④不該記錄的機密，絕對不記錄。
⑤不在非機密本上記機密。
⑥不在私人通信中涉及機密。
⑦不在公共場所和家屬、親友麵前談論機密。
⑧不在不利於保密的地方存放機密公文、資料。
⑨不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳遞機密事項。
⑩不攜帶機密材料遊覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。
357.什麼是機要文件的“四個一”？
【解答】“四個一”包括：進出一個口（指機要信函運轉）、拆封一隻手（指機要信函拆封）、登記一本賬（指要單獨登記機要文件）、傳閱一個點（指機要文件傳閱的形式）。這是新中國成立前後一個時期黨和國家機關對文件加強安全管理的一條極其寶貴的經驗和做法。可是，從近幾年的實踐中我們所掌握的情況來看，不少秘書人員對此熟知甚少，甚至從未聽說過這一提法。
358.什麼是“進出一個口”？
【解答】“進出一個口”是指機要信函的收發進出，要堅持一個口，這個口就是機要文書部門。
向外發送機要信函，無論采取哪種方式，都應由機要文書部門統一負責。與機要文書工作無關的部門或人員，不得參與機要文件的裝封與傳遞，不得讓非機要人員捎帶機要信函，更不能借開會方便之機，讓開會人員給本單位捎帶機要信件。必須注意裝封牢固，以防中途破損，重要的機密文件要加貼密封條；要反複檢查送達單位和收件人是否與文件的主送機關和抄送機關相符；並要認真登記，嚴格編號，核準份數，以防有誤。
接收機要信函的單位，不論該機密信函來自何方，采用哪種方式，隻有該機關的機要文書部門才能接收，中間不得轉手；非機要文書部門或人員，特別是傳達室不得經手機要信函的接收。機要文書人員對收到的機要信函，首先要認真查驗封裝得是否完好，密封條有否變異；其次，對接收的多份機要文件，要注意點收，查對有否發錯、短份現象。
上述機要信函的進出必須經由機要文書部門的做法，是公文處理工作上的一條老規矩，人們通常稱它為“進出一個口”。
359.什麼是“拆封一隻手”？
【解答】拆封就是啟封，它是文書處理工作的一個重要環節。
在文書處理工作上，黨和國家賦予機要文書部門一種特有的職責，即除上級發來指定領導人拆封的“親啟”信件外，對其他機要信函，機要文書部門均有拆封權。這也就告訴我們，非機要文書部門不得自行拆封機要信函，一般稱這種做法為“拆封一隻手”。
360.什麼是“登記一本賬”？
【解答】文件登記是管理文件的賬目。設立文件登記是管理與保護文件的一種必要措施，也是一項細致的工作。所謂“登記一本賬”，是指對收入的秘密、機密和絕密文件，應與非機密性的文件相分開，單立一本賬來登記，設立“機要文件收文登記簿”。
361.什麼是“傳閱一個點”？
【解答】傳閱是指在文件隻有一份或很少幾份的情況下，需要閱知的人又較多，故在他們中問傳遞閱知。機要文件傳閱應當堅持“點傳”，即以機要文書為一個“中心點”，閱件人隻和機要文書人員之間有嚴格的取還登記手續，閱件人相互之間不發生直接關係，一般把這種方法叫做“傳閱一個點”，這是避免機要文件在傳閱過程中“不翼而飛”的一條好辦法，同時，又可以防止閱件人積壓文件。
362.公文的“現行效用”是什麼意思？
【解答】從公文所起作用的時效看，凡正在起著規範、指揮、計劃、組織、協調、控製等法定效力作用的，都是具有現行效用的文件；相對來說，已經失去現行效用，立卷歸檔的文件，稱為曆史效用文件，這種文件主要起憑據、記載、考查等作用。
任何一份文件都應當發生過現行效用，也就是說不具有現行效用的文件應當是沒有的。同時，沒有一份文件它的現行效用是無限期的，即任何一份文件的現行效用都有一定的時間性。比如，上級發來一份指示，要求對市場經濟秩序進行整頓，收文機關結合本地區的實際情況作了具體的部署，並會同有關部門對市場進行了全麵檢查整頓，市場秩序有了較大的好轉，整頓工作告一段落，市場管理轉入正常，到這時，上級那份關於整頓市場經濟秩序的指示的現行效用階段即告結束，經立卷歸檔，轉人曆史效用階段。