這樣工作彙報的基本結構已經成形，你隻需要補充進相關的內容就可以了。
由於生活中85％的信息是通過視覺得來的，通過聽覺得來的頭腦中記憶的信息隻占11％。因此，如果你要作一個工作彙報或是項目說明，那麼發言時應當使用視聽材料給聽眾加深印象。但不要忘記視聽材料隻是附帶使用，我們更應當注意同時運用視聽材料和口頭陳述達到效果。
借助計算機工具為數據構建圖形已不再費時費力，計算機製圖正變得越來越容易。圖形可以在最小的空間、以最少的筆墨，讓觀眾花最短的時間獲得最多的想法。了解一些製圖原則，可以幫助你避免最常見的錯誤。
（1）要突出數據。不要像許多圖形常見的那樣把分析結果隱藏起來，相反要突出結果。
（2）要利用圖形來突出你的分析，引起閱讀者的注意。消除垃圾圖形，消除無關的網格線，刪除圖形中不傳遞信息的裝飾部分。因為這些隻會讓數據不明顯。
如果是一個項目的說明或者工作彙報，你也可以把這幾頁紙做成幻燈膠片或電腦的PPT格式（微軟PowerPoint電子幻燈演示），這樣就可以為你的講話增添更好的視覺效果，你隻要按照一張一張膠片或一幅一幅幻燈的順序依次講下去，再也不需要死記硬背或照本宣科了。與之相反的是，看著幻燈膠片上的要點，你就能記起來往下該說什麼。
顯示在幻燈上的每一條，都會使你記起你想要講的一個觀點或一個事實。這是使用視覺效果的主要目的。要知道，聽到某個信息時，你可以記住該信息的20％。當你不僅聽到而且看到該信息時，你可以記住該信息的50％。但當你不僅聽、看到該信息，而且按該信息去做時，你一下子就能記住該信息的90％。所以，不要隻是簡單地講，而是要講得豐富多彩。
即便是運用幻燈等設備，有一個重要的原則仍不可忽略，這就是我們在前麵所講的“K．I．S．S．原則”——保持簡單。標題、內容都要簡短。這樣一來，能容易地使你傳達的信息一目了然。采用合適的視聽工具，不僅可以使發言變得清楚易懂、真實自然，而且可以增進交流，取得最好的效果。
如何讓會議起到應有的效果
帕金森定律中有一條說，我們傾向於把時間和力氣用在那些同它們的重要性相反的事情上。這條定律在許多會議上都在起作用。如果一件事在時間、精力等方麵的討論成本高於這件事本身的任何一項決策成本，那麼會議也就失去了決策的意義了。
這種現象並不少見，明明開會時討論的是A目的，因為涉及了B，於是在B上又打轉了好長一段時間，也可能又出現了C問題……如此這般的一番討論，真正用於A的時間可能隻有很少。盡管這個會議完成了A目的，但卻被許多次要或無效的B、C等占去了大部分的時間。
因此，盡可能地給一項議程規定一個時間限製，而且按照每項議程的相對重要性分配給它一定的時間。如果你能對一次會議作一個記錄，記下在議論每項議程時所費的時間，並把它們同議程的重要性作比較，你就能夠非常明顯地看出，會議的時間並沒有按照議程的輕重緩急進行使用。因此，依照會議議程規定時間是保證會議有效率進行的一個重要手段。
根據大腦生理學的理論，要召開一個有效率的會議的最佳時限，包括中間休息，是3個小時；不休息時，以兩小時最適宜。因此，為使會議進行得有效率，必須在這個時間內解決議題。如何有效地利用這兩個小時，這取決於主持者掌握會議進程的技巧。也就是說主持者為了能在規定時間內有效地結束會議，要寫下會議進行計劃表。
會議進行計劃表大體上不過是一個目標。如何討論，如何發展，一般難以預測，所以隻能對每個議題的說明時間、提問時間、討論時間等作大體上的計劃。要想在兩三個小時內把會議開得有效率，這些事情都要絕對做好。
從寫好的計劃表上看，如超過規定時間是因議題過多，那就應減少議題，作另召開會議的計劃。不過，計劃表終歸還是計劃，可以適當靈活變動。隻是要做到在這個議題上超過了時間，一定要努力在下一個議題中找回來。
有時討論會出現離題，這時就要掌握離題的程度。有時離題也是必要的，馬上拉回主題也不可能。這種離題是由於會場的氣氛造成的，要及早考慮這種氣氛給大家的思維帶來的影響，或采取必要的措施，或暫時置之不理。如果陷入與議題討論無關的局麵，可以以“計劃時間”為借口，動員大家找機會討論，使會議正常進行。
由此可見，有了會議計劃表，好多會議中的問題都可以迎刃而解。