對於在職場中的商務人員來說，可能有過這樣的經曆與體驗：
當你在一個大型的公司裏任職時，你可以用自己買的私人信箋寫信給商業夥伴、朋友，用於聯絡事宜。你的信紙和明信片要強調你是誰和你的職位。當你發出通知或邀請函或遞給某人你的名片時，你就在傳達你本人和你工作的精髓與形象。
一張好的請柬能夠傳達活動的重要信息，能夠塑造良好的公司形象，能夠代表主人發出真誠的邀請，還能夠使接受者對主人產生親切感。
在社交禮儀日益重視形式與規範的今天，禮儀文書是現代社交禮儀的基本方式之一。在現代社會中，個人之間，機關、企事業單位及社會團體之間時常發生各種交往，有時就用書麵形式進行溝通、聯絡，如邀請客人出席招待會、開業典禮、座談會、宴會、交易會、沙龍、學術討論會的柬帖；迎來送往、歡送告別、喜慶場合的歡迎詞、答謝詞、歡送詞、祝酒詞；向有關單位及公眾宣布事項的啟事；還有題詞及婚喪壽誕方麵的文書等。
上述各類禮儀文書不僅用於交際，也關係到個人的工作效率和交際活動的效果。
一、禮儀文書常識
禮儀文書有哪些特點
1．交際性
作為社會交往、禮儀活動的文體，禮儀文書主要體現交際雙方（有時是多方）的願望、喜好、情感，反映的是一種“雙邊”關係。隻不過它是用書麵的形式接觸、互通信息、交流情感，同樣能達到相互了解、彼此吸取對方的長處和積極因素的目的，為增進友誼、加強合作、促進人際關係的和諧起催化劑作用。
2．禮節性
禮儀文書注重“以禮相待”，強調因人、因事、因地、因時地待人接物。
3．規範性
禮儀文書一般都具有比較固定的格式和用語，是一種比較規範化的文體，有時要特別注意。比如書信，不僅稱謂語、開頭結尾的應酬和問候祝頌語有很多講究，還要注意行文中書寫的款式，即以抬頭表示尊敬、以側寫表示謙遜等，如果用錯了對象、用錯了場合或不合於情境名分，就會傷感情，影響交際效果。
怎樣寫作禮儀文書
1．表達方式靈活多樣，不拘一格。
隻要能準確、真誠地表達自己的感情即可。
2．使用語體自由多樣，心到筆隨。
禮儀文書的語體不受公文語體的束縛，白話、文言、文白相間均屬恰當。禮儀文書是一種最能體現和反映作者個性與才情的文書。
3．運用語言簡潔精煉，順暢得體。
4．反映情感真摯懇切，情溢文中。
禮儀文書大多是從心底深入進行交談，加深情誼，處處體現出相互之間的感情。
禮儀文書的文體種類
根據文體寫作的基本要求，禮儀文書大致分為：
禮儀函電類（包括一般函電和專用函電）。
柬帖類（包括聘書）。
名片賀卡類。
題詞啟事類。
訃告與悼詞類及碑文、對聯、詩詞類等。
二、各類禮儀文書及應用禮儀
致詞與函電禮儀知識
1．禮儀致詞的種類
禮儀致詞主要有四種：歡迎詞、歡送詞、答謝詞、祝酒詞。
歡迎詞、祝酒詞是賓客到來時主人的接風致詞。
答謝詞是賓客為感謝主人的盛情款待而致的答詞。
歡送詞是當賓客離開時，主人表示禮貌而說的惜別之詞。
2．禮儀致詞的特點
尊敬感。禮儀致詞建立在雙方互相尊重的基礎上，一般在稱謂前要有表示尊敬之意、親切之感的修飾詞，如“尊敬的”、“敬愛的”、“親愛的”等詞語，再在姓名之後加上頭銜或加上“女士”、“先生”等字樣。
真摯感。在迎來送往、感謝致敬時，致詞應在字裏行間反映出真情實意，這種情感要出於真誠，是一種自然流露的感情，不是虛假地做給賓客看。使用客套話要恰到好處，不能過分或過濫。