如果是一些重要的數據，而數據量又不大，最好自己輸入數據，這樣你就可能會發現數據中的矛盾和問題。這樣做還能提升你對數據的感覺，這種感覺是無法從其他渠道獲得的。自己輸入數據，你也能找到思考的方向，獲得意想不到的見解。
任何一份報告你都要對其中的數字作如下幾個方麵的檢查，以確保無誤。
1．檢查數字的總計是否等於單位數字之和。
大多數資料裏都存在印刷錯誤或計算錯誤。不要盲目相信裏麵的彙總，而應該自己驗算一遍。通過比較，你還可以檢查自己輸入的數據是否準確。如果驗算結果一致，那你的輸入應該不太會出錯。如果你不作驗算，你無法保證別人不會去做。所以親自動手，以免發生潛在的尷尬。
2．注意檢查數據是不是當期數據。
要確保分析中使用的數據的時效性。檢查相關數據之間的關係。有些數據一比較就會有新發現。分析造成差異的原因是下一步的工作內容，但提前作出數據檢查無疑會促進你的分析和理解。
3．檢查能否合理地再現別人的計算過程。
如果一時無法做到，那你至少要列出問題清單，一步步來。如果最終還是無法再現計算過程，那麼作者就違反了清晰地表達數據的基本原則，而且他的分析也是值得懷疑的。
4．將數據與你熟悉的其他數據作比較。
這樣做可以表明你是否處在正確的軌道上，憑借這些比較也可以提高你的可信度。
5．將數據標準化，以便比較。
如果是時間序列數據，可以選定某年度作為基數，把時序數據編製成指數序列，就可以比較彼此相關的不同時序數據之間的關係。
書麵信函應遵循的原則
工作中，書麵信函是一種重要的溝通方式，更重要的是書麵溝通可以作為記錄存查。所有的書麵信函都要遵循一個原則：盡量簡短，有人認為以不超過一頁為原則。
在正式寫信以前，你要先列出你要談的重點，然後再開始動筆。
信的內容必須要有一個開頭，然後是一個簡短的介紹，以說明寫信的目的，另外或許還會有個標題，然後才是正文。
正文的內容要分段落，各段落之間要有邏輯順序關係，如果適當的話，你還可以用數字標示。
結束時則要指出下次的聯絡事宜。
信件最後要簽名，並用謹上、敬上等信尾用語。
商業書信的用字要精練，並使用自然的形式。要用標點符號，以幫助對方了解你信件的內容。把你的手稿念一遍，刪掉那些不必要的字和句子。千萬不要為了炫耀你的才華而故意賣弄文字，或是膨脹書信內容以達到讓對方印象深刻的目的。這樣做隻會讓人在讀你的信時，更加困惑不解而已。你要把信寫得愈簡短愈好，不要忘了K．I．S．S．原則，在此依然有效。
確定你的信件、傳真和備忘文件等資料都能給別人留下好印象。在你發出去以前，仔細地檢查一遍有沒有錯別字或是語法上的錯誤，並避免一再重複使用同樣的字句。
有些人甚至會在將你的信件拆封以前，就根據信封的外觀，對你有所評價。信件的裝封和外觀都是整體信息的一部分，如果有任何不完整的地方，都會對你的形象造成損害。
在你收到書信後，也要盡快在一個工作日之內作回複，假如你無法取得相關資訊或尚需要一段時間才能準確答複，也應該有一個電話或簡短的回複，告訴對方你已經收到對方的信件，並盡可能準確地確定答複時間。
如何作好項目工作彙報
如何更好、更有效地作好工作彙報是許多人關心的重點，其實這是一件很簡單的事。你可以運用幾頁紙來整理你彙報的主要內容與順序，隻要你照著以下步驟去做，通常在30分鍾內就可以完成。
（1）在一張紙上，寫上你發言的“題目”——也就是你彙報的觀點。
（2）在另一張紙的中央，寫上“主題”這個詞。以此為原點，列出2～6個你將涉及的主要主題。可以采用非線性的“思維導圖”方式，不必拘泥於一二三四。
（3）給每一個主題準備一張單獨的紙（例如，你在第二步列出了三個主題，那麼就得準備三張紙）。
（4）在每張紙的項端，列出你要講的一個主題，同時為每一個主題列出2～6個要點。
（5）重新拿一張紙，在靠近頂端的地方標上“總結”。在上麵列出第二步做的“主題”頁中列出的那2～6個主題。