第六章門市業績管理 2
各部門鑰匙管理
一般中型店以上的公司，鑰匙管理的要求比較嚴格。就鑰匙來說，作為常用鑰匙，上班中由各單位保管。但下班後就須交回守衛室保管，另外公司須保留預備鑰匙，以備急需，此預備鑰匙須由行政部門保管，不能隨便取用。其取用前，須填寫申請，核準後方可使用。
鑰匙使用流程的注意事項，可分為七班前、上班中、下班後三種情況來說明：
（1）上班前應由單位主管或指定代理人至辦公室領取鑰匙，並在鑰匙領取登記簿上，登記領取時間及簽名，而後負責開啟各樓門鎖。
（2）上班中，鑰匙由單位主管或其代理人盡保管鑰匙之責任。
（3）下班時由各單位主管或代理人負責將該單位門鎖上鎖，將鑰匙取齊持至辦公室鑰匙箱內吊好，並在鑰匙領取登記簿上登記繳交時間及簽名，當值人員負責清點。
鑰匙的使用在非營業時間必須加強管製，一般的規定有下列兩項：
（1）後勤單位按上班時間可提前10分鍾領取鑰匙進入該單位，如因工作業務需要提前進入，要事前提出申請，行政主管核準後始可提前領取鑰匙。
（2）非營業時間欲進入門市工作者，應由單位主管填寫非營業時間進入門市工作申請表，經店長或行政主管核準後轉至守衛室，始可按申請時間提前領取鑰匙進入門市。進入門市後由負責主管注意人員、商品的安全。
一般公司對於出納、收銀機鑰匙的保管會要求特別嚴格，也因此出納室及收銀機鑰匙應給出納室主管保管較妥當。
為防患來曆不明的人員進入公司破壞或偷取物品，對於員工、來賓、廠商進入公司亦須登記並辦手續，其一般規定如下：
（1）員工上下班一律由守衛室出入。
（2）員工於上班中因事外出須填具請假單，幹部因公務外出須記錄於公差登記簿上。
（3）來賓來訪須問明其姓名、來意，押其證件並通知單位主管，並請配掛出入通行證。
（4）廠商送貨進入公司須以證件換領出入通行證，並配掛在明顯的地方。
（5）廠商人員來洽談，亦比照來賓來訪處理辦法。
貴重商品管理辦法
店鋪經營若陳列體積小、單價高的商品，容易被偷竊。一般管理者對於高級商品的陳列都會要求放在比較明顯又有櫥櫃可以上鎖的地方，包括倉庫的要求亦是，均會要求可以上鎖，以保安全且責任歸屬可以追究。貴重商品在上班中及下班後的管理辦法如下：
（1）下班後除上鎖外，另再貼上封條。
（2）鑰匙應妥善收藏，勿讓其相關工作人員知道。
（3）無法上鎖的商品請於下班時盤點數量，將庫存表（可以銷售日報表代替）貼於明顯處，以利夜巡人員查證。
（4）各部門依本身工作的可行性，可將貴重商品作分戶賬管理以避免盤損。作分戶賬管理前應先和會計部門協調分戶賬登錄方式及每月核算方式。
（5）營業結束後，晚班幹部作門市最後巡檢時，應再對貴重商品做一次檢查，看是否上鎖完畢。
（6）次日上班時如發現商品丟失，應迅速通知行政人員處理，丟失現場要保護，以利搜集證據。
物品放行辦法
賣場經營，其商品可采用公司例行進貨或設立專櫃方式來進行。不管用何種方式經營，對於廠商所帶來的樣本或要退回給廠商的商品，均要作適當的管理，以免商品遺失，此項亦是門市安全管理的重要工作之一。現將物品放行辦法重點分述如下：
1．采購商品的樣本放行規定
（1）采購看廠商之貨樣一律在采購室進行，貨樣看完後廠商攜回時，必須由助理或秘書開立商品放行單（采用三聯式），請廠商簽名，第一聯由助理留存。
（2）廠商攜帶貨樣及放行單第二聯經守衛人員檢查後簽名，並蓋檢放章。
（3）放行單的第三聯由廠商人員留存。
（4）守衛人員於次日將放行單第二聯送行政部。
（5）守衛人員蓋檢放章前，須檢查放行單內容是否完整，號碼是否連續，發現有問題，即照會采購人員追查。
（6）行政單位或稽核單位人員每月核對一次放行單三聯是否相連，並在核查欄上簽名。
2．退貨組專用商品放行單規定
（1）要退給廠商的商品查對無誤後，退貨單位查對人員負責開立放行單並簽名蓋章，還要請廠商簽名，退貨單位留存放行單第一聯。
（2）廠商將商品及放行單第二聯蓋章後經守衛室時，由守衛室人員檢查後，簽名並放行。
（3）守衛人員於次日將放行單第二聯送至行政部。
（4）守衛人員檢查放行單內容是否完整，號碼是否連續，發現有問題，即照會退貨組追查。
（5）行政單位或稽核人員應每月一次核對放行單三聯內容是否相符，並在查核欄上簽名。
商品安全管理另須注意的是內部人員是否有借用商品行為，如作為裝飾品、模特兒穿著需要等。若商品有業務人員在外推廣，偶爾會借用商品作為樣本，但不管如何，凡是在公司內部或外麵人借用或搭配裝飾，一律均需填寫借用單，經上級單位核準後方可借用。借用人若將商品外借，須經守衛室，借用單管製亦同商品放行單一樣，以確保商品的安全。
綜合上述賣場安全管理工作，最重要的是平時的訓練要嚴格，如此才可避免事故發生。必須讓公司全體人員有安全第一的認識，在平時，應督促職員不要擅自離開工作現場，若陳列現場有改裝工程，須注意施工安全及人員管理，勿抽煙，並禁止工作人員到處走動。在營業結束後，應督導職員作賣場最後的檢查，確定無安全顧慮後，將電源全部關閉，門上鎖，鑰匙交於當值或守衛人員，門市職員才可離開。對於幹部要求應更上一層，須成立一個危機管理小組，按各種狀況作任務分配，且須將下班後的聯絡電話、地址給予危機小組負責人，以備緊急情況時，聯絡方便。一個企業或賣場，事故的發生是不可預測的，因此必須擁有應變的能力，且處理過程要井然有序。此乃公司幹部應有的責任，且平時就要加以重視。
店鋪采購的原則和標準
（一）商品采購的原則
1．定位管理原則
定位管理，就是使商品按照賣場配置及商品陳列表的規定“各就各位”，以創造最佳的營業額。商品的位置好比商品的住址，如果能確實掌握和執行，對進、銷、存管理及分析大有幫助。
2．數字管理原則
商品銷售的快與慢在很大程度上是贏利的關鍵，衡量商品銷售好壞的標準有下麵幾點：
（1）回轉率：回轉率：平均銷售額÷平均存貨額，而平均存貨額=（期初存貨額＋期末存貨額）÷2。商品回轉率的高低，可判斷其銷售的快慢。商品回轉率以每月或每季計算，正常的回轉率為每月4次（即商品每周約回轉1次）。不過，目前國內商場（商店）的約為1～2次，若商品回轉率是在1次以下的，就把它們列為優先淘汰的商品。
（2）銷售量：最易判斷商品銷售好壞的資料即銷售量，通常在一定時期內（1個月或3個月）沒有銷售交易的商品即為呆品，應優先考慮淘汰。
（3）交叉比率：交叉比率：回轉率×毛利率，通常以每月或每季為計算單位。以交叉率衡量商品銷售情況，基於商品對商場（商店）整體貢獻的多少，一般要同時考慮銷售快慢及毛利高低等因素才較為客觀。國外商場（商店）標準的交叉比率為100以上，而目前國內商場（商店）的交叉比率約為30％~50％，若交叉比率在30％以下者，則可列為優先淘汰的商品。
3．高回轉率原則
如果商場（商店）的賣場小，無法陳列太多品種，那麼，在有限的陳列空間內，隻有高回轉率的暢銷品才能增加效率，壓低庫存量。因此，采購人員應根據目標顧客的屬性、市場商品情報、市場占有率等來篩選最合適的商品，以提高商品的回轉次數。
4．安全衛生原則
安全衛生是商場（商店）經營中需要時時注意的內容。為此，在選擇供應商時務必嚴謹，除備齊公司營業執照及食品衛生檢驗證明等合格文件外，還應檢查其商品標示項目（品名、含量、原料名稱、食品添加劑名稱、製造廠商名稱、地址、進口廠商名稱、地址、製造日期等）的完整性，以確保采購商品之安全衛生。
5．非營業收益原則
目前商場（商店）受房租高、人事費用逐年遞增等經營成本的影響，各種商場（商店）無不把開發非營業收益作為主要的收入來源。在采購商品時，也可以運用這個原則，與廠商在供貨合約中載明銷售折扣、商品陳列費等協議，以創造更大的采購效益。
6．差異化原則
采購時，除了必要的暢銷品種外，還應掌握市場態勢及顧客需求，以開發引進差異化商品。商品如何表現差異性，如何為顧客提供更大的滿足感，以形成經營優勢，這已成為商品采購的重要課題。
7．退貨原則
若商場（商店）屬商品更換率高的零售行業，銷售不佳的商品往往要迅速淘汰，對此，可在采購時要求廠商處理退貨。
（二）商品采購的標準
商品質量是商場（商店）經營之本，規定嚴格的采購標準是店長進行采購管理的首要工作。通常，商場（商店）所設立的采購標準如下：
1．合適的商品貨源
貨源一方麵指供應商是批發商還是製造商，若從批發商間接進貨，則采購價格較高，但通常距離較近，采購費用較低；而從製造商處直接進貨，采購價格較低，但通常距離較遠，采購費用較高。另一方麵指商品的來源及生產地，如商品是原裝進口還是國內組裝，是否來自原產地等。
2．合適的商品質量
衡量商品質量主要考慮三點標準。首先，考察商品性能是否達到基本的技術標準，如商品的安全性、耐用性、衛生性等。其次，考察商品是否是符合顧客需求，即商品的適用性。因為內在質量好的商品不一定是顧客滿意的商品，商品質量應在保證技術指標的前提下適應時代潮流。最後，考察商品的附加條件。因為根據經營需要，采購人員可以向供貨商提出一些附加條件，如印製商品條碼、保質期必須用噴墨打印，小型包裝及商品應有保質期標誌等。
3．合適的商品數量
商品采購數量主要指采購總量、商品結構、批量三個方麵。其中，采購總量是在對銷售變動趨勢和庫存情況充分分析的基礎上，通過計算公式得出的。其計算公式為：
計劃進貨總額=計劃銷售額
期末庫存額一現有庫存額。商品結構是指采購商品中的品種、規格、檔次、花色等方麵。采購批量是指一次所需采購商品的數量。商場（商店）的最佳經濟采購批量是儲存費用等於采購費用時的經濟批量。
4．合適的商品價格
是指商品進價和商品質量、服務是否相符，供應是否有彈性，交貨是否及時，交易條件是否苛刻等。通常，付款方式、運費、包裝、交貨地點等都是考察商品價格是否合適的因素。
5．合適的落單時間
雙方正式簽訂采購合同的時間即為落單時間。店長應對商品供應市場的價格波動信息進行充分調查研究，最好能在價格處於低穀時，把握落單機會。
6．合適的交貨時間
店長既要考慮現有庫存能否保證采購所需時間內的正常銷售，又要考慮供應商由接到訂單到正式交貨所需的時間。一般情況下過遲購貨會導致缺貨，過早購貨又會導致庫存積壓。