第五章 經理時間管理通則3
三、信息促效法
1.以自己喜愛的音樂做鬧鍾
一早愉快舒暢的醒來，將會大大地提高當天的工作效率，所以，如果不用鬧鍾，而把自己喜愛的音樂卡帶放在錄音機中，並設定在起床時間，這也是一種很妙的方法。
這麼一來，美妙音樂傳出時，就會懷著美夢自然地醒過來。最近，市麵上也有出售定時的錄音機。花點錢就能使“一日之計在於晨”。有個好的開始，讓自己一整天心情愉快，事事順利。
2.以英語雙聲播送的節目學習英語
在收看英語雙聲播放的電視節目時，你可以一隻耳朵用耳機聽英語，另一隻耳朵直接聽本國語。因為，這樣可以一邊收聽本國語播放的信息，一邊學習英語，就像觀賞外國電影時，既能夠享有看電影的樂趣，又能夠了解本國文化與外國文化之間的差異。
對英語聽力有自信的人，在本國語的夾雜下，應當也能專心聽懂英語才是。若是沒有這種自信的人則可先以同樣音量來聽，慢慢的再把英語的音量調高。學習語言隻要稍稍花點心思，就可以快樂、有效地學習。
3.一卷卡帶一個主題，便於檢索
當你家裏收藏很多很多的卡帶，如此之多的卡帶該如何去保管收藏呢?一般來說，最好的保管原則是，一個主題一卷卡帶。
如果在一卷卡帶上，雜七雜八地收錄種種不同資料，不但無法分類整理收藏，事後也很難做檢索工作。假使以卡帶做為信息檔案，即使還有多餘的帶子，還是以一個主題一卷卡帶為原則，才能發揮其功效。
4.在擠滿人的公車上看書倒不如聽錄音帶
很多人都在上下班的車上看書或看報，當然，這也能夠有效地利用時間，不過，在擠得像沙丁魚似的車上，實在是難以看書或看報。在這種情況下，用耳朵學習的效率最佳，不管車上再怎麼擠，一點也不會受到影響。在上下班的公車上，用耳機學習語言或聽自己感興趣的錄音帶，就能夠充分利用上下班的時間。
5.用過的錄音帶不要重複使用
有人認為，卡式錄音帶的最大優點在於能夠洗掉重錄，多次的反複使用。但是最好不要二次錄音，其理由之一是，因為已錄下的資料就等於是自己的財產。
平日養成不二次錄音的習慣，就不會發生把重要資料洗掉的失誤。如果采用這種做法，絕對不必擔心會發生種種意外。
6.用十卷裝的卡帶盒來收藏錄音帶
在收藏標準大小的錄音帶時，最好用十卷裝的塑膠卡帶盒，把卡帶裝在裏麵，再放到書架上，當然，要按類分別整理，有條不紊的排列在書架上，舉例來說，如果是有關語言的，要按英語、法語等等來分別歸類，需要時，就不必在檢索上浪費時間。
此外，在卡帶上附上標示內容的卡片。在這卡片上，就不隻是寫上標題，把你認為必要的事也一並寫上去。舉例來說，如果在一卷錄音帶上，錄兩周的節目，也清清楚楚地標示在卡片上。
7.看錄像時，可以使用快速回轉〖HT5”，5SS〗若談起前麵提過的，以快速回轉看錄下來的電視節目，大概會有很多人以為，那些跳過不看的部分都是插播廣告，不過，不插播廣告的NHP節目你也可以“跳看”。
舉例說，當你觀賞“NHK專輯”，即使是水準很高的節目，重要的部分也不會太多，拖泥帶水的場景經常可見，所以，這些部分你可以很快地跳過去。如此一來，一小時的節目也能縮短到二十分鍾左右，其效率實在是一級棒。
8.袖珍卡帶最適合錄語言節目
卡式錄音帶由於體積小，外形統一，比起書籍來，較不占空間，在收藏上比較方便。其中，有一種袖珍型卡帶，隻有標準帶的四分之一大，一個大抽屜收藏幾百卷，是綽綽有餘的。在連續收錄語言節目時，要想成立屬於自己的卡帶圖書館，再沒有比使用袖珍型卡帶更理想的了。
不過，如果不在卡帶上標明內容，充分做好分類整理的工作，在檢索上就很費工夫，所以，這一點必須特別注意。
9.不斷看電視，隻是浪費時間而已
業務人員打發假日的方式，大多是“睡覺”和“看電視”。的確，在電視機前睡覺，很容易無所事事地度過一天。
隻要打開電視，往往都會接連不斷地看下去，因此電視常被視為影響孩子功課的最大敵人。對大人來說，不斷的看電視，也會造成一樣的後果。前麵提過，你可以把電視節目錄下來看，即使做不到這個程度，隻要控製電視機的收視，也能避免浪費時間。
10.利用睡眠學習機
有一種睡眠學習機，是在枕頭下放置一個錄音機，使人可以一邊睡覺一邊聽音樂或語言錄音帶。在聽力學習工具上，這是非常有力的“秘密武器”。當你一邊工作一邊學習語言的時候，可使用睡眠學習機來聽錄音帶，從而有效利用時間。
11.早上隻要在床上思考五分鍾
早上你可以在床上看書，尤其是學習語言之際，雖然早上已經醒來了，仍會躺在床上收聽英語廣播講座。即使頭腦依然睡意朦朧，耳朵隻要不斷地接受廣播的刺激，在提高語言能力上，也有很大的幫助。這樣一邊睡覺，也能夠一邊思考許多事情。
即使不學語言或讀書，也可以每天早上在床上思考五分鍾，想想要用什麼方式來進行今天的工作。隻要想一下，即可提高當天的工作效率，床上的五分鍾可以相當於一、兩小時的效用。
12.與轉接電話的人先定下“暗號”
在轉接電話時，如果對方指名要找的人正在接電話或會客，以至於無法接聽電話的情況非常多，像一些重要人物或是難以聯絡得上的對象，恐怕會因此錯失接觸的機會。
所以，如果你和秘書之間定有“暗號”，盡量培養彼此的默契。舉例來說，如果你在秘書送來的紙條上寫“W7”，即表示“七分鍾之後，立即回電話。”借此，即使是接聽別的電話，也不會令任何一方久候，且能夠迅速應對處理。
13.與對方約好回電的時間
電話中事情談到一半時，對方說：“一會兒再給你回電。”這種情況常常會發生。可是，這個“一會兒”可是很難預料!有時以為對方會馬上打來，而苦苦等候著，不料竟拖到第二天才打過來。
因此，特別是在想盡快得知情況時，你最好先與對方約好回電時間。這樣，對方就不會七拖八拖，而你也不必苦苦等候，既浪費時間，又不敢隨便外出離開。這似乎是理所當然的做法，不過，很意外的，好像很少有人能徹底奉行。
14.采用有監聽功能的電話
打電話找人時，通常對方都不會馬上來聽，而要“稍等一下!”
在這種情況下，大部分的人都是拿著話筒，一直到對方來接聽，這裏有一個最好的方法是利用電話的監聽功能，在電話揚聲器傳來對方的聲音之前，你可以專心做別的工作。因為拿著話筒呆呆的等著對方，不知道什麼時候才會再打過來，這完全是浪費時間。商業電話具有許多優良的功能，要積極加以利用才是。
15.使用無線電話
有點小事打電話找人，在轉接的空檔或者對方去找資料的時候，拿著話筒等待的情況很多。如果是普通的電話，在等候時即使想做其他事，由於電話線的緣故，行動範圍總限於半徑一米之內，再怎麼也無法有效利用等待的空檔。
所以，要有效地利用等電話的時間，最方便的莫過於使用無線電話。這樣，可以拿著電話，在房間裏走來走去，當然也能夠到書架找資料，或是記下備忘錄。
16.使用計時計費的電話
各企業公司在裁減經費時，首先應當整頓的就是電話。的確，長時間通話不但浪費時間，電話費也相當驚人。但是，節製電話若隻是嘴上說說，根本收不到效果。
因此，采用計時計費的電話，是一種很好的方法。這樣，在打長途電話之際，眼看計費表不斷往上跳，即使不願意也不得不警覺到通話時間太長，自然而然就會少說廢話，而達到同時節省時間與金錢的目的。
17留話請接電話的人代為轉達
為了順利處理電話，你可以編製一本應對電話的手冊。其中有一條原則是，打電話找人，即使對方不在，也要向接電話的人表明聯絡的目的，並請代為轉達。
通常，如果對方不在，不是說：“我再打來。”就是說：“能不能請他回電話。”然後就掛斷電話，其實，大多數事情都不一定非得直接告訴當事人，才能夠達到自己的目的。苦苦等待和對方親自說話，往往要浪費很多時間，致使工作效率不佳，而且如果是非常緊急的事，先令接電話的人了解個中情況，他也會十分熱心代為聯絡，以盡快找到對方。
18.在電話答錄機留話，要說明打電話的目的
有些人一聽到對方是以電話答錄機留話，就隻說：“我是某某人，我再打電話來。”就立刻掛上電話。而有時候，即使留話，也沒有交待好重點，以致對方回家後根本不清楚事情的原委，所以，對方隻好再打電話來詢問，結果又得再說一遍，造成雙方時間的浪費。在碰到對方是以電話答錄機留話時，你最好是清清楚楚地交待打電話的日期、時間、事情的要點、什麼時候可以與你聯絡得上及其他一時之間可以想到的細節等等。如此一來，不僅能節省時間，還能順便整理問題，真可謂一舉兩得。
19.把電話答錄機當做“備忘錄”使用
電話答錄機的最大功能在於——在自己出外時，也能確認留話的內容。不過，如果換另一種使用方法，也可以當做自己的“備忘錄”。
舉例來說，你在家裏看報時，從廣告上發現一本好書，就可以打電話到辦公室，在電話答錄機上留話：“請順便幫我買一本書，書名是……。”這樣，你的同事外出時，就會順便幫你買回來。此外，一旦突然想到什麼好點子，也可以先錄在電話答錄機上，事後再加以審核。把電話答錄機當做“備忘錄”使用，甚為方便。
20.利用“電話答錄機”〖HT5”，5SS〗以前電視上有部威士忌廣告，為了安心享用美酒，而把電話收到冰箱的冷凍庫。實際上，在埋頭於重要工作之時，突然受到電話幹擾而中斷，工作效率會受到很大的影響。如果把話筒拿起來，使別人打不進來，確實可以因此而免除這些幹擾，可是，萬一有重要的電話也接不到，往往因而耽誤要事。在這種情況下，可以利用電話答錄機。對忙碌而無暇接電話的人，可以每隔一定時間就聽聽來電的留話內容，馬上回電給對方，這樣就不會有失禮之處。