⑨總機應提早15～30分鍾上班，並晚15～30分鍾下班。
⑩中午休息時間，應安排其他同事輪流值班。
上班時間如有需要必須離開機台時，應找同事暫時代理，不得任置電話無人接聽。
一般員工掛接長途電話，應依規定填寫《長途電話申請單》，經權責主管核準後，總機方得代撥，《長途電話申請單》應暫留存，待次月與電話費單據核對無誤後，一並呈主管核查。
2.服務台管理
（1）服務台的人員及配備。
①服務台的服務人員，多以女性員工擔任，儀表端莊，口齒清晰是重要的條件。
②嚴格要求服務態度及禮節。
③工作中不得閱讀報章、雜誌、書籍，或吃早餐、零食，也不得從事其他私人的事務。
④服務台應配有電話，以便與公司內同仁聯絡。《訪客留言登記簿》是供來訪未遇時登記留言。應有簡單的沙發、茶幾、報架等，供來賓暫時等候時所用。
（2）服務台的工作重點。
①對非連鎖總部人員進入，應主動詢問，了解訪客及機構、姓名，必要時可請其出示名片。
②應以電話聯絡來訪對象（同仁），以確定是否有空或接見，並請在沙發稍坐等候。如等候時間過久，應主動再聯絡公司同仁，並委婉告知來訪者等候的原因。
③要求被訪的同仁至服務台接來訪者至會客室，不得由來賓自行進入。
④來訪者如為高級主管的貴賓，應即與主管的秘書聯絡，由秘書前往引導，如主管在開會，來訪者若留在服務台等待，難免有失禮節。如果本身工作不太忙，代為引導也無不可。但是不能耽擱過久，使服務台空缺。
⑤事先預定來訪的貴賓，服務台人員隨時注意，以期早些察覺，可至門口處歡迎。
⑥對不速之客或推銷貨品的人員，也應禮貌地請其留下名片，或委婉拒絕或協助保安人員處理。
⑦負責公司郵件的收取、分發工作。
⑧完成行政部部長臨時交辦的其他任務。
（3）來賓接持。
①來賓進入會客室或貴賓室後，應立即通知總務人員或接待人員送茶或咖啡。
②會客室或貴賓室應保持整齊、清潔，不得堆放不相關的物品，並隨時注意來訪者離去後的清理工作。
③來賓走到服務台前詢問時，應起立應對，麵帶笑容。如手上並無其他工作，應隨時注意門外，起立相迎，使來賓有受重視感及親切感。
④對抱怨的客戶，應立即請往會客室，並請主管出麵安撫，不要在服務台前大聲叫罵，有礙公司形象。
⑤按來賓接待程序起立招呼，使用禮貌用語。
⑥詢問來訪人姓名、單位、身份、來訪目的、是否預約。
⑦決定接待對象和方式。確定是由秘書接待，有關部門接待，還是領導接待，以及是否安排工作餐或宴請訂餐。
⑧接待完畢，禮貌送客：按賓客身份分別送至辦公室門口、樓（電）梯口、公司大門口。
⑨填寫訪客記錄，必要時向領導彙報。
（4）同事外出登記。
服務台出口處管理部分，除針對來者外，有關同事進出，也得要求登記，可於服務台設置《同仁外出登記簿》，在出門前先將時間填入，備注欄內可注明聯絡電話，或乘坐何種交通工具。
九、辦公用品管理製度
1.辦公用品項目
（1）文具用品。
①白板、板擦、檔案夾、釘書機、印台、筆記本、色帶。
②各類表單、信封、信紙、公文紙、影印紙、色紙、報表紙。
③公文架、名片、印章、卷宗。
④剪刀、刀片、橡皮擦、尺、膠水、修正液。
⑤原子筆、彩色筆、簽字筆、粉筆、水彩筆、麥克筆、鉛筆、筆芯。
⑥其他未列項目。
（2）雜項購買。①茶葉、各類紙杯、抹布。
②電線、電插頭、門鎖、電池、錄音帶、底片、燈管。
③灑掃用品、垃圾桶、清潔劑、衛生紙。
2.公務用品的請購及采購
①總部所需的公務用品統籌由總務單位負責請購。
②總務人員應定期尋找公務用品的供應廠商，並掌握其供應價格的變動。
③采購各項公務用品時，應有三家廠商比較其價格、品質、服務等決定采購。
④每次采購的金額須於事前填妥申請單，呈單位主管核準後，方可進行采購。
⑤各單店由店長填寫請購單，並傳真至分管部門，經分管部門核準並批示自行購買回傳後，各店才能動用備用金購買。
3.辦公用品的修繕
①各單位專用的辦公用品，使用部門填具《請修單》，請購請修程序核準後，由總務人員議價請修。
②各單位共同使用的辦公用品由總務人員填具《請修單》，總務人員議價後，經請修程序核準後，由總務人員請修。
4.辦公用品的保管權責
①公司共同使用的辦公用品由總務人員負保管之責。
②各單位專用的辦公用品，由使用單位負保管之責。
③個人專用的辦公用品，由使用者負保管之責。
④辦公用品如有短缺、損壞的行為，情節嚴重時，負保管、維護的責任人，應予賠償。
⑤常備辦公用品由總務人員設置各項最低安全庫存量，以備各單位的使用申請。
5.辦公用品的領用
①員工領用各項辦公用品時，應填具《辦公用品申請單》。
②申請領用經核準後，向辦公用品的保管者領用。
③申請者需經單位主管簽準後，始得向總務單位申領。
④總務單位再依《辦公用品申請單》，填《辦用品領用卡》管理。
十、印刷管理製度
1.估價，付款條件
（1）公司對外委托印刷業務時，應評估三家印刷廠的比價。
（2）除價格因素，尚須注意印刷質量、付款條件的配合比價。
2.服務品質
（1）除確保公司的行政效率，對外發包印刷業務時，應考慮印刷廠的交貨速度。
（2）廠商的印刷設備、印刷的品質也是委托交印時所需注重的因素。
3.評估呈核發包
（1）經上述的條件要求後，印刷業務負責者應綜合評估。
（2）評估後，將《估價單》及綜合評估一並交主管核示。
（3）第一次新製表單須經管理單位簽核後，總務單位才能開始發包印製。
4.跟蹤控製，清點驗收
（1）跟蹤控製印刷廠如期交工，總務單位在印刷業務發包後，應密切督促進度，務必要在所要求的條件下完成。
（2）控製品質符合標準要求。
（3）清點驗收：
①交件時間；
②數量；
③交件地點。
5.存檔備查
各項印刷品應建立檔案存檔備查，以備未來再版印刷及評估之用。
（1）樣張、印刷單位、電話、地址、每次數量、價格。
（2）常備印刷品進貨、庫存量、領用量。
十一、費用請領製度
1.適用範圍
（1）雜費是包括汽機車燃料費、交通費、郵電費、雜務費、修繕費（車輛、設備、財產）等及其他雜項支出。
（2）所有費用的申請，申請者於事前填妥申請單，呈有關主管核準。
（3）原則上，公司均以開立支票支付，但特殊情況而支出在1000元以下者，可檢具憑證及《零用金申請單》，經主管核準後，支領雜費。
（4）各種雜費開支，如需預備現金，應填具《雜費借（還）款通知單》，交雜費管理人員，即憑單支給現金。
（5）雜費的借支，經手人應在一星期內取得正式發票或收據，加蓋經手人與主管之費用章後，交雜費管理人衝轉借支，如超過一星期尚未辦理衝轉手續，應將該款轉入經手人私人借支戶，並於當月發薪時一次扣還。
2.手續及核準程序
（1）流程的說明。
①請領方式以《請款單》填具，雜項費用、計程車等小額費用支出都應取得憑證，若無法取得憑證，應填具《支出證明單》。
②財會部僅就經核準後的項目付款，未經核準程序的開銷，都由支出人員負責。
③如有緊急采購者，可事先經報備後進行采購或支出，但同時仍須補填《申購單》，並經采購單位核準後方可付款。
④緊急采購仍須依正常采購程序辦理。
⑤其他各單位的費用，無論以零用金的方式申請的零用金，或非零用金的支出，也應遵照實施。
⑥嚴禁支出者將整筆支出化整為零，而以零用金報銷，凡該情形發生財務部門將不付款，概由支出者負責。除非事前經核準者例外。
（2）核決權限。
公司各項采購及費用支出權限可依下列規定辦理。
①人民幣999（含）元以下由部門經理核決。
②人民幣1000～4999元由部門經理初核，副總經理（總經理）核決。
③人民幣5000～9999元由副總經理（經理）初核，總經理核決。
④人民幣10000元（含）以上由總經理初核，董事長核決。
十二、車輛管理製度
1.分類
（1）單位（部門）的專用車，即指專供特定單位使用者。
（2）個人專用車，專供特定個人使用者。
2.車輛保管
（1）車輛應由專職司機駕駛，需由他人駕駛時，應善盡駕駛人責任。專職司機應每周實施定期檢查及保養，以維持機件壽命，確保行車安全。
（2）車輛的有關證件及保險資料統由管理部保管，並負責一切違規費的繳納及維修。
（3）各單位需要使用車輛時，應事先填妥《派車單》，經單位分管領導核準後交管理部調派。無《派車單》者，禁止出車。
（4）《派車單》應詳填用途及裝載品名、數量，也可以用《出貨清單》代替。管庫人員應就單載品名、數量、規格與實際數相核對，若有不符，應立即報請管理部處理。
（5）不可無《派車單》擅自出車，或不接受查點載貨。
（6）各單位派車時，應依下列規定辦理：
①車輛為運送公司商品及公務物品專用車輛。
②車輛不得運載任何與業務無關的職員或物品。
③車輛行前應特別注意安全檢查。
④車輛行車途中應特別注意安全行駛及遵守交通規則，若有違規罰款，由駕駛員負擔。
⑤車輛抵達目的地時，除妥善停置車輛外，應將《出貨清單》，交廠商點收，並將簽認的單據妥善保管，於返廠時交有關單位處理。取貨時應詳細清點數量、規格後，方得簽收。
（7）司機根據《派車單》的資料於每日填報《行車日報表》，呈主管審核並核對實際裏程。
（8）《行車記錄表》上所載裏程數應與車輛裏程表相符，不符的數應由司機負責繳納差數裏程的汽油費。車輛使用單位或個人應將每月加油、保養維修等有關詳細情形細載於《車輛行車保養維修記錄表》上，並於每月5日以前將上月份記錄交總務人員。
（9）上班時間外車輛的使用應呈請管理部經理核準後始準調派。車輛使用單位或個人應負責車輛之保管、維護、送修及定期檢查，車輛有遺失、不正常使用損壞情況時，保管者應負賠償之責。
（10）車輛使用單位或保管人應將每三個月一次的車輛定期檢查結果登記於《車輛定期檢查記錄表》上，並交總務單位。
（11）總務人員應將公司車輛的保險、重大修繕等記錄下來，存檔備查。
3.費用申報
（1）油費、保養費、修繕費等應保留有關單據，依費用申請及核準程序申報。
（2）若因情況緊急，得事前口頭向單位主管報告，由主管轉告總務單位後將車輛送修，並於事後填補《請款單》。
4.違規肇事處理
（1）肇事時：
①總務組接獲肇事通知時，應立即向部門經理報告，並迅速往肇事地點查勘處理。
②應先急救傷患，而後查勘現場。
③盡量尋覓目睹肇事的第三者作證，並記明姓名住址。
（2）肇事過失的處分：
①肇事駕駛員除負責刑事、民事責任，違章部分外出過失的處分依本章規定辦理。
②經本公司簽定其應負肇事責任者按其肇事理賠次數，依下列規定予以過失處分。
③肇事後經法院判決徒刑者，自判決之日起予以解雇，並令其賠償肇事應付的金額。
④肇事後畏罪潛逃者，除請司法機關緝辦外，並即予解雇。
（3）肇事賠償：行車肇事責任判明後，如當事雙方和解成立，得當場查明損害賠償，並且依下列規定分別處理：
①責任屬於對方車輛或行人的過失，保險公司概不負賠償之責。
②肇事責任屬於公司駕駛員的過失，其賠償款項由保險公司負擔，但若肇事賠償金額超過保險金額時，其超過金額須由該汽車使用人負擔。
③肇事責任屬於公司駕駛員與對方駕駛員或第三者共同過失的，按各方應負責任之比率分擔，其損害賠償照前款辦理。
④肇事後對方車輛逃逸能製止而未製止，或對方車號能注意而未注意，致使肇事責任無從判明或追究者，所造成的損害賠償，由肇事駕駛員負責照第二款辦理。
5.定期保養標準
（1）每周至少清洗車輛一次（每天出車前應確保清潔為原則）。
（2）每兩周至少打臘一次。
（3）正常情況更換各項消耗品的行駛裏程標準：（略）
（4）不正常情況及非正常的裏程下損耗，須先呈報總務單位，經核準後更換。
十三、財產管理製度
1.分類
（1）適用範圍
凡總部所有房產、店頭裝潢、營運設備、電氣設備、運輸設備、通訊、事務機器等營業事業及辦公等所需一切設備稱為財產。
（2）分類方式
公司財產分六大類，每類分若幹小類。
第一類：不動產類。
辦公室，倉庫，店頭賣場。
第二類：機械設備類。
冷氣空調、照明設備、保全係統、電氣用電源配線、保險箱、音響設備、飲水機、教學用樂器。
第三類：運輸工具類。
公司用車及其他配卸公司名下個人用車。
第四類：事務機器類。
傳真機、收銀機、電腦、複印機、投影機、碎紙機、幻燈機、計算機、支票機、電話等。
第五類：事務用品類。
辦公桌、椅子、櫃子、白板、打洞機、訂書機等。
第六類：其他及營業用品類。
展示架等未列入的設備用品，每件價值200元以上，均可納入。
2.財產管理、購置及編號
（1）財產管理。
①總務單位為公司財產的總主管部門。
②其他各部門，各指定保管人員為輔助行政部門並向主管部門負責。
（2）財產購置。
連鎖總部內購置原材、物料、用品及各項固定資產，要依循公司采購管理辦法的申請、采購驗收等作業程序和規則辦理。
①公司財產購置除第一類財產，應注意事項：
購買物品應詳細了解：至政府機關了解該建築物的所有權、設定抵押情形、買賣的記錄及都市計劃、使用狀況等。也需實地去了解建築物占用情形、租賃關係等。
慎選中介公司：建築物的相關法令很多，專業性也相當高，故選聘專業中介公司是有其必要。有信用、合法、有執照的費用可能較高，但為避免未來的糾紛和損失，有時仍是值得的。
充實相關法律知識：身為公司總務人員，要把工作做好，應該多投入一些時間去了解相關的法令，或請教專家、顧問，學習他們的經驗，這對公司、對自己都是有益無害的。
②由使用部門填寫簽呈，注明設備名稱、規格廠牌、數量、使用目的、用途、預期效果、需要日期、購置預算金額等，送總主管部門初審。
③總主管部門於初審時，得請財務部門及營業部門會審。
④經初審通過的簽呈，依費用申請及核準程序核準。
⑤經核準購置的財產由使用部門詳填裝置、場所、位置、日期等說明書或圖麵送往總務單位如期采購。
（3）財產編號。
所有編碼的資產均需列入財產清單中，總務單位留存一份總清冊，各保管單位則留存所保管之清單。
①類號：以英文字大寫字母A、B、C……代表。
第一類：不動產類。
第二類：機械設備類。
第三類：運輸工具類。
第四類：事務機器類。
第五類：事務用品類。
第六類：其他及營業用品類。
②名稱編號。
財產名稱，例如辦公桌、會議桌、工作桌、茶幾等。如辦公桌規格有好幾種，可將尺寸或特征列入，例如“3.5辦公桌”、“雙邊抽屜辦公桌”或“經理用辦公桌”來加以區別，分別編號。名稱編號可視公司內各類財產多少決定。以阿拉伯數字三位數應可夠用，前兩位數為小類號，後一位為財產名稱號。
③數量序號。