第十六章 Excel鮮為人知的35招秘技
也許你已經在Excel中完成過上百張財務報表，也許你已利用Excel函數實現過上千次的複雜運算，也許你認為Excel也不過如此，甚至了無新意。但我們平日裏無數次重複的得心應手的使用方法隻不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel的最高版本2002中的一些鮮為人知的技巧入手，領略一下關於Excel的別樣風情。
1、建立分類下拉列表填充項
2、建立"常用文檔"新菜單
3、讓不同類型數據用不同顏色顯示
4、製作"專業符號"工具欄
5、用"視麵管理器"保存多個打印頁麵
6、讓數據按需排序
7、把數據徹底隱藏起來
8、讓中、英文輸入法智能化地出現
9、讓"自動更正"輸入統一的文本
10、在Excel中自定義函數
11、表頭下麵襯張圖片
12、用連字符"&"來合並文本
13、快速打印學生成績條
14、Excel幫你選函數
15、同時查看不同工作表中多個單元格內的數據
16、為單元格快速畫邊框
17、控製特定單元格輸入文本的長度
18、成組填充多張表格的固定單元格
19、改變文本的大小寫
20、提取字符串中的特定字符
21、把基數詞轉換成序數詞
22、用特殊符號補齊位數
23、創建文本直方圖
24、計算單元格中的總字數
25、關於歐元的轉換
26、給表格做個超級搜索引擎
27、Excel工作表大綱的建立
28、插入"圖示"
29、熟悉Excel的"從文本到語音"
30、Excel中"攝影"功能的妙用
31、在多張表格間實現公用數據的鏈接和引用
32、"馴服"Excel 2002的剪貼板窗口
33、利用公式審核工具查看數據出處
34、巧用Excel 2002的"智能鼠標"
35、Excel 2002"監視"窗口的應用
一、建立分類下拉列表填充項
我們常常要將企業的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用"數據有效性"功能建了一個分類下拉列表填充項。
1.在Sheet2中，將企業名稱按類別（如"工業企業"、"商業企業"、"個體企業"等）分別輸入不同列中，建立一個企業名稱數據庫。
2.選中A列（"工業企業"名稱所在列），在"名稱"欄內，輸入"工業企業"字符後，按"回車"鍵進行確認。
仿照上麵的操作，將B、C......列分別命名為"商業企業"、"個體企業"......
3.切換到Sheet1中，選中需要輸入"企業類別"的列（如C列），執行"數據→有效性"命令，打開"數據有效性"對話框。在"設置"標簽中，單擊"允許"右側的下拉按鈕，選中"序列"選項，在下麵的"來源"方框中，輸入"工業企業"，"商業企業"，"個體企業"......序列（各元素之間用英文逗號隔開），確定退出。
再選中需要輸入企業名稱的列（如D列），再打開"數據有效性"對話框，選中"序列"選項後，在"來源"方框中輸入公式：=INDIRECT（C1），確定退出。
4.選中C列任意單元格（如C4），單擊右側下拉按鈕，選擇相應的"企業類別"填入單元格中。然後選中該單元格對應的D列單元格（如D4），單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。
提示：在以後打印報表時，如果不需要打印"企業類別"列，可以選中該列，右擊鼠標，選"隱藏"選項，將該列隱藏起來即可。
二、建立"常用文檔"新菜單
在菜單欄上新建一個"常用文檔"菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。
1.在工具欄空白處右擊鼠標，選"自定義"選項，打開"自定義"對話框（圖1）。在"命令"標簽中，選中"類別"下的"新菜單"項，再將"命令"下麵的"新菜單"拖到菜單欄。
圖 1
按"更改所選內容"按鈕，在彈出菜單的"命名"框中輸入一個名稱（如"常用文檔"）。
2.再在"類別"下麵任選一項（如"插入"選項），在右邊"命令"下麵任選一項（如"超鏈接"選項），將它拖到新菜單（常用文檔）中，並仿照上麵的操作對它進行命名（如"工資表"等），建立第一個工作簿文檔列表名稱。
重複上麵的操作，多添加幾個文檔列表名稱。
3.選中"常用文檔"菜單中某個菜單項（如"工資表"等），右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選"分配超鏈接→打開"選項，打開"分配超鏈接"對話框。通過按"查找範圍"右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿（如"工資.xls"等）文件夾，並選中該工作簿文檔。
重複上麵的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。
4.以後需要打開"常用文檔"菜單中的某個工作簿文檔時，隻要展開"常用文檔"菜單，單擊其中的相應選項即可。
提示：盡管我們將"超鏈接"選項拖到了"常用文檔"菜單中，但並不影響"插入"菜單中"超鏈接"菜單項和"常用"工具欄上的"插入超鏈接"按鈕的功能。
三、讓不同類型數據用不同顏色顯示
在工資表中，如果想讓大於等於2000元的工資總額以"紅色"顯示，大於等於1500元的工資總額以"藍色"顯示，低於1000元的工資總額以"棕色"顯示，其它以"黑色"顯示，我們可以這樣設置。
1.打開"工資表"工作簿，選中"工資總額"所在列，執行"格式→條件格式"命令，打開"條件格式"對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中"大於或等於"選項，在後麵的方框中輸入數值"2000"。單擊"格式"按鈕，打開"單元格格式"對話框，將"字體"的"顏色"設置為"紅色"。
2.按"添加"按鈕，並仿照上麵的操作設置好其它條件（大於等於1500，字體設置為"藍色"；小於1000，字體設置為"棕色"）。
3.設置完成後（圖2），按下"確定"按鈕。
圖 2
看看工資表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。
四、製作"專業符號"工具欄
在編輯專業表格時，常常需要輸入一些特殊的專業符號，為了方便輸入，我們可以製作一個屬於自己的"專業符號"工具欄。
1.執行"工具→宏→錄製新宏"命令，打開"錄製新宏"對話框，輸入宏名如"fuhao1"並將宏保存在"個人宏工作簿"中，然後"確定"開始錄製。選中"錄製宏"工具欄上的"相對引用"按鈕，然後將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊"錄製宏"工具欄上的"停止"按鈕，完成宏的錄製。
仿照上麵的操作，一一錄製好其它特殊符號的輸入"宏"。
2.打開"自定義"對話框（參見圖1），在"工具欄"標簽中，單擊"新建"按鈕，彈出"新建工具欄"對話框，輸入名稱--"專業符號"，確定後，即在工作區中出現一個工具條。
切換到"命令"標簽中，選中"類別"下麵的"宏"，將"命令"下麵的"自定義按鈕"項拖到"專業符號"欄上（有多少個特殊符號就拖多少個按鈕）。
3.選中其中一個"自定義按鈕"，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。
4.右擊某個命名後的按鈕，在隨後彈出的快捷菜單中，選"指定宏"選項，打開"指定宏"對話框，選中相應的宏（如fuhao1等），確定退出。
重複此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。
5.關閉"自定義"對話框，以後可以像使用普通工具欄一樣，使用"專業符號"工具欄（圖3），向單元格中快速輸入專業符號了。
圖 3
五、用"視麵管理器"保存多個打印頁麵
有的工作表，經常需要打印其中不同的區域，用"視麵管理器"吧。
1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行（或列）標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨後出現的快捷菜單中，選"隱藏"選項，將不需要打印的行（或列）隱藏起來。
2.執行"視圖→視麵管理器"命令，打開"視麵管理器"對話框，單擊"添加"按鈕，彈出"添加視麵"對話框，輸入一個名稱（如"上報表"）後，單擊"確定"按鈕。
3.將隱藏的行（或列）顯示出來，並重複上述操作，"添加"好其它的打印視麵。
4.以後需要打印某種表格時，打開"視麵管理器"（如圖4），選中需要打印的表格名稱，單擊"顯示"按鈕，工作表即刻按事先設定好的界麵顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的"打印"按鈕，一切就OK了。
圖 4
六、讓數據按需排序
如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拚音順序，也不是按筆畫順序，怎麼辦?可采用自定義序列來排序。
1.執行"格式→選項"命令，打開"選項"對話框，進入"自定義序列"標簽中，在"輸入序列"下麵的方框中輸入部門排序的序列（如"機關,車隊,一車間,二車間,三車間"等），單擊"添加"和"確定"按鈕退出。
2.選中"部門"列中任意一個單元格，執行"數據→排序"命令，打開"排序"對話框，單擊"選項"按鈕，彈出"排序選項"對話框（如圖5），按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次"確定"按鈕返回，所有數據就按要求進行了排序。
圖 5
七、把數據徹底隱藏起來
工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，隻好將它隱藏起來了。
1.選中需要隱藏內容的單元格（區域），執行"格式→單元格"命令，打開"單元格格式"對話框，在"數字"標簽的"分類"下麵選中"自定義"選項，然後在右邊"類型"下麵的方框中輸入"；；；"（三個英文狀態下的分號）。
2.再切換到"保護"標簽下，選中其中的"隱藏"選項，按"確定"按鈕退出。
3.執行"工具→保護→保護工作表"命令，打開"保護工作表"對話框，設置好密碼後，"確定"返回。
經過這樣的設置以後，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。
提示：在"保護"標簽下，請不要清除"鎖定"前麵複選框中的"∨"號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據。
八、讓中、英文輸入法智能化地出現
在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反複切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?
選中需要輸入中文的單元格區域，執行"數據→有效性"命令，打開"數據有效性"對話框，切換到"輸入法模式"標簽下，按"模式"右側的下拉按鈕，選中"打開"選項後，"確定"退出。
以後當選中需要輸入中文的單元格區域中任意一個單元格時，中文輸入法（輸入法列表中的第1個中文輸入法）自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。
九、讓"自動更正"輸入統一的文本
你是不是經常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。
1.執行"工具→自動更正"命令，打開"自動更正"對話框。
2.在"替換"下麵的方框中輸入"pcw"（也可以是其他字符，"pcw"用小寫），在"替換為"下麵的方框中輸入"《電腦報》"，再單擊"添加"和"確定"按鈕。
3.以後如果需要輸入上述文本時，隻要輸入"pcw"字符此時可以不考慮"pcw"的大小寫，然後確認一下就成了。
十、在Excel中自定義函數
Excel函數雖然豐富，但並不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數，來完成一些特定的運算。下麵，我們就來自定義一個計算梯形麵積的函數：
1.執行"工具→宏→Visual Basic編輯器"菜單命令（或按"Alt+F11"快捷鍵），打開Visual Basic編輯窗口。
2.在窗口中，執行"插入→模塊"菜單命令，插入一個新的模塊--模塊1。
3.在右邊的"代碼窗口"中輸入以下代碼：
Function V（a,b,h）
V = h*（a+b）/2
End Function
4.關閉窗口，自定義函數完成。
以後可以像使用內置函數一樣使用自定義函數。
提示：用上麵方法自定義的函數通常隻能在相應的工作簿中使用。
十一、表頭下麵襯張圖片
為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下麵的，能不能隻襯在表頭下麵呢?
1.執行"格式→工作表→背景"命令，打開"工作表背景"對話框，選中需要作為背景的圖片後，按下"插入"按鈕，將圖片襯於整個工作表下麵。
2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格（區域）中拖拉，同時選中這些單元格（區域）。