第十九章 巧用Excel排位函數和排序功能
許多公司為了加強管理，都要對內部各個部門定期進行量化評分考核並排列名次，激勵表現良好的部門，敦促落後部門改進，使公司管理不斷完善。
麵對無序的積分，在不改變各個部門原有位置的情況下給它們進行排列名次可是一件十分棘手的事件，尤其存在相同積分相同名次的排列更增加了難度。
但如果能巧妙應用排位函數"Rank"及靈活應用Excel排序功能，問題解決起來也就比較簡單了。現以某鞋業有限公司的稽查評分總表（如圖1）為例來闡述解決方案。
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在該稽查評分總表中，要根據總評分欄的積分在不改變各個部門原有位置的情況下求出各部門相應的名次。總評分最高者名次為1，然後隨總評分遞減而名次加1。若總評分相同則名次也相同，但該名次之後的部門名次仍然按該名次加1計算，例如有3個第4名則第4名後就緊跟第5名。
1、應用Rank函數進行排位：用光標選定D4單元格後輸入"=RANKC4$C$4$C$26"按回車鍵後便可計算出第一記錄的"名次"。將光標移到E3單元格填充柄上變成細十字形光標後，按下鼠標左鍵往下拖（公式複製），就可將所部門的"名次"計算出來（說明：以上公式中$C$4∶$C$26是指絕對引用C4到C26單元格區域）。
雖然Rank函數已將所有的部門按積分的高低進行名次排列，但在相同名次的後麵的名次卻沒有達到我們的要求。如在本例中有兩個第1名而後麵出現的並不是我們期待的第2名而是第3名。為此，我們還得巧妙地應用排序功能來補充完成Rank函數尚未完成的工作。
2、增加關鍵字段：為了保證各部門位置不變，我們可以借助增加關鍵字段再將其隱藏的方法來處理，具體操作如下：分別選定第D列和第F列點擊"插入"菜單並單擊"列"後便可自動增加2列（圖2）。
選定D3單元格輸入一個新字段名"序列"，再選定D4單元格並輸入1，將光標移到在D4單元格填充柄上變成細十字形光標後按住"Ctrl鍵"不放，並按下鼠標左鍵往下拖至D26後鬆開，這時在D4到D26出現從1到23的序列填充。將E3單元格的字段名改為"名次1"並在F3單元格輸入字段名"名次"。
3、根據需要進行相關排序：將光標選定在表格內任一單元格內，點擊"數據"菜單→"排序"→在"主要關鍵字"下拉框內選定"名次1"並選定"遞增"單選鈕→確定。在F4單元格內輸入1後將光標選定在F5單元格後輸入"=IF（E4=E5，F4，F4+1）"，按回車鍵，然後依照上述方法將F5的公式複製到F26。為了還原有各部門的相關位置，依照前麵排序方法再進行一次排序，但"主要關鍵字"則必須改為按"序列"字段進行遞增排序。可是這時卻發現經排序後的前幾個記錄卻以"#VALUE!"的形式出現，這是因為"名次"字段的公式計算結果經排序後產生錯誤的緣故，為此，必須在"序列"字段排序之前將"名次"字段的公式計算結果轉為數值常量後再進行排序。操作如下：選定E4到E26單元格區域→單擊工具欄上複製命令按鈕→點擊"編輯"菜單→選定"選擇性粘貼"→在彈出的對話框內選定"數值"單選鈕確定後即可。最後依次選定D列、E列→點擊"格式"菜單→列→隱藏"列"便可得到我們所要的效果了。