第三章 精心準備才能談判製勝 2
商業談判的準備
談判前的準備工作與談判本身同樣重要。一項完備而成功的準備工作意味著談判勝利了一半。
談判前的準備工作與談判本身同樣重要。一項完備而成功的準備工作意味著談判勝利的一半。
廣義的準備工作的範圍是極寬的。大的、小的、俗的、雅的、生活的、工作的……統統包含在內。這裏主要強調兩點：關於對自我的了解，關於有關禮儀的訓練。
一個人的服飾打扮也畢竟體現了她的審美品味。而這內在的品味，應該就是智慧，曆練的結果。
——素素了解自我是一個長期的過程，也是一個具有相當難度的工作。“勝人者勇，自勝者強，”戰勝自我從某種角度講比戰勝別人更為困難。而戰勝自我的第一步就是要了解自我。要分析自己的性格以及可能帶來的正負效應，要分析自己的才能及不足之處，要分析自己慣用談判技巧的優劣及改進的可能性。總之，這是一個長期的過程，必須鍥而不舍，持之以恒，在不斷了解自我的基礎上不斷發掘自我，完善自我，更新自我，創造自我，使自己與談判的時代同步。
談判者在談判場上雖說可以盡情表演，縱橫捭闔，神逸南北，任意東西，來顯示他們的非凡才華，但談判是一種高級的社交，談判者必須遵守社交場合的一些基本禮儀。否則，像赫魯曉夫那樣脫了皮鞋來敲桌子的助威的作法，隻會給人留下笑柄。而且更重要的是，不懂禮儀往往會直接影響談判的順利進行，影響協議的達成，從長遠的觀點，對自己的利益也是不利的。
為了使大家在談判中舉止得體，下麵介紹一些現代交際禮儀的常用規範以“有章可循”。
(1)坐下後，腳不要蹬在或放在任何物體上；
(2)不要把鞋底衝人，不要抖腿；
(3)不要目不轉眼地盯視女賓，也用不著過分勤快。
(4)吸煙應征詢對方尤其是女士的同意；
(5)與人交談時應保持一定的距離，小心別把唾液濺到對方臉上；
(6)避免粗俗用語和使用不文明的詞彙；
(7)一般不要打斷別人的話；
(8)不要直接嘲諷某種人、某種職業或某件事物；
(9)避免用手指指人或物、正確的姿勢是五指伸開，手心朝上；
(10)在人多的場合尤其不要用手指遠處的人或物，應用語言替代，例如“那邊那位拿玫瑰花的小姐”；避免不禮貌的行動。
(11)如果談判結束，你為表示對對方的尊重而相送，應把對方送出門或送上車，待車開走後10秒鍾再轉身；
(12)回避令人感到或聯想起不幸的個人話題；
(13)不要問年輕小姐年齡，不要問外國人的職業和經濟收入；
(14)消去BP機的聲響；
(15)女士的BP機最好放在手袋裏，別在腰間則不成體統；
(16)眼鏡是女性美的死敵；
(17)站著時身體要直立，保持協調的姿式。
(18)與人麵對而立時，不要把手插在兜裏，不要抱臂，不要摸頭部；
(19)保持良好的個人衛生，保持體味自然，口氣清新；
(20)男不露鼻毛，女不露腋毛；
(21)胡須要麼剃幹淨，要麼正兒八經的留型；
(22)吃飯喝湯都要讓主人先行，表示對主人的尊重。
(23)中國人講“茶七飯八酒十分”，即倒茶盛飯勿滿，唯獨酒須斟滿；
(24)客人飲酒，主人就應陪盞；
(25)用餐時應正裝，不要脫外衣，更不可中途脫外衣；
(26)大餐巾可以摒起，摒口向外鋪在腿上，並可用內側拭嘴，小餐巾可直接鋪在腿上；
(27)西餐應左叉右刀，大塊食物應先切下一小塊，放回自己小碟慢慢享用，刀叉不要平行架在盤子上，否則表示已用餐完畢，服務員可能會來幫你收盤子；
(28)西方人對葡萄酒的品級很敏感，他們認為“遇什麼人使什麼酒”，因此你如果不在行，最好用國產名酒替代；
(29)西餐就餐前，個人依自己的喜好自己斟酒，白蘭地等烈性酒隻有餐後才飲用；
適當的整潔不等於奢侈浪費，不必要的肮髒落拓不等於艱苦和前進。
——夏衍(30)吃海鮮前，侍者會端來一碗飄著幾片檸檬的水，用來洗去手指上的腥味，切勿飲用，以免貽笑大方。
(31)在餐桌上不要口含食物談話，不要揮舞刀叉，胳膊肘別上桌，別咳嗽，別打嗝。
我們這裏所說的狹義的準備，主要指具有明顯的可操作性的，較短的時間內能夠完成的一些具體的準備工作。
把自己全部精力從一切瑣碎事務中解脫出來，除了你即將麵對的談判外，什麼也不想。這樣可使你的心情保持平靜和緊張的協調。適度的平靜與適度的緊張是自信的前提，而自信是成功的前提。
需要不斷練習各種談判技巧，可以通過藍本即各種談判的記錄以及有關的資料，不斷地對先實踐者的經驗得失進行揣摸，進行靜態的演練。要特別注意前人在談判中失敗的例子，避免你在談判中重演，走向誤區。當然也要學習前人的成功經驗，但是這種學習不是機械的照抄照搬，而是要經過嚴格的分析與挑戰，結合自身的條件從中吸取精華，剔除糟粕。一句話，要考慮實際情況，要有針對性，根據自己的現實情況，不要機械照搬。
全麵了解所要麵對的談判的情況。談判的時間、地點、形式、程序，自己通過談判將要達到的目的，對方通過談判所要達到的目的，雙方有可能達成的協議的主要內容，談判助手的配備等等，事無巨細，了解得越多越詳細越好。為了檢驗自己是否做到了這一點，有時要采取一些措施，就是設問式檢驗，這是一個極有效的辦法。不要過高估計自己，過高估計自己易使自己自滿，驕傲是失敗的先兆。
對你談判時所用的書麵材料也要作充分的準備。如果你對一些細節一些枯燥的數字非常熟悉，你可以在談判中根據需要適當插入。數字是枯燥的，但確是最有說服力，細節是繁瑣的，但細節的準確運用卻產生巨大的衝擊力。
熟悉談判的規則。也許你會奇怪地認為我們把熟悉規則作為談判前準備的重點來講，是不是太小題大作，故作深沉了。
我們且不作是與否的回答。讓我們先來作一小測試：在你身著便服的時候，想想西服的袖口上一共有多少鈕扣;用同樣一個問題去問你的朋友們，他們能夠回答可以說是寥寥無幾，真使你吃驚。現代社會的人對西裝當然不覺陌生，但是熟悉的東西正是容易被忽略的東西。同樣的道理，一個人如果成天接觸一些規則，因習以為常反而把它忘掉，結果是忽略了規則的一些細枝末節。
這種情況在生活中也不勝枚舉。“此處禁止倒垃圾”，往往就是垃圾堆積如山的地方；“此處禁上停車”，附近卻排滿大小車輛；如果此處不準大聲喧嘩，偏偏有人大聲喊叫。
所以當我們即將進入新一輪談判的時候，不論其內容的新舊，都要老老實實認認真真的重視規則，熟悉規則。
以上分別介紹廣義的準備和狹義的準備，其使用方式都是傳統的。現在介紹的是近年來人們使用的一些嶄新的帶有科學實驗性質的準備方法。
全部包容的方法。就是說，對於一場談判的相關資料，在作準備時全部搜集包容在內，一字不漏，然後對所有資料進行歸類、整理、綜合分析。自然，使用此法，一般工作量比較大，因此從某種程度上說是一種獅子大張口似的“笨”的方法。但是這種方法的提出具有獨特之處。一方麵，我們知道，對於一項調查來說，調查數與總體數目越接近，調查結果越接近真實情況，這是一個不加任何推理大家都能接受的真理，對於資料的占有也是同樣的道理。另一方麵，現代科技的迅猛發展，為人們進行超常規的巨大的資料統計與分析提供了可能。
這種新的方法顯現在人身上，就是特別強調團體的合作，通過一些具體的形式來交換建議，做出盡可能客觀的結論。也許你會說，這有什麼好奇怪的呢?這與一般的討論會有什麼區別呢?
漂亮的人懷疑自己的智慧，強有力的人懷疑自己魅力。
——［法］莫羅阿假設，我們要為剛生產出來的一種啤酒擬定商標，按照傳統的思想，這種事對工人沒有多大的關係，甚至也與下層管理人員無關，隻需召集幾位高級管理人員，討論一下就算了事。幾天過後，一種嶄新的獨特的名稱問世啦。新的討論方式則不同，盡可能多的相關人員被集中到一處，包括從高層領導到基層工人的代表，進行無所拘束的交談，真正做到“知無不言，言無不盡”。在這樣一個過程中，領導者的威力衝淡啦，他成為參加討論的普通一員，唯一不同的是，他要比常人更多的留意各個方麵不同的意見。然後由秘書綜合整理各種意見，交負責部門進行冷靜客觀的分析、處理，得出最佳的選擇。
為什麼說這是一個最佳的選擇?在一個沒有限製的因而也就沒有心理壓力的團體氛圍之中，人們根據自己的經驗，然後總結成建議提出來，表達自己的願望。這種表達對人們的構思相互刺激，這種刺激反過來又進一步加快了、加強了人們的傾訴反應，因此，其中必有許多人們預料不到的妙思。這種心理作用過程及其係統的理論，在以奧地利精神病理學家弗洛伊德為始祖的心理學家們的著作中，是可以找到理論依據的。
使用這種方法，借著大量的內部資料來為談判做準備工作。可以預先把你想獲得的內容生動形象地表現出來，比一個人或幾個人一語定乾坤要科學得多，要比在強大壓力進行未切實際的誇誇其談要好得多。這種準備方法科學有效，減少一往領導獨特的錯誤觀念，也降低了談判中可能出現的荒謬性、危險性。
其次是非人化操作的方法。非人化操作的方法不是說完全排除人的參與，事實上，要完全排除人的參與是根本不可能的事情。所謂非人化的是指人在資料搜集、整理、分析的過程中的作用要力圖降到最低程度，以盡量排除結論當中的個人偏見、個人情緒、個人誤差。這種方法實現的可能性，同樣基於現代高科技的發達。人的參與雖然不能完全排除，但可以根據要求，排除參與者的主觀臆斷。他所承擔的作用是完成這一過程的工具，更明白地說，就是要求他隻能運用他所學的關於統計學、管理學等多種知識，一絲不苟地進行嚴格的分析。
製定談判計劃。這裏所說的談判計劃，與我們前麵所說的進行書麵的資料上準備是完全不同的的兩個概念。現代談判者非常強調效益，有極強的效益觀念，也許是受講求實際、崇高實幹風氣的影響。他們絕對不能容忍沒有一個計劃而貿然進行談判的情況出現。