想要提升時間管理的水平和能力，可以采取一些常見的技巧和方法，除此之外，很多企業和個人會選擇一些更加複雜的、體係化的時間管理法。現如今，的確有很多非常成熟且合理的時間管理法，這些不同的方法往往具有不同的特點和優勢，而且都經過實踐的檢驗，可以說其中的一些方法已經成了公認的方法了。而無論是哪一種時間管理法，其實最終的目的都是為了提升時間的利用價值，都是為了提高工作效率，確保我們的工作更加合理。
1.GTD工作法：收集、整理、組織、回顧、行動
很多時候，我們常常會遭遇這樣的情況，比如總是在忙，但是卻不知道自己在忙些什麼；經常忘記自己還有什麼事情忘了做，經常出現工作遺漏的狀況；有一些非常想去做的事情，但是到最後總是發現自己沒時間去做；記錄過很多事情，不過很多都沒有去做；正兒八經的工作沒有做完，經常被一大堆瑣碎的小事打斷；在多數時候，我們的工作缺少計劃性，總是想到什麼就做什麼，正因為如此，我們常常被生活、工作、家庭、學習上的各種事情弄得一團糟。
正因為如此，我們更需要對自己的時間進行梳理，並且對其進行管理，而針對上述的狀況，我們完全可以利用GTD工作法來進行管理。GTD是Getting Things Done的英文簡寫，這個方法來源於效率管理專家戴維·艾倫縮寫的一本書Getting Things Done，也是戴維·艾倫開創的一套完整的個人時間管理模式。從1983年開始，在洛克希德公司的千名經理研討會上，他就不斷試驗和改進這套法則。在那之後，這套方法已經被全世界頂級機構當成時間管理的黃金策略，包括微軟公司、美國銀行、甲骨文公司、洛克希德、美國司法部等機構都先後采納了這種方法，並且取得了不錯的效果。
GTD的工作方法主要包含了五個步驟，即收集、整理、組織、回顧、行動。
——收集
所謂收集，實際上就是將自己所能想到的所有沒有去做或者沒有做到的事情全部羅列出來，然後集中放入一個被艾倫稱為“水桶”的搜集器中，這個“水桶”可以是文件夾、U盤、光盤、一個工具箱、一個籃子、紙張、電子郵箱或者是掌上電腦。收集工作是為了讓所有需要去做的事情被明確地記錄下來，而不是耗費腦力去記憶，這樣就可以將大腦內部有關工作事項的記憶清空，從而解放大腦的思考功能。
——整理
將所有的信息收集起來之後，需要定期或不定期地對它們進行整理，清空這些文件夾或者紙張。接下來，按是否可以付諸行動對信息進行區分整理，對那些可以行動的內容可以設定一個時間界限，通常是2分鍾，能夠在2分鍾內完成的事情可以立即著手去做，不能在2分鍾內完成的工作可以對下一步行動進行組織。至於那些不能付諸行動的內容，可分為參考資料、日後可能需要處理的文件以及垃圾資料這樣的幾類。
——組織
組織是GTD中最核心的一個步驟，由於一些在2分鍾內能夠做完的事情立即著手完成了，就需要對剩下的工作進行組織。組織包括對參考資料的組織與對下一步行動的組織。其中，對參考資料的組織主要就是設置一個文檔管理係統，而對下一步行動的組織則一般可分為：下一步行動清單、等待清單和未來/某天清單。
下一步清單是指具體的下一步工作，即接下來所要做的事情和步驟，如果項目工作步驟比較複雜，那麼就需要細化成具體的工作，而且要寫出自己首先要做的那件事。在GTD中，對下一步清單的處理采取了進一步細化的方式，比如明確不同地點所要做的事情，這樣執行者就可以明確地知道自己在計算機旁該做什麼，在超市裏該做什麼，在辦公室裏需要執行什麼。
等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作。當我們已經指派了他人做某件事，或者在項目進行下去之前需要等待外部的事件，就應當在自己的係統中跟蹤以及定期檢查是否已經可以采取行動或者是否需要給出一個提醒。
未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子郵件等。
——回顧
作為GTD中的一個重要步驟，我們最好每周都對自己前麵一係列的工作進行回顧與檢查，GTD要求我們回顧所有比較主要的“行動”“項目”和“等待”的事項，確保所有的新任務或者即將到來的事件都進入自己的係統，並且及時進行更新，從而確保GTD係統的正常運作。如果我們不這麼做，那麼我們的行動列表和提醒將會變得毫無意義。我們通常會按照自己的精力、資源、時間來決定哪些事情對自己而言是最重要的，不過有時候拖延症會讓我們專門選擇容易去做的事情。回顧和檢查有助於幫助我們按照順序一個接一個做下去。回顧並不意味著工作的暫停，為了保證工作能夠繼續下去，很多時候，我們還需要在回顧的同時對未來一周的工作進行規劃。
——行動
如果一個人把自己的時間全部都花在組織工作上，而不是選擇去做它們，那麼所有的GTD係統都隻是一個擺設。為了確保這個係統起到作用，我們必須將相關的內容付諸實施，而在行動的過程中，我們需要優先考慮時間的多少、精力的好壞狀況以及任務的重要性，並依靠這些原則選擇清單上的事項采取行動。而且，我們可以盡可能地讓自己必須去做的事情變得更加有趣、更加簡單，這樣就可以避免拖延情況的發生。
通過分析，GTD工作法以一種簡單的方法，將引起個人注意的一切信息進行分門別類，然後明確地保存在一個完整的係統中，並對其進行係統的管理和回顧。在這個過程中，我們可以非常清晰地掌握工作要點，並根據自己所處的環境和時刻，采取最高效能的行動方案。它的核心理念在於，將我們心中所想的所有的事情都寫下來並且安排好下一步的計劃，這樣我們才能夠全身心地投入眼前的工作中，並且提高工作效率。其中的要點可以簡化成兩點。
首先，大腦是用來思考的，而不是用來記事的，我們應該將事情用筆記下來，然後要讓腦子做它本該去做的事情。記錄下來之後，我們可以對自己所要做的事情分門別類，確保工作更加高效。而記錄本身會讓自己的心理輕鬆不少，哪怕最後沒有完成任務。
其次，把任務轉化成具體的行動，這是把計劃付諸實施的關鍵，也能讓我們隨時清楚自己該做什麼。
正如戴維·艾倫在Getting Things Done這本書中所寫的那樣：“把所有事情都從你的腦袋裏弄出來。在事情出現時就做好相關行動的一係列決定，而不是在事情爆發的時候。以合適的類別組織好你的項目的各種提醒以及下一步行動。保持你的係統更新和完整，及時進行回顧，使你在任何時候都能信任你的係統和對任務的處理。”
事實上，我們常常覺得自己的時間不夠用，而這些壓力通常不是來自任務本身，而是各種各樣的任務在大腦裏出現混沌塞積，從而造成心理的焦慮和抵觸，這才是造成時間不夠用和工作低效率的罪魁禍首。因此我們要做的就是，逐一清點大腦裏的這些事務，將所有沒有做的事情以及需要去做的事情從大腦中趕出來，然後收集在大腦之外的文件係統中進行整理和解決。而GTD剛好承擔了這樣的責任，剛好具備了這樣的效果，它可以幫助我們更好地跟蹤和管理自己的思緒、整理好需要做的和想做的事，最終讓我們能夠在合適的情境中靜下心來，並且集中精神完成最重要的任務，因此它是一種非常實用且高效的時間管理方法。
不過，GTD是一套持續的係統，需要不斷地實踐才能讓我們更好地掌握，從而成為自己信任的係統。
2.張弛有度的番茄工作法
現在，越來越多的人輕易就被其他更具吸引力的東西所誘惑，如網絡遊戲、電子購物、網絡社交、影視劇等，這些東西往往會成為其工作的攔路虎以及破壞者，導致個人工作專注度明顯偏低。很多人都沒有辦法在工作時間內保持專注，也沒有辦法自動屏蔽外在的幹擾和誘惑。如果對職場上的工作者進行觀察，就會發現多數人每天的工作中都會充斥著一大堆幹擾性的因素，幾乎很難保持工作的連續性。
僅僅是手機這一項，我們就會發現，多數人在幾分鍾之內必定會瀏覽一次手機信息，或者瀏覽網頁，這幾乎成了生活的一個習慣，即便是在工作的過程中也會出現這樣的情況。如果細心觀察，就會發現，很少有人能夠堅持半個小時不去動一下手機的。再加上其他形形色色的幹擾，我們麵臨著信息過載、分心、注意力不集中等情況，很難認認真真地坐在辦公桌前連續專注工作半個小時。考慮到一天的工作通常是7～8個小時工作製，我們大概要消耗掉2～3個小時做其他的事情。
無論如何，這些幹擾性因素的存在讓多數人的工作時間利用率大打折扣，工作效率明顯下降。正因為如此，時間管理迫在眉睫，而且大家都需要一種簡單易用的解決方法，番茄工作法則滿足了這樣的需求。
1992年，弗朗西斯科·西裏洛提出了番茄工作法，按照相關規定，使用該方法的人先選擇一個待完成的任務，然後將番茄時間設定為25分鍾，緊接著就專注工作，而且中途不允許做任何與該任務無關的事，也不允許其他外在的因素打擾。直到番茄時鍾響起的時候，工作者在紙上畫一個×短暫休息一下，再接著工作。在整個工作中，工作者可以在每4個番茄時段休息一會兒。
具體的步驟如下：首先工作者可以先將今天要完成的幾項任務全部列出來，並且將任務逐項寫在列表裏或記在軟件的清單裏，這樣可以保證自己在采用番茄工作法測試的時候不會因為搞不清楚自己準備做什麼工作而被打斷。
緊接著就可以設定自己的番茄鍾，所謂的番茄鍾隻是一個代稱，並不是說要找一個番茄形狀的鍾表，或者將番茄製作成鍾表，像一般的定時器、軟件、鬧鍾等都可以用來計時，每一次的時間是25分鍾，這就是一次番茄鍾的時間。
在開始進行第一項工作任務的時候，工作者要盡量心無旁騖地進行工作，確保自己的工作不會被任何人、任何事打擾，直到番茄鍾響鈴或提醒。也就是說，隻要堅持了25分鍾，就證明工作者堅持了1個番茄鍾。
當番茄鍾給出提醒之後，工作者可以立即停下手中的工作，然後在列表裏打一個×。這個時候，工作者可以暫時休息一會兒，一般是5分鍾左右的時間。在休息期間，工作者可以適當放鬆自己，進行遠眺，或者喝茶。
當休息時間過後，工作者可以開始下一個番茄鍾，繼續執行該任務。隻要任務沒有完成，番茄工作法將會一直循環下去，直到完成該任務，並在列表裏將任務劃掉。一般情況下，工作者可以在每4個番茄鍾後休息25分鍾。
需要注意的是，番茄鍾的過程並非不可打斷，事實上，當我們在番茄鍾測試的過程中，如果想起了一些必須立即去做的事情，那麼最好還是立刻停止這個番茄鍾，哪怕它隻剩下了最後一分鍾。我們應該立刻去完成記起的這件事，之後再重新開始一個番茄鍾。如果這件事並不是那麼緊要，無須立即去做，那麼我們可以在列表的該項任務後麵標記一個逗號（表示自己受到了打擾），並將這件並不那麼重要的事記在另一個列表裏，通常我們稱呼它為“計劃外事件”，然後接著完成這個番茄鍾。
如果對番茄工作法進行簡化分析，就會發現它明確了以下幾個步驟：收集信息；確定當天的任務並劃分事項的優先級；選擇最優先的事項並全力工作；適度休息，並確定接下來最優先的工作事項。這些步驟都是時間管理的重要法則，番茄工作法將它們集中在同一個方法中，並且巧妙地結合起來，有效地提高了個人工作的專注度以及效率。
通過分析，可以得知番茄工作法是一種簡單易行的時間管理方法，相對於GTD工作法，它在時間管理上涉及了更加微觀的層麵，所以也更加細節化。比如番茄工作法的一個內在機製是將大任務進行分解，變成一個個番茄時間，這樣會降低工作的執行難度，增強工作時間的管控力度。同時在這個分解的過程中，除非客觀難度太大，否則從主觀上來說，個人對工作難度的感受度會下降，這樣就有利於我們提高個人的信心。
鋪展開來說，番茄工作法在時間管理上具有很大的優勢，比如減輕時間焦慮；提高集中力和注意力，減少工作被打斷的次數；通過測試可以強化個人的決策意識以及決斷力；能夠對工作者產生更大的激勵，並且是持久激勵；進一步鞏固工作者達成目標的決心；完善整個預估的工作流程，確保保質保量地完成任務。
這些優勢確保了番茄工作法的作用和價值，實際上，很多公司和機構都在極力推薦和使用這個方法來進行時間管理，並且取得了不錯的效果。而番茄工作法的效果主要來自它的連貫性以及作息時間的有效穿插和調整，同時也來自一種心流體驗。心流體驗是心理學家米哈裏齊克森·米哈裏總結提出的一種心理狀態，他將心流定義為一種將個人精神力完全投注在某種活動上的感覺，心流產生的同時往往伴有高度的興奮及充實感。簡單來說，心流體驗就是指全情投入沉浸在某件事上忘卻時間流逝的狀態，這種心無旁騖的狀態能夠有效提升工作者的專注度。番茄工作法對我們的幫助在於能夠讓我們在一個時間段內集中做一件事情，並且保持強大的關注度。很多嚐試使用番茄工作法的人都認為，自己在借助這個方法的過程中，更容易控製自己不受外界幹擾，因此養成了良好的工作習慣，可以做到在工作時全身心地投入進去，並且常常可以保持忘我的境界。
雖然番茄工作法有著很大的作用，但是在實施番茄工作法的時候，還是需要注意以下幾個原則。
——要確保一個番茄時間（25分鍾）是不可分割的，也就是說，工作者在工作過程中不能設置半個或一個半番茄時間，也不存在半個或者一個半番茄時間。
——在一個番茄時間內如果做與任務無關的事情，比如出去喝了杯咖啡，或者抽空打掃了一下衛生，那麼該番茄時間作廢，工作者必須重新開始。
——番茄工作法隻適用於工作時間內的時間管理，因此在非工作時間內，最好不要使用番茄工作法。用3個番茄時間出去打球，或者用5個番茄時間喝茶聊天，這樣就沒有任何必要了。
——番茄工作法並沒有一個所謂的標準，每一個工作者在進行自我測試的時候，隻需要對自己負責，根本沒有必要拿自己的番茄數據與他人的番茄數據進行比較。
——番茄工作法雖然能夠有效測量個人的時間管理水平與效果，但是番茄的數量不可能決定任務最終的成敗，畢竟個人的工作能力和工作效率將會影響工作的質量。
——番茄工作法通常是比較固定的，但是在測試的時候，工作者還必須製定一份適合自己的作息時間表。有的人在淩晨或者半夜，又或者午休的時間段進行測試，這顯然會影響到測試的效果。通常來說，工作者應該盡量將重要的工作放在頭腦高效的時段，比如，上午8:30～11:00，下午15:00～17:00等。此外，不一定所有的工作都要納入番茄時間段裏，一些重要的事情需要先做，而且關鍵還是要找到適合自己的工作節奏。
事實上，隻要認真執行以上這些原則，然後按照正確方式和流程去做，就可以有效發揮番茄工作法的優勢和效用。
3.80/20法則：關注重要的事情
1897年，意大利經濟學者帕累托在對19世紀英國人的財富和收益模式進行調研時，發現了一個非常奇特的現象，那就是大部分的財富流向了少數人的手裏。在針對具體的財富比例進行調研時，他意識到，一個族群占總人口數的百分比和他們所享有的總收入之間常常存在一種微妙的關係。為了驗證這一點，他對不同時期、不同國度的財富分配情況進行了詳細的調查，發現其中的比例具有驚人的一致性。這意味著，無論是以前還是現在，無論是英國、德國、美國，還是亞洲的一些國家，它們的內部財富分配都在數學上呈現一種非常穩定的關係。
在調查和分析的基礎上，帕累托提出了一個“二八法則”，也就是80/20法則。按照帕累托的說法，即20%的人掌握了80%的財富。而帕累托原則實際上不僅僅體現在財富的分配中，還體現在生活和工作中的各個方麵，比如20%的罪犯造成的破壞占所有犯罪行為的80%；20%的超速者，引起了80%的交通事故；20%的人做了80%的工作；20%的人掌握了80%的資源；20%的已婚者，占離婚人口的80%。
實際上，早在帕累托提出這一法則之前，猶太人就已經發現了類似的規律，在他們看來，宇宙中存在一個78:22的法則。比如，在空氣中，氮氣占78%，氧氣及其他氣體占22%；人體中水分占78%，其他則為22%。
由此來看，80/20法則是一個最基本的社會定律，這個定律具有普遍性，因此在時間管理方麵，同樣存在。這裏主要體現在兩個方麵：①花費80%的時間做最重要的事，20%的時間做次要的事情；②先做20%的重要工作，然後做80%其他的工作。或者我們可以將其合二為一：80%的時間做20%最重要的事情。
80/20法則的核心就是把握20%最重要的事情，就是要求我們在工作中要將這個20%當作最重要的任務，當成一個時間分配的核心，因為最重要的這20%往往也是最有價值的、最能夠影響全局的，隻要控製住了20%，那麼剩餘的工作將會變得更加輕鬆，整體的工作效果和價值也能夠得到最基本的保障。
筆者在上海一家跨國公司工作期間，曾經在湯普森先生的手下工作，當時湯普森先生要求我們幾乎每隔一段時間就要仔細收集客戶的每份資料，其中包括客戶最近的交易情況以及交易對象的相關資料。顯而易見，每次我都必須花費幾周時間從每個可以想象的角度研究海量的數據，這是一個“大麻煩”，而湯普森先生毫無疑問就是這個麻煩的製造者。
當然，考慮到湯普森先生的地位以及在公司內部的影響力，我們不可能提出任何質疑，但是，這項收集工作在絕大多數的時候都隻是在做無用功而已。畢竟有關客戶的那些資料並非都是有價值的，可以說絕大部分資料價值不高，這些客戶的潛在交易商或者合作對象的資料有很多也是沒有多少價值的，因此我們的工作成效並不大，我覺得湯普森先生犯了一個錯誤，這看上去就像是把海水燒幹來提取水中的鹽分一樣，真正有價值的東西隻有那麼一點兒。
在收集工作資料這一方麵，整個部門的確做得非常起勁，但是卻常常因此而影響到其他的工作，為此，我們的部門連續兩年都是工作效率最低的，湯普森先生因為自己的努力得不到回報而生氣，並且遷怒於我們，最終導致上下級關係鬧得很僵。
平心而論，湯普森先生是一個好人，但問題在於他並沒有意識到自己的工作出現了問題，而這些問題並不是僅僅依靠加班或者增加勞動力就可以解決的。他或許是一個兢兢業業、一絲不苟的人，而且不願意放過任何一絲信息，但是從時間管理的角度來說，這樣的工作模式並不是一個聰明的做法。他需要找一些技巧，一些能夠提高效率的技巧。顯而易見的是，如果他懂得運用80/20法則，安排下屬專門針對那20%最重要的客戶資料做調查，而不是漫無邊際地尋找所有資料，就可以有效縮減工作量，而這實際上對工作本身並沒有太大的影響。畢竟在所有客戶中，20%的大客戶幾乎占據了80%的訂單，這一部分客戶是需要重點把握和了解的。
無論在哪一家公司，把握那些最重要的事情都是時間管理的重中之重，比如麥肯錫公司就提出了一個重要的詞彙：“關鍵驅動因素”。“關鍵驅動因素”其實涉及的一個核心問題是鑽研和把握問題的核心，而不是把所有問題一字擺開，逐條進行分析。因為推動事物發展的永遠是最重要的那幾個因素，影響事物性質的同樣是最關鍵的幾個要素，我們需要找到那些最重要的事情，而不是盲目地把時間花在全部的工作上。