4.口頭彙報要做到用語準確，句子簡練
口頭彙報的語言不像書麵文章那樣講究，但原則上要做到準確、簡練。用詞不當，詞序不妥，語言結構殘缺甚至混亂，就不可能清楚明白地表達自己的觀點和思想感情。語言應力求自然樸實，做到言簡意賅。先彙報工作結果，有必要時，才附上說明經過和理由，當然也要簡潔。切忌不顧實際，信口開河，華而不實。像“口頭禪”，如“嗯”、“這麼”、“那個”等都應避免，因為這樣會使領導心煩，並認為你彙報的內容貧乏。
5.彙報時應做到語速適中、音量適度
彙報工作，一定要讓領導聽清楚，並能隨時領悟你彙報的內容。因此，說話不能太快。對一些次要問題可以說得稍微快些，但在重要問題上一定要慢，必要時還應重複，以便讓領導記錄和領會你的意思。但應注意，整個彙報速度也不宜太慢，因為這容易讓對方精力分散。要把握好音量，若音量太大，像是作報告，缺乏交流感情的氣氛，會讓領導感到不舒服；音量太低，容易被認為懼怕、膽怯，會影響彙報的說服力。
6.彙報時間不宜太長
因為領導工作很忙，時間有限，所以彙報的時間務必要盡力壓縮，最好限定在半小時內，若15分鍾就更好。因為從人的精力集中角度看，超過半小時，效果就不是很好。而且最好留有時間，讓領導提問，你還會摸到領導注意或感興趣的問題所在，領導也會感到你是個很懂禮貌的人。
7.彙報要準確
彙報時加入個人的推測和意見，不但影響其客觀性，也會給上級留下不良的印象。如果自己有意見，不妨加上：“依我個人的意見……請您（大家）參考。”
寫書麵報告時，要先列結果，再加說明，內容複雜時，最好用圖來顯現，再配合自己的口頭說明。
五、做好保密工作
信息保密是所有員工基本的和重要的職責之一，是保證國家、組織利益的起碼要求。
從保密載體上講，信息的安全及保密工作通常包括：口頭信息的安全及保密工作；紙麵信息的安全及保密工作；電子信息的安全及保密工作。如果辦公室工作人員缺乏保密意識，那麼，有時會造成不可彌補的損失。對於信息的保密，不同的載體應采取不同的措施：
（一）做好口頭信息的保密工作
在員工心目中應該形成不要在組織內部或外部談論有關單位的保密信息的定勢心理，包括對其他工作人員、客戶、自己的朋友或親屬。
在沒有確認對方身份之前或未知對方是否被授予獲知信息的權利之前，不要通過電話、手機、答錄機等通訊設備給出保密信息。
向來訪者提供信息時，更要注意，隻向來訪者提供組織允許的信息，若超出範圍，應向上司彙報。
嚴格遵照會議的要求傳達信息，不要加入個人的理解。
（二）做好紙麵信息的安全
紙麵信息包括用紙張、各種膠片等物質作為載體的文字、表格、圖形等信息。做好紙麵信息的安全，可以采用以下幾點方法：
接受保密文件、資料等都要簽收並登記。
文件或其他保密信息隻發給或傳閱到被授權閱讀的人員手中，並要簽收。
在傳閱文件的時候，要放在文件夾、盒中攜帶，以防失密或散落丟失。
所有保密的文件應該歸類於專用文件夾中，並清楚標明：“機密”，保存在帶鎖的、防火的櫃子裏。
離開辦公室時，不把機密信息和文件留在辦公桌上，應鎖入抽屜或櫃子，並鎖好門窗。
用郵件發送保密信息，信封要貼封口，並標記：“秘密”或“保密”。
為了確保安全，高密級信息可以由工作人員親自送交收件人。
複印完後，應將保密原件、複印件帶走，不要留下。
傳真保密文件時，需要使用具有保密功能的接受設備或要求接受人等在傳真機旁即時收取。
極為重要的但不常用的紙麵保密信息可以製成微縮膠片，保存到保險櫃裏。
不再需要的保密文檔要粉碎。
（三）做好電子信息的保密安全
計算機顯示器應該放在他人看不到屏幕的地方，如果來訪者走近，應迅速滾動頁麵或關小亮度，或保存你的信息關閉顯示器。
計算機打印保密材料要人不離機，負責保存和傳遞。
在提交電子信息給他人之前，應交予領導核對，不能給未授權的人。
每一個使用者應該有自己的識別碼，密碼必須保密，經常更換。