4.分類
對信件進行迅速分類，將信件或文件分為急件、要件、例行公事、密件、私人件5類，分別歸人5個規格一致但顏色不同的專用文件夾內，分送各主管上司處理。
（二）處理文件的規則
文件處理的好與壞，很容易影響到公司的業務開展，因此，要細心應對與處理。主要通則如下：
不可積壓，要盡快做出適當處理。
需要核對的可以先行過濾，如估價單、申請書、請款單……如有差誤，可先行追查。
若上司有要求，在呈送信件前應先閱讀後用黃筆（若需要複印，黃色不會在複印件上顯現）將公文要點勾畫出，方便上司閱讀，如公司名稱、日期、產品名稱、數量、價格等。
如有附加資料或需要加添參考資料，一並附於公文、信函後。
重要公文信函交予上司的同時，可以用口頭說明要點；如果上司不在，就改用書麵說明，讓上司能迅速掌握要點。
需要上司親自拆閱的信函，要迅速呈交。如果上司不在，可用卷宗或透明夾標上日期，放在上司辦公桌上。
需要回函的一般信件，可自行處理，如果不懂可以向較資深的同事請教。自己沒有充分把握的回函，可以向上司口頭請示，記下要點，草擬內容後，再請上司過目簽核。
公文處理完畢後，應存檔留底。
如果公文需要有協辦單位，應迅速移交相關單位或人員。
若是較無參考價值的資料可轉交其他單位，如：產品說明書交給業務開發單位，廣告宣傳交企劃部，書籍等出版物交給資料室。一般物品采購訂單也可交給相關單位，由他們自行決定是否訂購。如書籍出版物訂購單，可以交給企劃部、美術設計部、資料室等。
如果有重要函件，但上司無暇拆閱，可以利用空檔，用口頭提醒上司，將內容作簡略說明。
（三）寄發文件注意事項
代上司寄發文件時，要把自己當作上司，也代表公司，切勿粗心馬虎。主要事項有：
文字要準確，文筆要流暢，字體要工整。
寫好以後要檢查一次，特別是收信人和收信地址一定要正確。
檢查附件，即檢查信函的附件是否放進郵件，附件是否齊全。
要選擇大小、格式適當的封套。如中式信函不可使用西式信封；大型文件或書籍，不要用太薄的封套等。
非印刷品類要密封。
大宗郵件要使用印有“印刷品”“國內郵資已付”的封套。
用特殊方式郵寄時，要蓋上“限時專送”“掛號”“特快專遞”等印戳，方便公司郵務處理。
裝入特殊物件時要在封套上注明，如“內有相片，請勿折疊”等提醒郵遞員留意，以保護物件。
選擇適當郵寄方式，如極重要信函用“掛號”，緊急郵件用“限時專送”或“特快專遞”，大批郵件用“國內郵資已付的大宗郵件”，現金用“彙票”或開列即期支票，再用“掛號”寄出。
近距離的緊急函件，可以利用“快遞”，請人專程送收。
在交寄前別忘了檢查須由領導簽名寄發的郵件是否簽署。
最後記入收發簿中，以留作日後查核。
如早上司不在，作為秘書或下級處理文件或郵件可以參考以下方法：
如果你的上司習慣每一天給辦公室打電話，你應該把公司信件和外來信件分開，同時把每封郵件的內容大致記錄一下，以便於隨時向上司彙報。
如果上司沒有每天給辦公室打電話的習慣，你應該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他。
如果你的上司離開不止一天，應把所有郵件通知給他。
盡可能多處理一些文件，這樣你可以在給上司彙報時說清楚主題，或者把郵件交給公司有權處理的人回複。
把寄給上司的郵包連續編號，如3～1，3～2，3～3，這樣就會知道是否全部寄出了。如果你的上司此次外出不止一地，在郵包上編號就更為重要了。
如果你的上司正在度假，並且不讓你轉交郵件時，你可以先把需要上司親自處理的郵件保存下來，並在通知發件人已收到的信中告訴對方何時給予回複。