每一財產名稱在公司內現有的數量，以阿拉伯數字三位數表示，最多可編到999.如公司內各單項名稱的財產數量並不是很多，則兩位數也可。今後有新購相同財產，則依序再編號。
④保管單位代號。
一般所謂保管單位，即指使用單位。使用單位對該財產有保管的責任，保管單位代號可以用阿拉伯數字一位數表示，即0～9.如公司單位較多，可用英文字母AB……Z，可容納26個，單位代號和財產編號間可以“—”連接。
有此單位代號，我們很容易知道此財產的歸屬，尤其是桌、椅等可以搬動，數量又多的財產，有助於辨識。在年度盤點時，可由電腦列印盤點表。但要注意，在財產移轉時，不要忘了將此代號更改為新使用單位的代號。
（4）財產卡（略）。
（5）財產編號標簽。
編號標簽一般是固定於財產表麵較不明顯處，早期的標簽多為鋁質，用螺絲釘加以固定。現多以石化材質印刷，用強力膠質粘於財產表麵。標簽的目的在於辨識，在盤點時較為方便。由財產管理的總務單位統一印製，於財產購入時貼妥。
（6）領用。
①財產購入或取得所有權後，根據購入憑證、說明書等填製財產卡（一式二份），由財會單位及總務單位、保管單位（人）各保留一份，另應由總務單位編列財產分類目錄（一式二份），由總務、財務單位各保留一份。
②另外應將財產編列財產清冊（一式二份），分別由總務單位及所屬保管單位或保管人各留存一份，以備待查及移交。
（7）保管。
①總務單位應將財產登記卡按財產分類目錄編號、分類、歸檔保管。
②另設“財產憑證袋”將各財產取得有關憑證、文件等統一保管。
③財務部所留存的《財產登記卡》，是作為會計補助賬冊，按法律規定，每年填入折舊提列金額及殘值等記錄之用。
④各部門如需使用總務單位所保管的財產，使用部門應填財物設備移轉的簽呈，向總主管部門申請使用。
⑤移管或借出的財產，應隨《財產登記卡》第三聯，由使用部門保管使用。如結束使用，財產返還總主管部門時亦同。
⑥容易搬動的財產，由各使用部門按放置場所分別填寫《財產設備明細表》，填入該場所內所有財產設備的編號、名稱、數量，以便保管。
（8）清點核查。
①總務單位每六個月（每年5月、11月）應指示各財產使用部門的輔助人員盤點核查財產，並要求提出盤點表。
②總務單位得隨時核查使用部門的現有財產現狀及數量是否確實。
③總務單位得隨時核查各財產使用部門，有無管理不善情形，有無有效使用及閑置情形。
④總務單位如發現第二、三項的不良情況，應隨即通知該部門主管改善，對情形嚴重者應呈報總經理處理。
（9）遺失損壞處理。
①使用或保管中的財產，如有遺失或故意損壞，應由該部門詳細調查實情，專案報告總主管部門處理。
②財產如有損壞或需保養，除訂有固定保養期間者，使用部門應立即填寫《財產修繕申請書》，申請修理或保養。
（10）保養及報廢處理。
確保財產隨時在使用狀態，發揮應有的功用，並延長財產的壽命。這些維修的建築物費用、重大損壞的原因等，都應在財產卡內留下記錄，供財產管理部門隨時了解及評估。對已不能使用或過剩的財產，應由使用單位提出報廢的申請。
①不定期性財產保養由各使用部門在使用期間中，發現需保養及修理時，隨時填寫《財產修繕申請書》申請。
②定期性財產由總主管部門按財產定期保養規定，按期填寫《財產修繕申請書》申請。
③財產的保養及修理，重大的故障，或較精密的儀器、設備、電腦等仍需由原廠商來維修或簽定維護合同。
④財產如已不堪使用須報廢時，使用部門應即填寫《財產減損單》向主管部門申請報廢。
⑤財產的報廢，無論使用部門因不堪使用申請報廢或總務單位認為必須報廢，均應將財產報廢的說明詳細載入。
⑥財產報廢由使用部門申請，應由總務單位監定財產現狀，確認已不能使用或修理狀態時接受，並簽認。
⑦總務單位變更財產前，應詳查《財產卡》是否仍有折舊餘額，如果賣價低於餘額，則為公司的損失。故總務單位應以公司利益為先，尋求有利的買主，以期獲得高價，盡量減少公司的損失。
十四、文件資料管理製度
1.適用範圍
（1）公司外來文件：包括郵件、電報、傳真。
（2）公司對內的簽呈，檔案歸檔等。
（3）公司對外發送郵件、電報、傳真等的處理。
2.對內、外行文
（1）擬文分類。
①人事命令：任免、遷調、獎懲。
②公告：各單位就主管業務，向公眾或特定的對象宣布時使用，其方式貼在各單位的布告欄或利用報刊等大眾工具廣為宣布。
③函：各單位對所執行公務有下列情形時：
a。上級單位對所屬單位有所指示、交辦、批複時。
b。下級單位對上級單位有所請求或報告時。
c。平行單位或不相隸屬的單位間行文時。
④簡便行文表：答複簡單公務的業務，寄送文件、書刊或為一般聯係、查詢等事項行文時。
⑤行文種類除上述外，尚有報告、便箋、聘書、證明書或聘、雇契約書、紀錄、提案等，依職務、業務性質及處理方式等使用。
（2）稿麵欄位填寫。
①文別：依行文的用途書寫。
②受文者：應寫明全稱、地址。非眾所周知者，應注明。
③行文單位或副本收受者，應分別逐一填明。
④速別：填“最速件”或“速件”等，普通件不必填寫。
⑤密等：填極機密及解密條件，如非密件則不必填寫。
⑥附件：應注明名稱及數量。
⑦承辦單位：注明主承辦單位。
⑧承辦人：由承辦人員簽名或蓋章，注明辦稿的年、月、日。
（3）收發管理。
①收文：外來文件由行政部統一收件。
②發文：本公司對外發文，由行政部統一送郵局。
③分文：行政部應依下列規定處理收受的文件：
公務文件：依主辦單位別編號登記後，由部門主管批示後分發各主辦單位。
私人函件：普通函件送由所屬單位轉送，掛號函件通知本人簽收。
3.簽呈管理
（1）分類。
最速件：關係公司整體運作，需立即核示交辦者。
速件：關係公司整體運作或單位業務的運作，需當天核示交辦者。
普通件：一般的行政業務正常的運作與時間。
（2）流程圖：（略）
（3）歸檔。
經核示同意執行後，將其文件，依檔案管理、歸檔。
（4）執行。
經核示同意後交辦，應確實執行，遇與原擬案不同的情況，進行修改後，由承辦單位再擬案核示。
（5）追蹤。
交辦的擬案由主辦單位負責承辦，該部門主管應負其追蹤跟催之責，並於會議上主動提報。
4.檔案管理
（1）總則。
各單位應設置檔案管理人員，依檔案管理原則，統一方法管理檔案。
各單位的檔案管理人員應與文書及稽催單位相互聯係，密切配合，各單位間的權責並應明確劃分。
（2）檔案管理作業過程。
①點收：指檔案管理人員將業務執行完畢送來歸檔的文件，予以清點受領。檔案管理人員點收文件應注意事項：
a。文件不全者，退還補正。
b。文件有汙損或字跡模糊，得要求補正。
c。存查文件，未經批準者，退還補正。
d。附件漏送或附件未全，未經簽準而抽存者得要求補正。
e。原件附有不應歸檔的附件者，應將原件連同附件退還更正。
f。歸檔的文件，經詳細檢查無誤後，應於歸檔表及公文上蓋點收戳。
g。應歸檔而未歸檔的公文，應由單位主管督促歸檔。
②分類：根據檔案內容的性質，歸入分類表中最適當項目。
③編號：
a。依年度編碼
b。依部門別分類編碼
c。流水號編碼
④入檔：指將檔案存置於架櫃。
⑤按次序排列：指將檔案或卡片，按一定的次序排列。
⑥檢調：指依有關目錄迅速查得所需的案件，供業務單位參考。
a。借調檔案以與承辦單位業務有關者為限。
b。調閱非主管案件，應經有關單位主管同意，或經單位主管核準。
c。檔案借出時，應將所調檔案及調案人服務單位、姓名、借出日期登記於調案記錄卡，並將紀錄卡放置於原卷夾袋內，以便隨時催查。
d。調案人不得在檔案管理處所，擅自檢取或翻閱抄錄案卷。
e。借調的檔案，不得泄密、拆散、塗改、抽換、增損、轉借、轉抄、遺失，非經簽準不得複印。
f。借調檔案以7天為限，屆期仍須使用，得再申請，借出檔案如有急用，得隨時催還。
g。各單位職員退休或離職時，應由人事單位通知檔案主管單位。
h。檔案歸還後，應在調案記錄卡上注明還案日期。
⑦清理：定期檢查檔案，適時銷毀。
a。檔案區分為永久保存、定期保存兩種。依其內容價值與有關法令的規定確定存廢標準。
b。檔案的保存年限以業務主管單位的審核為準，並依其業務需要編訂，經權責主管核準實施。
c。檔案管理單位依據分類目錄，逐案核對，每年定期清理一次。
d。各種會計憑證的銷毀，應依照有關法律規定辦理。
e。已銷毀的檔案應在相關的目錄上加蓋“××××年××月××日奉準銷毀”字樣。
f。機密的檔案應在機密等級消失後辦理。
十五、印章管理製度
1.印章種類
（1）對外公章：主管機構登記的公司印鑒與公司印章及特定業務專用章。
（2）職務簽字單：刻有董事長、總經理等職銜簽名之印。
（3）部門章：刻有部門及各店別的印信。
2.申請製發、換發
申請製發、換發、補發公司印章時，除有關主管機構明文規定外，一律以標準規格由行政部統一製作。
3.印章使用保管
（1）監印人員：即印章保管人。
（2）保管（監印）人員由主管指定。
（3）印章蓋用：經辦人使用印章，以申請用印，監印人員除於文件上用印外，印章後，由監印人留存備查。
4.印章管理
（1）使用公司印章應於《蓋用印章申請單》上填具使用時間。
（2）印章經管人注意事項：
①監印人員用印時，如發現原稿未經批核，應退還批核或更正後再用印。
②經管人員對所經管印章應妥善保管，不得轉借使用，經管的印章如有遺失時，應報告主管做必要處理。
（3）印章之使用、保管、核準用印權限，依《印章一覽表》的規定辦理。
（4）監印人員（印章經管人員）移交時，填寫《印章登記表》一式兩份，一份由經管人員存查，另一份由行政單位存查。
十六、製服管理製度
1.製服發放
（1）製服由公司統一發放、管理。
（2）式樣及顏色，由總務單位擬妥呈總經理決定後執行。
2.製作時間
（1）製服的製作，以2年1次為原則（門市則以1年1次為原則）。
（2）每年的9月訂製發包，10月底前發放冬季製服。
（3）4月份訂製發包，5月底前訂製夏季製服。
3.製服管理
（1）每位員工入職後，公司提供統一的工作製服，所有工作製服均屬公司財產，員工必須按公司規定的程序簽領，並按規定進行使用和保管。
（2）員工在工作時，必須著工作製服，並保持工裝整潔、平整、端莊。未經主管許可，不準穿著或攜帶製服離開工作地點。
（3）員工離職時，必須將製服交還公司，並按規定辦理退還手續，如有遺失或損壞，則按規定賠償。
十七、辦公室環境衛生管理
1.環境清潔
（1）辦公處所的清潔。
（2）廁所、洗手台及飲水間的清理。
（3）會議室、會客室、教室的清潔。
（4）高級主管辦公室清理。
（5）辦公及宿舍區垃圾的清理、運送。
2.美化及維護
（1）辦公室內盆景的維護及更換。
（2）室內照明、電梯的維護。
（3）壁麵廣告、招牌的維護。
（4）衛生設備、飲水設備的維護。
（5）標語、布告欄的維護。
（6）消防設施的維護、更新。
3.環境檢查
（1）高級主管辦公室部分：
①地麵是否清掃幹淨；
②垃圾筒是否清倒；
③茶杯是否清洗；
④門窗玻璃是否明亮；
⑤茶幾上是否仍有杯、盤未清理；
⑥辦公桌麵是否清理擦拭。
（2）會議室、會客室部分：
①地麵是否清掃幹淨；
②桌麵是否有茶杯、雜物、煙灰等；
③煙缸是否清洗；
④櫥櫃內的物品、獎杯等是否擺置整齊；
⑤牆上的日曆、時鍾是否正確；
⑥垃圾是否已清倒；
⑦照明、空調、桌、椅是否有損壞待修者。
其他如進門口的服務區、衛生間等特定公共場所也相同。主管不但需每日檢查，也應要求負責該區的工作同事，依程序整理、清掃，才不會有所漏失。
4.整理整頓
由總務單位推動，全員參與的活動，其內容包括：工作的規律化、用品工具擺置的固定化、環境的整潔化。每一個同事應養成規律的、科學的工作習慣，形成整齊、清潔的工作環境。
（1）整理。
就是將工作場所內雜亂無章的部分，加以收拾、分類、廢棄等動作。例如桌麵、桌底、抽屜、櫥櫃這是個人部分，儲藏室、會議室、檔案室、洗手間、飲水問、影印室、倉庫等公用部分，都是經常堆積東西的地方，都應逐一收拾、清理，把不需要的、過時的、作廢的、破損的資料、檔案、書籍、雜誌、手冊、物品文具等清理出來，該丟棄、變賣、撕毀（碎紙機）的都加以處理，使空間空出來，把需要的、完好的、常用的、不常用的一一給予分類。
（2）整頓。
把空間重新分配，並予以係統化、規律化、固定化。例如辦公室空間擺置規定：
①電話放置桌麵的左前方。正前方則為桌曆及印台，左中前方得放置茶杯，主管級右前方得放置公文筐。
②下班後桌麵應清理幹淨，除上項物品外，均不得留置於桌麵。
③玻璃墊下，左方放公司內部電話分機一覽表，右方放置個人的年度或月份工作計劃進度表。其他資料、私人照片等都不得放入。
④文具等應放在抽屜內，不得將筆筒或回紋針盒等留置桌麵，常用文卷、檔案（個人用），應放在辦公桌抽屜內，不常用的文卷、資料，可放在檔案櫃，分類放置整齊，並加標簽注明檔案名稱以方便尋找。
⑤廢紙筒應置於桌下，除丟棄廢紙外，不得放置其他垃圾。非紙類廢棄物，應於洗手間或飲水間放置大型垃圾筒供員工丟棄垃圾。
⑥大衣、外套、雨衣、雨傘等物品，應由總務單位安排空間放置，不得隨處掛放。
⑦錢櫃、長形矮櫃上，不得任意放置物品、擺飾、紙箱等，有礙觀瞻。
⑧尚未使用的空白表單、電腦報表紙等，應分類放置櫃內。
⑨辦公室內桌、椅、櫃、盆景等的擺設如欲變動時，應通過總務單位，共同研究、整體規劃。不得由個人或某一單位私自移動。
⑩個人的鑰匙由個人自行保管，主管及總務單位應有留存備分，總務單位應有公司所有門、窗、櫃、辦公桌的鑰匙，並編號安全存放，存放鑰匙之箱櫃，其管理辦法另訂。
（3）清掃。
整理是針對亂，而清掃是在清除髒。工作環境中的水溝、垃圾區、廚房和廁所周遭等都是容易藏汙納垢之處，位於郊區的工廠，更應特別重視。
（4）清潔。
①維持整理、整頓、清掃後的成果，並持續不斷。
②尋找髒、亂的原因，根據髒亂的來源，減少髒亂的產生。
（5）養成習慣。
整理整頓最後的目的是要同事養成良好的工作和生活習慣，有良好的習慣，自然不會製造髒亂。工具、文具、檔案、資料用完後就回歸定位，不要亂丟廢棄物，開完會議隨手把紙杯帶走，把椅子回歸定位，印錯作廢的影印紙放置固定紙箱內，可供總務單位再利用。
推行整理整頓運動，總務單位應擬定辦法、規定，並附獎懲或競賽來激勵員工。