會議的溝通功能
會議是溝通的一種形式，它已經延續了上千年。在古代，大臣們上朝議政就是會議的一種早期表現；到了現代社會，開會對於國家的發展，企業的發展都有重大的作用。如果不召開會議，許多指令、信息等都將無法傳達。
為什麼要開會
在現代社會中，開會對公司、機關甚至政府機構能否有效溝通和運行很重要。如果相關的人們不坐在一起商討問題，許多的調查研究無法完成，決策無法製定，規章製度無法貫徹，誤解無法解除……
因為開會是如此的重要，所以溝通大師們在近20年來深入研究這個主題。在了解了現代組織溝通行為的本質及溝通的多目標之後，人們就更進一步發現各種會議的重要性，認識到開會給予組織成員問產生溝通作用及發展成為有效團隊的機會，員工和部下們可因此共同分擔困難，分享經驗和成功的果實。會議也是溝通意見的通途之一，高級管理人員可趁開會之機聽取有關公司及員工和部下的簡報以了解情況。一個處理得法的會議，將是同時完成意見溝通及管理目的之最佳工具。所以會議的功能應包括：傳達新消息、解決問題、做決策、表明態度，以及提供參與的媒介和氣氛，等等。開會時所需要運用的溝通技巧，比其他管理行為來得更集中和更多。
近年來，在經濟界，公司經理已逐漸趨向於民主的領導方式，他不再視自己為發號施令的老板，而視自己為團隊的領導人，重點已由管理公司轉移到管理員工和部下；經理不但要管理個人，更要致力於指導工作團體。這種看法並不表示經理忽視個人因素，而是經理除了使每個人都能發揮才能外，更要使團隊能發揮最大力量。而經理能否將下屬視為一個團隊來管理，對他的成功將具有決定性的影響。
現代組織強調給員工和部下更多的參與機會、鼓勵經理與員工和部下共同做決策，以及製造更舒適的工作氣氛。所以近幾年來，有很多學者在這些領域進行了深入的研究和訓練，使得管理的方式和方法，都有了很大的改進。
很顯然，在公司一類組織中的會議具有下列功用：先就基本而言，會議是一種為達成某種目的，而以搜集參與者的意見、情報、判斷和事實的手段。通常，開會是為了要解決問題的。自古以來的看法和近代的研究結果都認為集思必能廣益，所以領導人們常以開會的方式做決策。事實上，今天的企業經營者或企業管理者很少有不參考他人意見而獨自作決策的。
會議的另一種功能是：指導組織成員及傳遞信息。領導人有時會接到上級交代下來的指示，開會就是傳達這些指示的好方法。
人事部門建立新製度和計劃時最好是召集開會，使參會的員工和部下們同時得以周知。
幕僚會議是最理想的決策方式，因為提供了討論、詢問、澄清誤會和回饋的機會。
許多組織都用訓練會議來發展員工和下屬的才能，例如教導新付款程序，指導新招收的員工和下屬適應環境，改用新采購及報價方法等，都是訓練會議的良好主題。
會議可依目的，也可依參與人員的身份分類。其中有一種幕僚會議，參與者也可包括某位部門領導的助理，或較高階層領導的助理在內。
在大部分的組織裏，還有為各種不同的目的而召開的例行性會議。
會議的種類
綜合各種對於會議的分類法不難發現，會議無非可以分為兩類：出席型會議與參與型會議。
1出席型會議
這是一種單向溝通的會議：從會議領導人到出席者，這種類型的會議也可以分為兩小類：信息型和動員型。
假設你是這類會議的領導人，那麼你需要做的就是將信息傳達給與會者，或號召其他人公布信息。這時，你或者其他信息提供者將扮演主動角色，與會者相對來說就扮演被動角色。在信息型會議上，與會者可以提出問題；在動員型會議上，他們也可以鼓掌或喝彩。但是大多數情況下，他們都是在聆聽。