如果你是單位的宴會舉辦負責人，那麼在訂餐前認真做些工作。訂餐的形式隨自己的習慣或者方便來定，但是對宴請的一些重要信息卻要做足功課。
訂餐方式是指為了訂餐，主辦方與酒店預訂員之間接洽聯絡、溝通宴請預訂信息而采取的方式、方法。根據宴請的對象、主題，可采用多種方式進行預訂。
l.電話訂餐
電話訂餐是訂餐的主要方式，主要用於小型宴會預訂。撥通酒店訂餐電話，敬語問候，說明單位名稱、人數、標準、時間，留下聯係人的姓名和電話號碼。切記，你是客戶，即使你是在給城裏人氣最旺的飯店打電話預訂，也不必被電話那端傲慢無禮的聲音所擊退。他們對你的需要可比你對他們的需要多得多。
2.麵談餐廳
麵談是最常見的一種宴請預方式，住店客、地區居民多用這種方式預定。餐者通過與酒店預訂員或宴會銷售員進行麵對麵的交談，可以充分了解酒店舉辦宴會的各種基本條件和優勢，洽談舉辦宴會的一些細節問題，解決賓客提出的一些特殊要求。麵談可以增進彼此的信任和了解，有利於達成一致意見。在進行麵談預訂時，要注意以下幾方麵：(1) 禮貌問候預訂員或宴會銷售員。
(2) 說明自己的姓名、單位名稱、電話號碼預定內容、特殊要求等。
(3) 對酒店提的標準菜單，要認真挑選確認，菜單中的個別菜肴可視情況適當予以調整。有特殊要求的，應讓店方確認。
(4) 遇重大活動和宴會，應根據與酒店達成的協議，草擬合同，對於未定事宜和需改動事宜，應注明最後確認時麵。
(5) 向店方表示感謝。
3.信函訂餐
信函餐適宜於遠距離、長時間訂餐的住店客或企事業單位。它以書麵的方式詢問和回答有關問題。事後還要與酒店保持聯絡，並結合電話預訂或麵談，最終達成協議。
4.電傳訂餐
電傳訂餐是介於電話餐與信函餐之間的一種預方式，它比信函訂餐速度要快，比電話訂餐更具體、更準確。
5.中介人訂餐
中介人是指專業中介公司或飯店內部職工。專業公司可與飯店宴會部常年合同作為預訂，收取一定傭金。飯店員工代為預定，適用於飯店比較熟悉的老客戶。
6.政府指定性訂餐
政府機關或主管部門在政務交往或業務往來中安排宴請活動而專門向直屬賓館、飯店宴會部發出預訂的方式。政府指定性預定，常由文件下達計劃或由專職工作人員將書麵預訂計劃親自送給宴會預員或宴會部經理。政府具有指定性餐往往具有一定的強製性，酒店應無條件滿足預定的要求。
7.網上訂餐
隨著網絡技術的發展和普及，網上訂餐業務也發展起來，它帶來的是方便、實惠和個性化。如果公司要預訂今天中午的一頓經理宴會，隻要從電腦記錄中調出參加宴會人員的個人檔案，進入網絡係統，輸入參加宴會的人數、宴會地點、消費標準、個人口味、喜好及忌口，網絡上就出現可選擇餐廳，選中最佳餐廳，進入該餐廳目錄，查尋餐廳菜品介紹，最後通過網絡訂餐、點菜，注明就餐時問、上菜速度及付款方式等。
訂餐的一般程序有如下幾步：
1.訂餐前要了解有關宴請活動的各種信息（1）了解赴宴的客人人數。
（2）了解宴會規格。
（3）了解賓客風俗習慣。
（4）了解賓客生活忌諱。