但是，一定要確實是很緊急的事才有必要這麼做。如果根本不是什麼重要的事，對方一定會非常生氣。不論事情多麼要緊，當對方匆匆忙忙跑來接電話的時候，你一定要先向對方致歉：“對不起！打擾您了！”然後再進入正題。
還有一點不要忽略，就是你若有事要離開座位，要請同事幫你接電話——如果任由電話鈴聲在你的辦公室裏一直響個不停，等於是在告訴打電話的人，你的組織是一個沒有人管理的地方。
寫好報告的方法
當坐下來寫東西時，知道想說什麼但卻想不起恰當的詞語，你出現過這種情況嗎？實際上，每個人都出現過。那麼就想怎麼說就怎麼寫唄，可是當你鋪好紙提起筆或擺正電腦時，大腦又是一片空白。
所以，當開始寫第一個詞語前，你要先理順你的思路，然後記下來。隻要你寫作前理順思路，就能把想要表達的思想清晰地寫出來。
首先，你要記住，任何一個報告都必須遵循“3C原則”。所謂3C原則是指內容要清晰（Clear）、完整（Complete）、簡潔（Concise）。因這三個詞的英文第一個字母都為C，故稱為3C原則。
撰寫時不要矯揉造作、過於講究語彙的使用。如果可能的話，要加上一些圖表以增加別人閱讀的興趣，並增加報告的信息量。
報告的主要目的是要傳達信息，有時也可能要進行遊說工作。而你的讀者——很可能就是你的上級經理——是一個很忙碌的人，因此，你不要讓他花時間去閱讀所有的文件。要把你提案的內容放在報告的最前麵，至於一些相關的輔助資料則可以用附錄的方式，將它們放在正文的後麵。
要把報告整理得具有視覺上的吸引力，將它們放在一個很美觀的文件夾裏，用分類標題隔頁處理，必要時可以製作索引以及列出你所使用的詞彙一覽表。用不同的字體來突出特別重要的地方。數據資料要處理得有趣味，用坐標圖、圓形圖，或是線形圖都會比較有吸引力，而且也比較容易理解，不要把一大堆數字呈給別人看。
要把事實的狀況誠實地表述出來，永遠不要在一些你覺得不太方便給別人看的資料上動手腳，或是加以刪除，對這些資料你要公平地處理，而且要用平常心去看待。
一份報告應該多長呢？好多人提出這樣的問題。其實回答這個問題很簡單：把事情說清楚就可以了。你的目的是提供信息，不是寫小說。
當你完成一份報告，請你以下麵的問題來核對自己是否做到清晰，你寫出的報告必須做到下列幾件事：
（1）報告內容必須徹底表明工作現狀以及問題重點。
（2）報告內容必須明白提出“變化點”在哪裏。
（3）報告內容必須清楚地指出“究竟需要怎麼處理”。
（4）報告內容必須是領導需要或是對領導有用的東西。
為了能滿足上述這些要件，最好能夠時時有如下的檢查工作：
（1）根據這份報告，目前的工作進度或問題是否能夠充分掌握？
（2）應當記述的部分裏有沒有哪些地方占了太多的經費或時間？
（3）有沒有僵化、毫無變化的記述？
（4）是否詳細地報告了日期？
（5）報告內容是否隱含了一些不重要的資料？
如果上述各項有問題產生，就不是份完整的報告。不僅自己的報告要這樣檢查，對於分派給下屬或同事的工作，也要這樣要求才能保證獲得滿意的結果。
運用數字時一定要認真準確
任何一位鑽研數字的人，都會發覺手邊的數字實在是淩亂不堪。被調查者可能寫下錯誤的答案；將調查表輸入電腦時有可能敲錯鍵盤；軟件缺陷可能歪曲數據……
為修正以上問題，“整理數據”的步驟就很有必要了。但是這個步驟卻常常被人們忽略。因此，你必須向數據提供者了解數據整理的過程。如果他一臉茫然，或者一頭霧水，那你的麻煩就大了。
航天領域有一些著名的案例，說明數據處理過程中的一些小錯誤將導致災難性的後果。水手I號飛船在發射後不久就脫離軌道不得不銷毀。而原因卻是控製指令中一條FORTRAN語句遺漏了一個連字符。這次價值8000萬美元的飛船的發射任務被“有史以來最昂貴的連字符”給毀了。
在你的工作報告中如果有許多數據的話，一定要仔細審查原始調查數據，看看其中是否有錯，這一點至關重要。
不良數據會損害你的可信度，哪怕隻是一個小錯誤，也會讓人懷疑你的分析中是否還混有其他錯誤。如果別人在你的分析中發現了一些明顯的錯誤，再要別人相信你就很難了。因此，你首先要避免發生這種情況。在你最終完成報告之前，一定要鑽研你報告中的數字，不要嫌麻煩。