（一）商品
依公司銷售計劃、廠商資料、消費者需求及公司現有庫存狀況，對欲采購商品的種類、品質、色澤、樣式、規格、流行性、品牌等加以考慮。在類別商品的選擇上，以大眾化用品、實用品為基本項目，即為大部分的顧客提供日常需要購買的物品。
（二）數量
配合商品的陳列麵積和顧客的要求程度，以及評估銷售量、庫存量、采購條件、采購次數、營運狀況和進貨費用等因素，來決定適量的商品。
為獲得“營利”成效必須有以下應變措施：
（1）依分類單位對商品進行追加或削減；
（2）擴大或縮小商品陳列麵；
（3）擴大銷售高毛利商品；
（4）擴大暢銷商品。
（三）時機
依據過去的販賣經驗，分析出市場變動情形、流行趨勢、競爭狀況、廠商配合度及公司販賣活動計劃。關於特賣商品、季節商品、重新接洽商品、宣傳販賣商品等的進貨，在與廠商訂立契約時，需確定各店的進貨日期、數量，並要求廠商信守契約。
（四）價格
依販賣價格、進貨條件、競爭條件及利潤目標等因素，來決定適合的采購價格。
總之，在實施采購計劃前，須把握以上基本方麵，以期能有效地開展采購業務。
商務談判技巧和策略
（一）談判的定義
談判，有人稱之為協商或交涉，是擔任采購工作最吸引人的部分。談判通常是用在金額較大的采購上。采購談判一般都誤以為是“討價還價”，實際上談判在辭典上的定義是“買賣之間商談或討論，以達成協議”。所以，成功的談判是一種買賣雙方經過計劃、研討及分析，達成互相了餌的協議或折衷方案的過程。而這些協議或折衷方案裏包含了所有的條件，而並非僅限於價格。
（二）談判技巧
1．設定目標
在采購工作中，談判通常有這樣幾項目標：
（1）為相互滿意的商品訂下公平而合理的價格；
（2）使供應商按合約規定準時執行合約；
（3）在執行合約的方式上取得某種程度的控製權；
（4）說服供應商與公司很好地合作；
（5）與表現好的供應商保持長久的良好關係。
2．研究有關情況
采購人員應事先研究與供應商之間的有關情況，做到心中有數。
（1）市場供需與競爭狀況；
（2）廠商價格與品質的優劣；
（3）毛利的因素；
（4）時間的因素；
（5）相互之間的準備工作。
（三）談判策略
采購人員經常必須談判的項目有：
·品質
·包裝
·價格
·折扣
·毛利
·付款條件
·進櫃或進貨應配合事項
·售後服務保證
·促銷活動
·廣告讚助
·裝潢費用
以下僅就品質、售後服務保證、促銷活動、價格及折扣談判策略，略作敘述：
1．品質
品質的傳統解釋是“好”或“優良”。對采購人員而言，品質的定義即“符合買賣雙方所約定需求或規格的就是好品質”，故采購人員應設法了解供應商對本身商品品質的認識程度。管理製度較完善的供應商應有下列有關品質的文件：
（1）產品規格說明書；
（2）品質合格範圍；
（3）檢驗方法。
采購人員應盡量向供應商取得以上的資料，以利未來的交易。通常在合約或訂單上，品質是以下列方法中的一種來確認的：
（1）市場上商品的等級；
（2）品牌；
（3）商業上常用的標準；
（4）物理或化學的規格；
（5）工程圖；
（6）樣品（賣方或買方）；
（7）以上各類的組合。
采購人員在談判時應首先與供應商對商品達成互相同意的品質標準，以避免日後的糾紛甚至法律訴訟。
2．售後服務保證
對於需要售後服務的商品，例如：家電產品、打字機、電腦、手表、照相機等，采購人員最好在談判時要求供應商在商品包裝內提供該項商品的售後服務資料，以便維修時，能直接聯絡。
3．促銷活動
促銷是銷售的一大武器，在世界各地廣泛使用。但仍需仰賴采購人員選擇正確的商品以及售價，才能吸引客戶上門。在進貨商品上，除非采購人員無法取得特別的價格，否則，通常會在促銷活動之前幾周停止正常訂單的運作，而刻意多訂購促銷特價的商品，以增加利潤。
4．價格
采購人員需對公司市場形象及目標顧客群作詳細了解，以采購適合的商品並訂價。若采購人員在對所擬采購的商品，以進價加上合理的毛利後，仍認為該商品價格無法吸引客戶購買時，就不該向供應商采購。
5．折扣
折扣形態通常有新產品引進折扣、數量折扣、付款折扣、促銷折扣、無退貨折扣、季節性折扣、經銷折扣等數種。
有些供應商可能會以無折扣作為談判的起點，有經驗的采購人員會列出各種形式的扣折，要求供應商讓步。
商務訂貨
1．按商品種類區分
·日配品
·周配品
·巡補（不定期）
2．按廠商訂貨方式區分
（1）用電話訂貨、出售（小廠商）；
（2）由廠商自動補貨或在固定時間門市查詢商品存量，以便決定出貨量（日配品）；
（3）EOS的訂貨方式（大廠商）。
（一）訂貨方法
（1）首先必須了解該店的商圈及顧客消費習性，確定周轉商的A級品、B級品、C級品等級。
（2）門市暢銷品必須保持一定的存量，以應顧客臨時大量購買。
（3）有些不暢銷的但為顧客需要的商品，也應保持基本存量以滿足顧客的需求。
（4）在訂貨前，必須考慮所進的商品數量能否保證在下次進貨前顧客的購買需要。
（5）特殊注意事項，包括：
①注意季節性變化；
②節假日的影響；
③訂貨周期；
④該店的客層結構與主要商品、附屬商品的關係；
⑤情報搜集；
⑥賣場貨架是最好的貯存空間；
⑦賣場與倉庫商品歸類擺放有助於庫存管理；
⑧商品訂貨時，轉換幅度切忌太大，以免造成控存不易。
（二）訂貨的程序
（1）熟悉了解商品名稱及種類。
（2）明確商品的定位（可利用陳列圖）。
（3）整理後場及賣場——補貨動作的確認（避免造成誤訂商品、增加庫存）。
（4）巡視賣場及倉庫，了解商品是否足量，以應付往後幾日的銷售。
（5）將市場需求與存貨互相對照，以補缺漏。
（三）結論
訂貨的成敗足以影響進、銷、退、存。上述各項是店鋪經營之關鍵，彼此之間環環相扣。因此，有計劃地訂貨對提升店內工作效率及盈利有莫大幫助。
店鋪存貨管理
（一）庫存管理的目的
借由有效的存貨管理，配合進、銷、退、存的有效運作，使店內損失降到最低點，而所獲得的利潤增至最高點。
（二）安全存貨
1．保持賣場商品豐富與後場適當的存貨量
隻有適當的庫存量才能發揮正常的營運效果。庫存若太少可能會喪失銷售機會；庫存若太多，則會造成庫存管理的困難及資金的浪費。因此，確定合理庫存及安全庫存實為庫存管理的重要工作。
安全庫存量是指店內預留某一數量的庫存商品，以防止廠商送貨中斷或其他因素未能補充時，繼續供店內出售。
2．便利商店的安全存量，通常應考慮的因素
·廠商配送能力
·商品送貨周期
·商品回轉率
（三）存貨回轉率
（1）存貨回轉率=每月銷售總額／平均存貨額。例如，每月銷售金額為200萬元，月平均存貨為80萬元，則回轉率為2．5％。
（2）存貨回轉率的高低可反映商品銷售指標。若回轉率太低，則顯示商品結構須作適當改善。恰當數字約在2％～2．5％左右為宜。
（3）庫存回轉率的高低意味商品從買進到賣出的時間長短，亦顯示庫存商品數量的控製。
（四）商品庫存
庫存規劃要則：
（1）各商品依分類在貨架上定位，並立標示牌（名片大小）；
（2）分割單支貨架按由左至右、由上至下陳列方式（不容易忘記）；
（3）中間二三層陳列回轉較快的商品（易取易擺）；
（4）最低層宜堆放較重的商品（瓶瓶、罐罐之類）；
（5）貨架無法緊靠壁麵時，需設隔物板接壁麵，以防止小東西掉落；
（6）各大類確定後再按中小分類作區隔；
（7）後場庫存應方便訂貨統計，補貨時采用先進先出方式。
（五）總庫存限額
（1）依本店日平均營業額，15～20天=常態庫存量。
（2）合理庫存量上限設在90萬元，以不超過為原則。但需考慮以下之因素：
①重要節日，如中秋節、春節等應多備禮盒商品；
②高營業額的店鋪，日平均庫存在8～10萬元；
③店鋪賣場麵積大、商品種類就多。
（六）庫存控製
站在店鋪立場上講，隻要做好訂貨計劃，物流製度、單品管理製度、盤點製度等“庫存管理”問題，自然迎刃而解，能達到事半功倍的效果。訂貨與庫存能力結合陳列圖運用，必能使店鋪在經營績效上再度提升（見圖3—6）。