請比較以下兩種接聽電話的情況：
例1：秘書：王先生辦公室。
來電者：王先生在嗎？
秘書：對不起，他不在辦公室，請問您是哪位？
例2：秘書：王先生辦公室。
來電者：王先生在嗎？
秘書：請問你是哪位？
來電者：××
秘書：對不起，王先生不在辦公室，要留話嗎？
在這兩個例子裏麵，第一段話較第二段話要好。因為在第二段話中，對方可能會推斷，當秘書知道他是誰時，才拒絕轉接他的電話，他會感到自己被冷落了。
具體的應答可以有以下幾種情況：
第一種：如果知道上司何時回來，可以告訴對方到時再打來。
如：“很抱歉，王先生正巧不在，您過一會兒再打來好嗎？估計9點鍾左右回來。”
第二種：可請對方留下姓名和電話號碼，等上司回來後再同他聯係。主動打電話給對方，不僅比等對方電話更有禮貌，而且更積極主動。
如：“請您留下電話號碼好嗎？這樣王經理可以給您電話。”
第三種：請對方留言，把主要的事項記錄下來，並與對方再認真核實一遍，但不要隨意打聽對方不願告訴你的事情。
如：“王先生不在，請問需要留言嗎？”
“很抱歉，他今天不會回來了，需要我轉告什麼事嗎？”
第四種：可詢問對方是否願意與其他人通話，但要告知對方你要轉給人員的部門，並征求對方的同意。
如：“關於這件事，您想同其他人談一談嗎？我們的銷售部經理正在辦公室，要不要我把您的電話轉過去？”
第五種：要找的人正忙，不方便接聽電話。可以這麼說：
“對不起，王先生正在開緊急會議，不方便接聽，請您留下電話號碼，待會兒請他回話，好嗎？”
4.學會記錄並引用對方的名字
在辦公室工作的人員，應該有意識地訓練自己的聽辨能力。假若對方是老客戶，經常打電話來，一開口就能聽出他或她的聲音，那麼可以用合適的稱謂問好：“您好，王經理。”這樣一來，會給對方留下特別受到重視的感覺，增強對方對你的好感。
5.接到錯打的電話也應該禮貌應對
接到錯打的電話，人們很容易忽略了禮貌問題，甚至很粗魯，這是因為人們認為錯打的電話與自己沒有關係。但事實上，並非錯打的電話都必定與自己沒有關係，有時，對方也許恰恰是與自己有重要關係的人。因此，接聽電話時，最好每一個電話都講究禮貌，保持良好的接聽態度。
6.應在對方掛電話後再掛電話
當對方向你說“再見”時，別忘了你也應該說“再見”，並等對方掛了以後再掛電話。最好不要一聽到對方說“再見”就馬上掛電話，尤其不能在對方一講完話，還沒來得及說“再見”就把電話掛了。注意掛電話時應小心輕放，別讓對方聽到很響的擱機聲。
（二）處理電話留言的一般原則
接聽電話者有責任記錄下來電者的留言。處理留言一般要注意幾點：
1.簡潔
在記錄留言時，要抓住要點，排除無用的話語，讓收看人一看就明白。
2.完整、準確
要確保信息記錄的完整及正確，包括對方的姓名、單位、電話號碼、來電日期、時間、來電內容等，不要遺漏。要注意一定要在留言條上簽字，以防收到信息的人有什麼疑問沒處問。記錄完之後，將留言中的數字信息、地址等重要內容再與對方核實，確認準確。
3.及時送達留言
記錄者應盡早傳遞留言，如果留言是緊急內容，應將留言表中的緊急一項標出，提醒接收者。當留言出錯時，最好坦然向對方承認，取得諒解，並盡快采取補救措施。
（三）幫上司接聽和過濾電話
一般來說，設有秘書或助理的單位，主管的電話通常由秘書先接聽，目的是為了讓上司在工作時，能不受無謂的幹擾，節省更多的時間。因此，秘書或助理要扮演好“過濾者”的角色。
下麵幾種情況需要學會過濾電話：
1.上司正在主持重要會議
這時候，不管接到什麼電話，上司都不適宜接聽，可以請對方留下電話或要傳達的信息。
2.上司正在參加會議
這時候，如果有重要的電話，非要上司立即處理時，可以