第十三章 管理Excel共享工作簿
Microsoft Excel 共享工作簿提供了一種簡單而靈活的方式，使一組人可以就列表或其他數據驅動項目進行合作。使用共享工作簿，您可以使用熟悉的 Excel 功能設計工作流。
共享工作簿項目很容易適應您的分組結構。與數據庫不同，Excel 共享工作簿不要求單個用戶承擔所有的管理工作。您可以選擇是否希望負責授權和管理項目，或者，您可以和工作組成員一起平等管理工作簿。
本文介紹了可以使用共享工作簿的項目種類，概述了共享工作簿的準備和管理方式。
一、實時使用共享工作簿
對於跟蹤狀態、收集和彙總信息以及編譯列表，共享工作簿是行之有效的解決方案。當您需要為每個用戶指定一個實時維護的工作表區域，並且每個人都需要看見其他人所做的工作時，請使用共享工作簿。您也可以允許在列表的結尾添加用戶。
以下共享工作簿示例是為一組處理過期應收帳款的會計員而設計的。
創建此共享工作簿的會計管理員將不同的雇員分配到不同區域的帳戶。當雇員確定費用過期時，每個人都可以在工作表中添加行。如果某個雇員負責處理過期 30 天的帳目，則該雇員可以在發出過期通知並收到費用後更新 C 列。與具有 90 天過期帳戶的客戶共同設置付款計劃的雇員則可以更新 E 列。每個人都可以輸入注釋（在 A 列中以紅色三角形表示）以提供狀態信息。會計管理員在屏幕上保持顯示工作簿，並且通過每隔幾分鍾自動更新一次每個人的更改來監視進度。
對於某些方案，共享工作簿可能並不是最好的解決辦法，例如，大型而複雜的工作表模式，因為隨著時間的延續，其中的結構和公式將頻繁地發生變化或變形。如果由單個所有者進行管理或者由用戶輪流編輯和更新信息，此類工作簿將更易於維護。
二、準備要共享的工作簿
如果您圍繞共享工作簿設計了一個項目，則在創建或設置要共享的工作簿時，需考慮以下幾個問題。
設置共享後不能更改的功能
共享工作簿後，某些 Excel 命令和功能將變為部分可用或完全不可用。例如，如果您的工作簿中包含數據透視表，則在共享工作簿之前，您需要對報表進行所有布局更改和自定義。共享工作簿後，用戶能夠查看報表但不能進行更改。同樣，在共享工作簿之前設置的所有條件格式或數據有效性驗證規則將繼續有效，但是您不能更改這些設置。有關需要在共享工作簿之前設置的功能的列表，請參閱 Excel 2002 應答向導中關於"共享工作簿中的不可用功能"部分。
確定跟蹤要保持的數據的更改量
Excel 可以跟蹤有關共享工作簿所有更改的信息，包括更改者和更改內容。如果刪除信息，更改跟蹤將記錄已刪除數據的副本，以便您在需要時進行檢索。默認情況下，Excel 會將更改曆史記錄保持 30 天，用戶關閉共享工作簿時，超過 30 天的所有信息都將被刪除。
您可以指定一個 30 天以上的時間間隔；但是隨著時間的累積，工作簿可能會變得非常龐大，導致工作簿的打開速度和保存速度變慢。不過，您可以定期將更改信息存檔，或者如果您不必跟蹤更改或者在工作簿共享一段時間後，您發現並未使用更改跟蹤，您可以關閉此功能。有關更改跟蹤替換選項的詳細信息，請參閱 Excel 應答向導中關於"更改跟蹤"部分。