通過對工作進行合理的簡化，人們可以壓縮工作時間，可以選擇做那些最具價值的事，可以避免那些無意義的時間浪費，進而提升時間的價值。
1 麥肯錫30秒電梯法則：簡化自己的表達
有一家谘詢公司的項目負責人為一家重要的大客戶做谘詢，在谘詢結束之後，他準備從30樓下到1樓，恰好在電梯間裏遇見了這家客戶公司的董事長。對方當時非常禮貌地詢問項目負責人能不能簡單說一下結果，這讓項目負責人感到措手不及，不知道是不是因為過度緊張，還是因為沒有把握在乘坐電梯的這段時間內說清楚自己想要表達的意思，總之一直到電梯降到一樓，他也沒有表達清楚。也正因為如此，對方失望地取消了這一次的合作。
這一次的失敗讓項目負責人以及整個谘詢公司都耿耿於懷，為了避免再次發生這種事情，公司決定在內部進行整頓，並製定了一條非常奇怪的規定：任何員工必須在最短時間內把所要說的內容表達清楚，不說一句多餘的話，並且所有重要內容必須歸納在3條以內。這個強硬的規定很快就流傳開來，並且演化成了著名的“30秒鍾電梯理論”。
而這家推崇“30秒鍾電梯理論”的谘詢公司就是大名鼎鼎的麥肯錫公司。作為全世界最著名的谘詢公司之一，它以高效率和高成功率為自己贏得了世界性的聲譽，並成為世界上最出色的企業所青睞的合作對象。
許多人對於這一理論不以為然，認為這條理論有些過分誇張，但他們或許並沒有意識到生活和工作中可能隨時都會遭遇類似於麥肯錫公司曾經遭遇的尷尬。比如在下班之前一分鍾，職員需要盡可能地將自己一天的工作情況做一個彙報，否則就要等到第二天，而這種拖延顯然是領導不喜歡的做事風格；或者人們要在趕上飛機之前，親自傳達某些重要內容，就需要在最短時間內將信息傳遞出去；又或者自己的工作比較繁忙，隻有一點兒時間與人進行交流，那麼在非常有限的時間內，人們必須盡可能說出自己想要說的話。
在很多時候，別人都會這樣告訴你：“我真的很忙，隻能給你兩分鍾的時間見麵。”“我馬上就要參加會議，最終確定這項計劃，從現在開始的40秒鍾之內，你必須說清楚自己不同意這個計劃的理由，否則一切按原計劃進行。”“這個項目提案很誘人，但是我還有很多重要客戶要見，想要贏得融資，那麼就請在最短時間內告訴我這個項目的價值在哪裏。”
那麼你是否可以在短短的2分鍾內，將事情的來龍去脈說清楚，是否能夠將自己的想法以及期待對方為自己做些什麼說清楚呢？是否可以在40秒鍾之內對自己的想法做一個簡短的介紹，是否能夠給出一個好的理由，爭取在最後40秒時間內讓對方放棄原有的計劃呢？是否可以把握住僅有的一點兒時間，說服對方將資金投在自己的項目上呢？
卓先生是一個非常注重時間安排的人，作為一個團隊的項目負責人，他規定團隊內部會議的時間一般不超過10分鍾，每個人在發表講話的時候，都必須將觀點盡可能凝縮在5句話之內。在生活當中同樣如此，他很少會因為一件事和朋友解釋半天，通常情況下，他會盡量在2~3分鍾之內就將自己的立場、原則、態度以及做事的方式全都說清楚，這種溝通使得他可以輕鬆解決朋友之間存在的問題和糾紛。有人覺得卓先生根本沒有必要這樣做，但是對他來說，將大量時間花在溝通上，本身就是一種浪費，而且還容易因為話說得太多而產生錯誤並造成誤解。
《今日美國》曾提出了一個重要的觀點——“一口之量”，意思就是說任何信息的公布和傳播必須堅持簡易的原則，將複雜的內容簡化成更容易理解的簡單內容。這是一個信息簡化的重要方式，也是一種簡單表達的重要方式。那麼想要做到簡化表達，需要注意哪些方麵呢？
——提煉重點，提出觀點
想要確保自己的談話更加簡練，那麼最重要的一點就是將自己所要表達的觀點提出來，然後將自己所要描述的重點內容進行提煉。當觀點明確、重點突出的時候，整個表達的核心也就凸顯出來了，這時候傾聽者（信息接收者）就能夠準確把握住表達者想要表達的內容。
——開門見山，避免不必要的廢話
通常人們在展開話題之前，更願意做一個鋪墊，或者直接說一些客套話，如果時間比較緊，事情比較急的話，那麼在表達的時候，就要做到開門見山，直接切入正題，並且盡可能將一些無關緊要的廢話省略。隻有刪除那些沒有太多價值的話，才能真正做到簡化。
——避免重複
一些人往往注重對觀點的提煉，注重對語言的凝練，可是在表達的過程中卻容易犯下另外一個錯誤，那就是為了強調某些重要的觀點而進行重複。強調有時候很有必要，但是如果過多地重複自己的說話內容往往容易引起他人的反感，而且也會增加不必要的時間浪費。
——拒絕太多專業化術語
許多人喜歡使用專業化的術語，但這些專業的詞彙往往是麻煩製造者，因為傾聽的人不得不花費更多的時間來消化它們，一旦他們無法理解此類表達，就意味著表達的人浪費了一次精準表達的機會，接下來，表達者不得不花費更多時間進行解釋。IT界的傳奇人物羅斯·佩羅在參觀哈佛商學院後說了這樣一句話：“你們的麻煩是，你們所說的環境掃描，我把它叫作朝窗外看。”同樣的一個意思，羅斯·佩羅的話直截了當，通俗易懂。
事實上，人們對於時間的控製往往局限在工作上，對他們而言，能夠盡快提升工作效率才是節省時間的關鍵，卻沒有意識到表達不當同樣是造成時間浪費的重要因素。如果人們對自己每天說的話、傳遞的信息進行分析和總結，就會發現很多時候兩三句話就能說清楚的事往往會拓展成十幾句話，就會意識到自己平時可能說了很多的廢話，而這些廢話所造成的時間浪費並不在少。
2 找準規律，簡化工作流程
在工作中，許多人通常都會選擇按照流程辦事，好的流程往往會帶來好的效果，不合理的流程則會影響工作效率和工作結果。不過人們通常不會質疑自己的工作流程，對他們而言，按照流程工作已經形成了一個習慣，這個習慣左右了他們的思維和行動，很少有人會對此提出什麼看法。
隨著人們對管理尤其是流程管理的重視，越來越多的人開始將目光聚焦在流程管理上，對他們來說，流程管理是決定目標能否順利實現的一個重要因素。在時間管理中，有一個著名的理論——“崔西定律”，這個定律指出：“任何工作的困難度與其執行步驟的數目平方成正比。”假設某一項工作的執行步驟為3，那麼執行的難度為9；一旦該項工作的執行步驟增加到了5，那麼困難程度也會相應地增加到25；如果將步驟拓展到7，則難度會變成49。步驟越多，難度就會成正比地增加。反過來說，步驟不斷減少，難度就會按照這一比例降低。一項工作的執行步驟從7減到5，再減到3，那麼難度也會從49降為25，再降成9。
從執行的角度來說，流程越是得到簡化，執行者就越能夠在工作中做到細致、認真，工作就越輕鬆，整個工作就越不容易出現問題，而時間使用效率也會更有保障。正因為如此，人們需要對自己的工作流程進行簡化，這種簡化主要針對那些多餘的、重複的、無價值的環節。
有個廚師要對貝殼進行挑選和分類，首先他將貝殼全部清洗幹淨，然後將貝殼按照大小進行分類，接著將大貝殼中品相不好的、死亡的全部揀選出來，最後將這些品相好的大貝殼剖開，全麵進行清洗。
這一整套工序看上去非常合理，並沒有什麼問題，但是如果對流程進行梳理，就可以發現一個問題，第一步將貝殼進行清洗這一步驟是否有必要存在？因為在挑選好貝殼並進行內髒清理時同樣需要清洗，既然都要進行清洗，那麼為何不一次性解決問題呢？從這個角度來說，第一個步驟可以節省掉，而這一步驟的省略將會節省大量時間。
刪除不必要的環節，是簡化流程的一個重要課題，而在簡化工作流程的過程中，消除“文山會海”現象也是一個重要課題，畢竟會議多、會議長已經成為影響工作的重大因素。正因為如此，一些公司會將會議控製在30分鍾以內，一些公司幹脆製訂了20分鍾的會議。盡管一些人會提出異議，認為這樣做根本達不到開會的目的。可又有誰規定會議時間必須是1個小時或者2個小時呢？亞馬遜公司的創始人傑夫·貝佐斯很少開會，即便開會也一直都提倡簡單，而且為了確保開會時間不會太長，他會盡量安排更少的人參加會議以便節省發言的時間。多年來，他一直都提倡“兩個比薩原則”，即從來不組織一場兩個比薩也不能喂飽整個組的會議。
從論述的需求來說，1個小時或者2個小時也根本不夠與會者將自己的觀點詳細闡述清楚，哪怕再增加幾個小時，可能問題依然得不到解決。相反地，如果對會議的流程進行精準控製，對每一個環節進行壓縮，那麼多數人都有能力將會議控製在20分鍾，甚至更少的時間內。
比如有的會議習慣了介紹主要與會者的名字和相關信息，但是作為內部會議，這樣的形式主義完全可以避免；有的會議需要在一開始引出議題，這個引言也許會很長，但這些議題完全可以在開會之前就寫在白板上；有的會議喜歡散發一些文件，可實際上這些文件的價值值得商榷，它們或許根本沒有什麼價值。
開會的目的是分享信息、辯論以及做出決策，而會議組織者應該提前就準備好決策性的會議材料，並將這些材料提前發給與會者，讓他們了解會議內容，並對會議主題進行思考，這樣等到開會的時候就可以提升效率，縮短會議時間。此外，簡化會議就要刪去一些不合理的會議環節，不該發的文件不要發，不該說的話沒有必要去說，不該開的會也不要去開。
無論是對工作環節進行整合，還是對會議流程進行合理控製，這些減少流程的方式並不是隨意將流程的相關環節砍掉，而是要從流程結果出發，從具體的工作情況出發，把握工作的規律，找出那些重複的、低效的環節，盡量做到能省就省。許多團隊和個人為了簡化流程，通常會製訂分析工作流程的網絡圖，這一份網絡圖能夠清晰地呈現出整個流程的基本運作模式，人們可以依據流程網絡圖對每一個多餘的環節進行分析和刪除，確保工作不會延誤。