通過正確的、合理的規劃，可以改變原先散漫的、無規則、無形態的時間安排，將時間裝在一個固定的容器或者表格之中，然後一點點進行合理的安排，確保人們可以在固定時間內做得更加出色。
1 明確工作目標，把握行動方向
在做事情之前，人們通常會製訂相應的計劃，這些計劃往往起著指導作用，可以有效引導人們的行動。而在製訂計劃的過程中，最好的方式就是製訂一個清晰明確的工作目標，因為目標本身在整個工作計劃之中就處於核心地位，它具有強大的指導作用，是引導執行的關鍵因素，也是驗證執行是否能夠產生價值的一個基本前提。對於任何人而言，在缺乏目標或者目標不夠明確的前提下盲目做事，很可能會出現方向的迷失和時間的浪費。就像一艘沒有目標的船一樣，如果隻知道一直往前開，而沒有一個清晰的目標定位，那麼就容易失去方向，最終也可能隻是在大海中盲目航行，浪費時間。
2011年，剛剛從上海一家外資公司辭職的董先生準備試水新能源投資市場，當時他利用手頭的人脈和一些資金，準備投資研發新能源設備，可是他並不清楚自己應該具體投資什麼項目，也不清楚自己適合做什麼項目，更沒有製訂什麼明確的目標，所以隻能跟隨朋友投資光伏產品。但是他很快意識到自己不適合做這行，而且這行的利潤也壓得比較低，市場發展空間並不大。更重要的是，董先生突然覺得投資風力發電機似乎也不錯。投資光伏產品幾個月之後，董先生宣布退出，而他投入的1200萬原始股最終以890萬元的折扣價出售。
許多人在做事的時候都沒有弄清楚自己要做的究竟是什麼事，自己要達到的目的是什麼，隻是單純地為了做事而做事，這樣很容易因為頭腦發熱而陷入僵局。時間管理的目的並不是輕鬆做事，而是更加輕鬆地做自己想要做、適合做的事情，而想要做到這一點，目標管理必不可少。1954年美國管理學大師彼得·德魯克在《管理實踐》這本書中首次提到了“目標管理”這個概念，他認為目標是做事的一個基本前提，隻有明確自己想要做什麼，想要達成什麼目的，才能更好地引導人們執行。而想要明確目標，就要把握好目標設定的幾個基本要素：明確的項目、明確的衡量標準、達成的措施、完成的期限，以及資源要求。
——明確的項目
這是目標設定的一個最基本要求，對於任何想要設定一個明確目標的人來說，首先要做的就是明確自己要做什麼，明確自己適合做什麼。隻有弄清楚自己所要做的事情，明確自己所經手的項目，才有可能將其做好。明確自己做什麼是設定目標的一個基本內核。就像一些投資客準備進軍金融市場一樣，這種說法非常模糊，畢竟金融領域的範圍非常廣泛，項目也很多，因此需要明確到具體的項目上，比如投資基金。
——明確的衡量標準
人們在做某一件事的時候，有時候並不清楚自己是否順利實現了目標，或者說並不清楚自己做得是不是到位，以至於常常在任務沒有達成的時候就罷手。之所以會出現這種情況，一個重要原因在於對結果和目標缺乏明確的衡量標準。比如有的企業家會說“我希望下一年可以盈利更多”，這種說法實際上非常模糊，他們並沒有明確說出盈利多少，這樣的目標就是不明確的，畢竟盈利一分錢也是盈利，盈利一億元也是盈利，因此必須明確給出一個數據，比如盈利超過10萬，或者盈利超過1000萬。隻有提供一個明確的可度量的數據，執行者才能通過這些數據來明確地知道自己要達成什麼樣的目標，要付出多少努力。
——達成的措施
這個要素的本質就是“怎麼做”，它重點是指人們需要采取什麼樣的手段和措施，需要運用什麼方法和步驟來實現目標。有的人在設定目標之後常常會覺得難以下手，原因就在於他們沒有想出合適的實現目標的方式，而且也沒有一個明確的步驟，因此在行動的時候常常會陷入混亂。
——完成的期限
期限是目標的一個重要元素，畢竟任何一個目標隻有在規定時間內完成才能夠產生應有的效果，或者說，任何一個目標的實現都有一個保質期，過了這個保質期，目標就會失去吸引力和價值。比如一家公司準備生產出新一代電子產品，這款產品將領先其他企業的產品一年時間，正因為如此，這家公司的電子產品必須立即研發和製造，並盡早進入市場，如果延遲幾年時間，等到別的企業技術已經成熟甚至實現反超，那時候再生產和銷售新的電子產品就已經沒有太多市場和利潤空間了。因此，我們一旦製訂了目標，就需要給出一個實現目標的大致時間，這個時間必須合理，而且時間跨度不能太大。
——資源要求
一般來說，實現目標需要各種各樣的資源，這些資源是確保目標得以實現的基礎，正因為如此，在設定目標的同時，人們應該將這些必要的資源列舉出來，從而確保執行者能夠獲得更多明確的指導和幫助。比如當某個企業家製訂了“一年之內將企業的年營業收入提高到2個億”的目標，就需要給出資源列表：從國外招收更多的專業人才，引進新的技術和機器，融資1500萬來增加投入。無論是高級別人才、新技術和新機器，還是1500萬的資本，這些都是資源要求。
隻有明確以上幾個要素，人們才能夠設定一個明確清晰的工作目標，也才能夠在執行過程中始終把握住前進的方向，保證自己不會出現混亂的情況，不會迷失自我。
2 先想好怎麼做，然後再動手
有兩位泥水匠分別給兩戶人家蓋新房子，他們必須趕在冬季到來之前將房子蓋好，以確保主人家可以搬進新房子裏住，不僅如此，他們還要盡可能保證新房子的樣式新穎、質量合格。為了確保按期完成任務，雙方很快投入到建造房子的工作當中去。
第一位泥水匠是個急性子，他希望能夠盡早完成任務，所以接到活兒後直接就動手挖地基。對他來說，每一天都是不值得浪費的，而立即動手則是最節省時間的方法。第二位泥水匠雖然知道時間比較緊，但是他沒有立即動手砌磚，而是花2天時間對房子進行了設計，製訂了一套可行的設計方案，不僅如此，他還抽出2天時間研究了建造的方法和流程，從5套設計出來的方法中找到了最適合自己的1套方法。
很長一段時間以內，第一位泥水匠都保持領先的位置，可是隨著工期的推進，他開始頻繁出錯，原因就在於他此前沒有進行設計，一切都是想到什麼做什麼，根本沒有詳細、合理的規劃，以至於經常出現一些不合理的設計，有時候他不得不停下來好好想想建造的方法，一些砌好的牆不得不被他推倒重建。而第二位泥水匠由於事前設計好了最合理的建造方案和建造方法，在建造房子的時候可以做到得心應手，並沒有出現什麼返工的情況，一切都非常順利，更重要的是，由於方法得當，他的建造速度非常快，僅僅一個月的時間，就已經實現了趕超。等到冬季到來之前，第二位泥水匠順利完成了自己的工作，而第一位泥水匠則連屋頂也沒有建造好，更重要的是，房子由於修改過多，質量也受到了很大的影響。
這兩位泥水匠之所以出現不同，就在於對思考的態度不同，雖然兩個人都在認真做事，而且執行力都很強，但經過思考的行動和盲目去做所產生的效果肯定會有很大的區別。許多人都有這樣的問題，往往想到自己要做某件事，就立即著手去做，這類人有著非常強的執行意識，是忠誠的行動者，他們遵循的辦事原則就是“立即行動”，不要有任何“拖泥帶水”的行為。這種埋頭就幹的作風有時候會是效率的保證，但其本身存在一些不合理之處，那就是它忽略了一個關鍵環節——思考。而行動本身是建立在思考的基礎上的，任何人的行動都應該受到大腦的正確指引。思維活動和行動往往是相輔相成的，脫離行動的思考往往不具備任何實踐意義，隻會淪為空談主義；而脫離思維活動的行動就像脫韁的野馬，可能會變得盲目而草率。
正因為如此，任何人在行動之前，都需要先給自己留出一點兒時間進行思考，要利用這段時間進行精確的計劃，在這個計劃中，執行者需要了解自己該怎麼去做。在執行任務之前，人們通常都要明確幾個要素：做什麼，為什麼做，什麼時候做，在哪裏做，誰來做，以及怎麼做。其中“怎麼做”是一個關鍵要素，它是執行力的最基本保障。通常人們都能夠把握前麵幾個要素，而最後一個容易被人忽略，很多時候人們並沒有意識到自己需要設定更好的方式來完成任務，或者並沒有意識到自己應該先想後做，而選擇先做後想，或者邊做邊想，這種選擇會嚴重影響工作效率。
在戰場上，聰明的主帥總是會在戰爭發生之前製訂進攻和防守的策略，會想方設法做出最佳的部署：派遣多少兵力，將軍隊部署在什麼地方，或者從什麼地方開始發動進攻，采取什麼樣的戰術，這些都是需要解決的基本問題。如果主帥不考慮戰略和戰術的問題，直接發動攻擊，那麼可能會陷入盲打、瞎打的處境中，無法做到在更短時間內殲滅敵軍，最終還容易陷入不利的局麵。
有許多公司往往會要求項目負責人在具體實施之前提交一份詳細的策劃方案，在策劃方案中，每一個負責人都必須設計出一套合理的工作方法和流程，而不是一接受任務就迫不及待地執行任務。在日常生活和工作中，同樣如此。雖然事先製訂工作計劃，弄清楚具體的方法和步驟，會消耗一部分時間，但是“磨刀不誤砍柴工”，真正善於管理和節省時間的人，絕對不會在這些環節上節省時間。對他們來說，適當的時間消耗是有必要的，就像一種投資方式，提前設計好做事的方法，可以有效指導工作，並提升工作效率，從總體來看，它能夠節省大量工作時間。
做事都是有方法的，不同的方法往往決定了不同的辦事效果。不求方法而選擇胡打亂撞的人，往往效率最低；不加以思考和分析而選擇按照以前的習慣做事的人，容易遭遇到新問題而導致進度受阻；針對要做的事情做好事前規劃，給出具體的流程圖和路線圖，並設計出最合理的方法的人，通常可以更順利地解決問題。從某種程度來說，做事前先考慮好“怎麼做”，就是一種節省時間的技巧，也是提升效率的技巧。
3 分類管理，集中處理那些小事
許多人喜歡將工作中的大事（重要任務）比作“老虎”，將一些無關緊要的小事（價值不高的工作）比作“蒼蠅”，為了做好工作，必須認真對付那些“老虎”，但與此同時也需要拍掉那些小“蒼蠅”。不過在工作中，人們常常會遇到一些問題，比如當人們集中精力“打老虎”的時候，“蒼蠅”經常會嗡嗡嗡地飛過來搗亂，從而影響人們工作的注意力和情緒。從某個方麵來說，那些小事雖然解決起來並不困難，但常常是最讓人感到頭疼的。