辦公環境的維護，通常是指對於自己責任區的維護。責任區一般包括：個人工作區，如秘書辦公桌椅周圍區域中的地麵、牆壁、家具和電器設備等；公用區域，如你經常使用的傳真機、複印機，與同事共同使用的櫃架、辦公室的茶水桌等；由你輔助的上司的辦公區域。
一、清潔整理責任區域
（一）清潔整理由你負責的責任區域
台麵、桌麵、電腦、負責的家具及門窗等。
保持桌麵的清潔、整齊、美觀、有序，不亂放私人物品和無用的東西。
經常清潔電話鍵和聽筒。
來訪者的茶具應立即清潔幹淨，並重新擺放好。
每天清理廢紙筒並放在隱蔽處。重要的文件不能直接丟棄在廢紙筒中。
（二）自覺清潔本人參與的公共區域
經常清潔你使用過的複印機、打印機等設備的周圍。
經常清理你使用的茶水桌，保持桌麵、地麵無棄物、無水跡，茶具清潔整齊。
經常清理你使用的文具櫃、書架、物品櫃等家具。
注意清理由你負責的接待區域或會議室，並在訪客離開後或會後立即清理，保證在下一個訪客來訪前或會議前又出現一個清潔整齊的環境。
二、設備物品放、取有序
（一）本人經常使用的辦公用品和設備擺放有序、方便操作包括以下內容：
自己的桌麵的整理。可以用一隻組合文具盒把常用的文具放在裏麵，如各色的筆、釘書機、剪刀、小尺、回形針、大頭針、修正液等。其他如計算器、名片整理盒、便紙條、台曆、公文盒等可以放在桌麵上，方便使用。
私人用品、零散物品如皮包、化妝品、衛生用品、私人信件、衣物等應有序地放在抽屜裏，按照使用習慣分類整理。
常用文件夾應該整齊疊放在桌邊或直立在文件架上，並貼上標識加以區分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夾應該存放在文件櫃裏。
專用的電話應放在左手邊方便拿的地方，以右手做記錄。
電腦、打印機等設備應放置在一起，便於電源接線和管理。
（二）公用資源擺放有序，用後歸位
包括以下內容：
文件櫃的文件應整齊有序，取後放回原位。
公用辦公用品也要放置規範，通常重的、大的放下麵，便於取用。
一些常用必備的辦公用品、參考資料，如電話號碼本、航班表、火車時刻表、字典、辭典、工商名錄、國內外電訊聯絡號碼、商用書信、禮俗書籍等按照辦公室要求放在櫃子裏或書架上，注意用完後要放回原位。
接待區域的訪客閱覽的宣傳品、資料、報紙、雜誌應擺放整齊，經常整理，做好接待窗口的對外形象。
三、文件的收發與處理
處理上司信件、公文是一件相當重要的工作內容。掌握收發和處理文件、郵件的程序、步驟的基本要求是非常重要的。
（一）收文（郵件）的工作程序
1.簽收
對所有文件的件數要認真清點，檢查實收的件數和投遞清單上的件數是否一致。清點後，要檢查文件信封上或封套上所注明的收文機關、部門、姓名是否都是本機關的，如有誤投，應立即退回。包裝和封口是否有損壞。文件經清點檢查無誤後，收件人要在送件人的“投遞回執單”或“送文簿”上簽字，並注明收到的時間。
2.拆封
文件處理權限不同，有的文件不能拆封，隻能轉交，有的文件可以自行拆封、處理。大部分秘書擁有拆封文件的權力，不過在拆封之前還是要與上司溝通，分寸要拿捏得當。當然，上司的私人信件與封套上寫有機密或親啟的除外。
啟封時，要保持原封件的完好，特別注意封內文件不能損壞。必要時，應把原封訂在文件後麵，一並處理，以便日後查閱。如發現有不屬於本單位的文件，或內裝文件與應送文件不符，應按照規定處理，一般應予以退回。
3.登記
登記是收文件中最重要的環節之一。登記時，按照收文登記簿中所列的內容，逐項登記，並在收進每份文件首頁貼上“來文處理單”，並將“來文處理單”上的有關內容，如來文單位、來文標題、來文字號、緩急程度、密級、份數、日期等填好，然後轉入下一道程序處理。