把積壓的郵件分別裝入紙袋，標上“需要簽字的郵件”“需要某某處理的郵件”“需要閱讀的郵件”“報告”“一般閱讀材料”等說明字樣。
四、彙報的禮儀
作為辦公室工作人員，不僅要熟知一般人際交往禮儀，而且要熟知工作常規禮儀。出於工作的需要，上級要經常聽取彙報，作為下級，還要經常利用機會向上級、客人彙報各種情況。如果隻顧埋頭工作，一直到最後期限，才把結果告訴上級，這樣一旦出現誤差，往往會錯失彌補的機會，因此，學會溝通彙報就很重要了。
（一）隨時彙報
要有隨時會被上級詢問的心理準備，以免到時候手忙腳亂，含糊其辭。
如果工作中有確實自己無法解決的問題，一定要盡快向上級反映。不過，反映並不意味著把問題丟出去，應試著去麵對，然後把處理過程中的遭遇狀況，向上級彙報。
如果上級指示的工作比較複雜或需要較長的完成時間，自己就要試著把工作分成幾個階段，再做成流程表，呈報給上級，然後把每一階段的工作進度讓上級知道。
碰到重大問題，應把決策權交給上級，不要擅自作主張，除非經過上級授權。
向上級彙報時，一定要做充分的準備，在報告過程中，不管上級詢問什麼，神色一定要鎮定，聲調要有自信。
把工作中的困難向上級反映的時候，也要提出解決問題的可能性辦法，以免讓上級覺得棘手。
（二）彙報前的準備工作
了解上級或負責人的特質。上級、負責人是彙報的接受對象，有的人喜歡處理過程的細節；有的隻要知道結果；有的隻要口頭報告；有的習慣透過一些設備了解，例如投影、幻燈片等；有的卻是喜歡看簡明的條例式大綱。了解對方的習性，是報告前最重要的準備工作。
彙報的功能決定彙報的形式。有的是應該馬上辦，立即就要知道結果的事，隻需要口頭彙報；有的必須留下檔案記錄的，就需要書麵彙報；有的必須做兩三次彙報，就可以利用投影片，幻燈片甚至大型海報做說明。了解彙報的功能，才能做出適當的準備工作。
事前了解彙報的內容，不但增加彙報時的信心，同時，上級質問時，也可以適當說明。
不管哪一種形式的報告，都要留下文字記錄。如果我們是用書麵或投影等作報告，當然會留下記錄；如果是口頭報告，也一定要在報告後，做成記錄存入部門或個人資料檔案裏，以供日後參考查證。
（三）正式彙報時應遵循的禮儀
一般說，彙報有口頭和公文（書麵）兩種。公文彙報，是以文件的形式或書麵語言的形式，向對方彙報所需情況。口頭彙報則是以口頭語言的形式進行彙報。一般說，無論是何種彙報，都要遵守下述禮儀：
1.遵守時間，不能失約
這是很重要的禮貌。特別是在現代社會，人們的生活節奏普遍加快了，更需要我們有極強的恪守時間的觀念。下級向上級彙報工作，務必準時按約定的時間到達。過早到達，會讓領導因準備不充分而顯得難堪；姍姍來遲，則又會因領導等候過久而失禮。萬一因故不能赴約，要盡可能有禮貌地及早告知領導，並以適當方式表示歉意。
2.掌握好時機，把握好時間
在上級最想了解情況的時候，作適當的報告，對工作的進行才會有幫助，因為很可能上級會依照報告，製訂下一步的計劃。臨時彙報時，如果上級正處於百忙之中，可以客氣打斷上級的工作，把結果用幾句話說明。如果彙報需要較長的時間，可以與上級取得協議，預約時間，進行詳細說明。此時，不妨先主動提出適當的時間讓上級參考。
3.敲門後等有人應聲才可進門
到領導的辦公室去彙報工作，千萬不能急於破門而入，而應該先輕輕地敲門，等聽到招呼後再進去。即使在夏天，辦公室的門是敞開著的，也不要冒然闖入，而應以適當的方式讓領導知道有人來了。彙報期間，應該注意自己的儀表、姿態，要站有站相，坐有坐相，做到文雅大方，彬彬有禮。向領導敬煙時，最好將開口的煙盒遞上讓領導自己取，然後再自己取用。煙灰和煙頭不能隨便撒在地上，應該彈放在煙灰缸內。在標有“無煙室”字樣的辦公室內，則不能抽煙。