應該使用密碼來保護計算機數據，並定期更換。
計算機必須經常進行查毒、殺毒，並為了安全，不要安裝借來的程序。
重要的文件要做備份，並儲存在安全、加鎖的地方。
有保密信息的軟盤不應該帶出單位，以防止數據落到不應該得到這些信息的人手上。
有可能的話計算機應該安裝報警係統，防止信息被盜。
（四）相關知識
如果你是單位的秘書，你更應該做好保密工作，這是你的重要職責，也隻有這樣做，你才值得領導信賴。
1.秘書的保密工作還要注意幾個方麵
文件保密：因為秘書經常要跟各種文件、資料、圖表打交道，這是秘書工作的一大特點。秘書要有很強的保密意識，對保密文件、資料，應自覺做好接收、傳遞、保管等方麵的工作，並且要注意，該看的看，不該看的堅決不看，不該說的堅決不說。
會議保密：秘書經常要參加各種會議，而且是有不少的領導層參與的會議。這些會議內容中常有不少信息需要保密，是否公開，何時公開，向誰公開都由主管領導決定，秘書不得隨意擴散和泄露，要嚴格按照會議要求做好保密工作。
科技保密：任何組織開展經營活動都需要科學技術以及研發創新等方麵工作做支持，可以說，它是企業的生命線。因此，相關的資料、情況都需要保密。秘書的工作性質決定其得與各種人接觸，包括客戶、同行、媒體、政府部門等，做好保密工作是非常重要的。
2.秘書應做好特定信息的保密工作
秘書在工作中都會接觸到一些特定的信息，如：人事信息、財務信息、產品信息、客戶信息等，做好這些特定的信息保密工作極為重要，如果不注意它的安全，讓不該得到它的人得到，會給組織帶來極大的影響和損失。
比如，秘書將正在醞釀的晉升信息公開，會引起員工之間的不穩定、不團結；如果將招聘信息公開，可能會被同行挖牆腳；如果財務信息失密，會引起股票價格的波動；企業有關新產品開發、市場活動和價格調動等信息被同行知道，可能會使組織蒙受巨大的經濟損失。
所以，總的來說，作為一個辦公室工作人員或秘書，要注意管住自己的“嘴”和“手”。管住“嘴”，就是知密而不泄密，管住“手”，就是保證經手的紙麵信息和電子信息的安全。
電話使用的禮儀具有特殊性，那就是：隻靠聲音和語言與對方進行溝通，打電話往往是人與人之間往來的第一關，印象的好壞對個人及公司影響深遠。因此，應充分了解電話禮儀，運用說話技巧，真誠、熱情地與人溝通，這樣在接、打電話時才能自然從容應對。
接打電話的禮儀
一、接聽電話的禮儀
（一）接電話的方法
1.“鈴響不過三”原則
在電話鈴聲響起後，如果立即拿起，會讓對方覺得唐突；但若在響鈴超過三聲以後再接聽，是缺乏效率的表現，勢必給來電者留下公司管理不善不好的第一印象，同時也會讓對方不耐煩，變得焦急。如果因為客觀原因，如電話機不在身邊，或一時走不開，不能及時接聽，就應該在拿起話筒後先向對方表示自己的歉意並做出適當的解釋，如“很抱歉，讓你久等了”等。
如果是在家裏接聽電話，盡管沒有必要像在單位裏那樣及時，但盡快去接聽是對對方的尊重，也是一個人的基本禮貌。如果鈴響五聲以上才去接聽，也應向對方表示歉意。老朋友之間盡管沒有必要做出鄭重其事的道歉，但向對方解釋—下延誤的原因也是必要的。
2.規範的問候語
在工作場合中，接聽電話時，首先應問候，然後自報家門。對外接待應報出單位名稱，若接內線電話應報出部門名稱。
比如：“您好，××公司”或“××大學經濟貿易係，你好”。
“你好，銷售部辦公室，我是××。”
自報家門是讓對方知道有沒有打錯電話，萬一打錯電話就可以少費口舌。規範的電話體現的不僅是對對方的尊重，而且也反映出本單位的高效率和嚴管理。
在家裏接電話可以有很多種選擇，規範一點的可以用：“喂，您好！”問候對方。當然在家裏接聽電話與工作單位接聽電話有所不同，在家裏，關鍵的是要讓對方感到親切友好，而這種親切友好主要是通過接聽電話的人的語調、語氣來體現的，過於規範化的電話反而會讓人覺得“公事公辦”的冷淡。
3.要找的人不在或不能接聽電話時的處理
這裏，特別要注意的是，在詢問對方姓名前，先告知他要找的人不在。