（5）了解賓客特殊需要。
2.對於規格較高的宴會，還應掌握下列事項： （1）宴會的目的和性質。
（2）宴會的正式名稱。
（3）賓客的年齡和性別。
（4）有無席次表、座位卡、席卡。
（5）有無音樂或文藝表演。
（6）有無司機費用等。
（7）主辦者的指示、要求、想法。
3.向中意的餐飲經營單位詢問與訂餐相關的信息，一般有關問訊的內容通常包括： （1）是否有空宴會廳。
（2）宴會廳的規模及各種設備情況。
（3）宴會主辦單位提出的有關宴會的設想以及在宴會上安排活動的要求能否得到滿足。
（4）中西餐宴會、酒會、茶話會等的標準費用。
（5）高級宴會人均消費標準，大型宴會消費金額標準。
（6）宴會的菜肴、飲料的費用。
（7）宴會菜肴的內容。
（8）各類宴會的菜單和可變換、遞補的菜單。
（9）不同費用可供選用的酒單。
（10）宴會中主要菜點和名酒的介紹及實物彩色照片。
（11）不同費用標準的宴會，飯店可提供的服務規格及配套服務項目。
（12）飯店所能提供的所有配套服務項目及設備。
（13）中西餐宴會、酒會、茶會的場地布置、環境裝飾和台型布置的實例圖。
（14）宴會預定金的收費規定。
（15）提前、推遲、取消預定宴會的有關規定等。
4.訂餐的正式確認
雖然在訂餐時已經給酒店提出了要求，但是為了保證宴請質量，對於大型宴會，還要將雙方所同意的事項記錄在合同書上並請雙方簽字，以保障訂餐方與酒店的權利。
另外飯店與辦宴客戶之間可有若幹規定或說明，附於合同背麵。在簽訂合同時，為了保證宴會預訂的確認，飯店通常會要求已確定日期的客戶預付一定數量的訂金，一般大型宴會為總費用的l0一15％。一般對訂金的處理有以下幾方麵：(1) 如果客戶超過飯店規定的限期取消預訂，訂金將不予償還，如果對方與飯店有良好的信用關係或小型宴會，則不必付訂金。
(2) 對於確認後屆時不到的客人，按全價收費。
(3) 取消預訂，一般要求在宴會前一個月通知飯店，這樣不收任何費用。若是在宴會前一個星期通知，預訂金將不予償還，還要收取整個宴會費用的5％作為罰金。
5、訂餐的變更與取消
(1) 訂餐的變更。由於種種原因，數個月前甚至幾個小時前訂的餐可能會有所變更。如有時候會對宴會細節稍作修改、參加人數的增減、桌形的改變等；飯店方麵有時也會發生變動。為適應這種臨時變更，訂餐人員應該及時與酒店有關人員確認訂餐的相關事項，將發生錯誤的可能性降至最低程度。
無論用電話還是麵談形式，對已預訂過的宴會或其他活動進行更改時，態度要和藹、真誠。要說明更改的項目、原因，並盡快將處理的信息傳遞給所邀請的客人，並向客人表示感謝。
(2) 訂餐的取消。由於某種原因，預訂的宴會除發生變更外，也可能被取消。如取消訂餐，應及早通知店方和所邀請的客人，並說明取消的原因。