不論是下屬、同事、朋友，甚至是你的老板，當你交待這個人一件事時，他通常都會根據過去和你相處的經驗來判斷你“忘記”這件工作的可能性有多大。如果你已經建立了一定會追蹤查詢的模式，你要他們做的工作就一定會得到優先處理的待遇。如果他們根據過去的經驗而認定你可能不會去跟蹤查詢，你所交代的工作就會落到最後，而且很可能會永遠留在那裏。
為了提醒你自己去追蹤查詢，以及間接地讓別人相信你是認真的，可以使用表格的形式，記下你交代工作的內容與完成期限。每當你參加一項會議都帶一張表，這很容易就追查出決定的事項是什麼，還能避免弄不清責任屬誰的現象出現。
在大多數情況下，別人知道你有這麼一張表，並且知道你會以這張表作為追蹤查詢的根據，就足以推動別人去做你所交代的工作。依賴這種記錄而不依賴記憶，可以大大增加你交代的工作依期限完成的可能性。不過你要記住，追蹤查詢隻是整個過程中的一部分。
時時的追蹤查詢在任何機構裏都是必要的，但是，如果你發現自己花了太多的時間在追蹤查詢上，那就不妥當了。每一次任務的交待，你都要問問自己下麵的問題：
（1）我交代清楚了嗎？我要求得很明確嗎？還是我說得很含糊？
（2）我交代工作時有沒有定出期限，期限是不是在兩方麵協商之後定出的？
（3）我有沒有以書麵形式肯定我的要求？
（4）我有沒有使對方了解我希望他們主動提出情況報告，如此我就不需要作例行的追蹤查詢了？
（5）我有沒有使他們認為我委派的工作不重要，而把這項工作當成可以“忘記”的事？
幫助成員學會如何工作
一個團隊不可能從一開始就兵強馬壯，這裏也有一個不斷培養、學習、磨合的過程。同樣，讓每一個成員都成為精英，取得團隊工作的理想效果，也必須有計劃性和係統性的培訓過程。當然這種培訓並不一定很正式，但還是有這樣幾個步驟的。
第一步，準備
準備工作包括物質準備和心理準備。在培訓開始之前，應該準備好所需的一切設備。如果你培訓某人使用計算機，你必須準備一台計算機、有關軟件、培訓手冊及其他教會某人使用計算機所需的材料，因為你不希望在培訓開始後為尋找這些材料而中斷培訓。
在心理準備過程中，你應該在培訓開始之前告知團隊成員培訓原因、培訓內容，以及如何使之適應全套工作的方法。當成員看到的是全部過程而不是自己的那一小部分時，他們會更快地學習，更清楚地理解和更牢固地記住所學知識。
第二步，示範
隻讓成員觀察，並照你所說的去做已經行不通了。現在的工作是非常複雜的，不能僅僅靠觀察來學習，而是要描述你要做的事情，一步一步地示範。一邊示範，一邊解釋，說明這麼做的理由。讓成員操作一遍，並向你解釋每一步的操作方法和操作理由。
第三步，操作
如果你比較滿意團隊成員所做的工作，那麼放手讓他自己做。團隊成員要有一個檢驗自己所學知識的機會。他也許會出錯，但那是不可避免的。應時常檢查工作進展情況，必要的地方給予指導。
第四步，總結
這一步十分重要，因為人們有時並不一定完全按照所學的去做。粗心大意的員工也許會在一個步驟中躍過幾個環節而造成失誤和混亂。聰明的團隊成員也許會按照他們認為更好的方法去做。盡管你應該鼓勵他們想辦法更有效地工作，但是也應該告誡他們，隻有在和你討論之後才可以作出改動。因為他們常常注意不到隨意改變所帶來的後果。