四、檔案網站建設中需要注意的問題
（一）檔案網站信息的提供方式要與網絡信息服務相適應
網絡化的信息服務在服務對象、服務過程、服務內容、服務範圍、服務質量方麵分別呈現出個人化、一體化、集成化、社會化、精品化的特點與發展趨勢。服務個人化是指現代化信息技術已經具備滿足個人化信息需求的能力，根據不同用戶的需求提供給用戶不同的信息，如一些網絡運營商推出的個人化網絡新聞，網絡傳遞的快捷使信息服務的針對性更高。利用信息網絡的協作共建共享，用戶可以直接在網上查詢檔案信息目錄、進行全文瀏覽、下載檔案信息數據文件，實現服務過程的一體化，克服了傳統信息服務谘詢、檢索、提供利用的時間空間限製。集成化服務指在網絡條件下，可以通過多媒體技術滿足用戶對信息需求多樣化的要求，並保證網絡信息資源的全麵性、整體性。服務社會化不僅指服務範圍是整個社會人群，服務的內容涉及社會生活的方方麵麵，還表明網絡環境下的信息服務具備規模化、產業化的特點，信息服務業已經成為信息產業的重要組成部分。在質量上，網絡信息服務體現出精品化趨勢，網絡運營商越來越意識到規模效應已不再是吸引利用者上網的最主要原因，用戶更關心的是如何能直接、迅速、準確地找到所需信息，並保障有效利用。因此，高質量的網絡信息服務應該著眼於如何提高信息的可獲取率及獲取信息量的大小，將二者作為提高服務質量水平的關鍵。
對利用者而言，檔案網站建設的質量有兩個評價指標：信息的可獲知能力和信息的可獲得能力。信息的可獲知能力是指用戶對信息的存在與否、信息存在地點的知曉能力。具體到檔案信息，即指它的檢索體係、檢索途徑、目錄開發程度與二次文獻網絡化的水平。檔案信息的可獲知能力取決於獲知途徑的多少與網絡化水平的高低。信息的可獲得能力是指提供可利用信息的整體水平。它專指用戶可直接利用信息內容的程度，因此，其水平高低既取決於檔案收藏的整體保障能力（館藏數量、質量、結構），又取決於實際獲得信息的途徑。
從以上兩點的分析可以看出，檔案信息網絡提供的利用服務，不僅要滿足信息可獲知性的要求，而且要提高信息的可獲得性。目前，檔案信息在公共網絡上的服務方式主要以館藏介紹、目錄查詢為主。在國內的檔案館網站上很難見到館藏檔案全文上網，真正實現檔案信息的網絡利用。相比之下，作為保存有大量珍貴檔案曆史文獻的美國國會圖書館，就利用網絡技術，把館藏的有豐富曆史意義和價值的材料轉換成了容易下載的記錄、圖像、文本，供用戶使用。這說明我國目前檔案信息網絡服務還停留在可獲知性的服務階段，隻起到通過揭示檔案信息的外部特征為檔案信息內容與利用者之間搭起溝通橋梁的作用，這與網絡信息服務的總體特征及利用者利用網絡的“便捷、省力”獲取信息的原則還存在明顯差距。因此，檔案網站建設和利用的重點是普及信息可獲得性，盡快實現檔案信息全文上網和提供下載，充分為利用者共享。
（二）檔案網站建設工作要依賴計算機網絡管理
檔案部門通過網站建設實施檔案資源共建共享時，不能單憑一個館的力量，要有相關單位協作協調，依靠群體的人、財、物優勢才能順利進行。我國檔案網絡化管理的推行已經有從中央到地方完整的檔案館體係作為實體基礎，在此基礎上進行網絡管理，可以克服目前檔案部門現代化工作中各自為政、自成體係的局麵。為解決因追求收藏檔案全宗的完整齊全而引起的各館間檔案原件的歸屬權糾紛，各館多采取利用副本或檔案複製件的做法，在網絡檔案信息共建過程中，將通過各檔案部門間的協作，建立網上共享檔案信息形式的“數字檔案館”，實現網上檔案信息體係的齊全完整。
在檔案網絡建設中，標準化是共建共享的技術前提。檔案信息資源共享的係列標準包括信息加工標準、信息記錄標準、信息檢索標準、信息處理和控製標準等。檔案資源共建將在這些標準的製約下，以統一、規範的形式實現網上信息交流。檔案信息網絡管理的數據庫建立，要在統一的標準模式下進行。在檔案管理中，數據庫管理係統主要應具有數據操作、數據庫操作、檢索、打印、統計功能及其他方便用戶的功能。檔案機讀目錄數據庫的標準化和規範化是檔案信息共享的“瓶頸”問題。美國檔案界研製成功並使用的 MARCAMC（機讀目錄檔案和手稿控製）係統，為檔案目錄的標準化問題提供了解決的方案。在檔案信息資源共享的數據庫建設中，發展我國自己機讀目錄標準是十分必要的。
（三）檔案網站建設的安全問題
INTERNET是一個開放的平台，這對檔案信息的安全、可靠性構成了威脅。當前網絡環境下，影響檔案信息安全的最主要因素有三：硬件設備因素、操作係統因素、網絡黑客因素。
（1）硬件設備對檔案信息安全的影響主要來自其核心CPU芯片的安全性。由於美國在計算機領域的強大地位，使得世界各國使用的計算機硬件核心技術大都為美國所擁有，對於其他沒有掌握計算機核心技術自主知識產權的計算機使用國來說，硬件的安全性往往受製於人。例如，我國使用的計算機CPU芯片主要由英特爾公司生產。1999年1月，英特爾公司宣布，為了增強網上電子商務的安全，將在奔騰Ⅲ處理器中設置用以識別用戶身份的序列碼。但是，序列碼卻給別人提供了窺探自己機內信息的可乘之機，對含有保密性質的檔案信息的安全性影響極大。當時的信息產業部就英特爾公司奔騰處理器序列碼問題提出的意見之一就是，“安裝了奔騰Ⅲ處理器的電腦，政府不得直接將其連入互聯網。各級政府機關，包括關鍵部門和行業如電信、銀行、軍事和其他要害部門，購買裝有奔騰Ⅲ處理器的計算機時，必須把序列號關閉”。
2001年，中國科學院計算所自主開發出了我國自己的通用CPU，命名為“龍芯”，“龍芯”最為獨特的優勢，不是性能，也不是價格，而是它的安全性。軍隊、政府、國有企業和科研機構等直接關係到國家信息安全的部門使用的信息技術設備采用“龍芯”CPU，將有助於消除我國在電子政務、國防等方麵的安全困惑，避免重要信息泄露，改變在信息安全領域的被動局麵。
（2）操作係統是操作計算機運行最基本的要求。檔案信息全文上網的實現，首先要解決操作係統的安全性問題，所以開發具有我國自主知識產權的操作係統已是當務之急，勢在必行。
（3）網絡黑客是指那些編寫惡意、有害程序（病毒），並利用互聯網傳播這些程序和攻擊特定網站的人。由於他們的破壞行為是借助網絡進行傳播，所以對檔案信息資源的安全危害範圍很大。一方麵，各種電腦病毒的大規模破壞已是時有發生，存儲在互聯網計算機中的重要檔案信息會因病毒的侵襲而嚴重損毀，有的甚至就無法恢複；另一方麵，黑客的行為會讓檔案部門對檔案信息網絡化建設心存顧慮，畏縮不前，阻礙檔案網絡信息資源的建設。
網絡環境對檔案信息安全的威脅的確存在，但是檔案工作者不能因噎廢食。網絡環境下，檔案保護工作要從信息、網絡的特點著手，與計算機工作人員共同探索保護網上信息資源安全、可靠的問題。同時也必須出台相關法律來規範檔案網絡信息的使用，比如，美國國家檔案館的電子文件中心已在INTERNET上開通主頁，用戶可從網上檢索到電子文件中心的電子文件。但是檢索電子文件信息要受到美國信息自由法案的約束，對有違信息自由法案的檢索，在檢索過程中就會被檢索機扣留，以維護國家安全和公民的隱私權。