電話，以便有效利用通話時間或及時予以掛斷。
④傳呼或傳喚電話鈴響之後，盡可能讓接電話者來接電話，不要掛斷。
⑤如果要讓對方暫且掛斷電話，則必須弄清對方的職務、姓名、與接電話者的關係以及回電話號碼，並準確地把這一切轉達指名傳喚者。
⑥如果對方希望轉告電話內容，則必須將電話內容記錄下來，以免忘記，確保電話內容轉達給指名接電話者。
⑦如果來電話詢問企業重要職務的某某人在不在，在幹什麼，以及企業內部有些什麼事情等，接電話者或總機接線員即使知道，也不要予以回答，並應與秘書處或有關部門聯係，由那些部門予以處理。
⑧在與對方通話時，清注意禮貌用語，並注意使用職務名稱，如總裁某某、部長某某、科長某某；不要直呼其名。