作為上班族，你隻要記住"單一而不重複"的原則，生活和工作就會輕鬆許多。
對於繁忙的白領上班族來說，不管是文件櫃還是卷宗夾，總是在不斷地膨脹。找東西需要的時間越來越長，信息不斷在過時，地方越來越緊張，工作中樂趣越來越少。令你沮喪的還不止那些在辦公桌上堆積如山的文件還有很多類似的東西，一堆沒有讀過的雜誌你打算以後有時間了再瀏覽；一摞從雜誌上剪裁下來的你感興趣的文章（你打算以後有時間了再分類整理）；一大堆休假時拍的照片（你打算以後有時間了再放到相岫裏）；甚至還有一大堆沒有熨燙的衣服（準備下次一起熨燙）。在你的周圍還有很多可能會堆積起來的東西。
其實事情完全不必弄到如此地步，你隻要從下述五個方法中挑選出一兩個適合自己的，就完全可以把紙張的洪流控製住。
1、三份規則
每次在一個不斷膨脹的卷宗夾子裏找東西時，都淘汰三份過時的資料。經常想一想優化法中的小步快跑原則。你應該為每一份過時的文件感到高興，它減輕了你的文件夾的負擔，也減去了你心靈和時間的負擔。
2、替換法
每次往檔案櫃裏放進一份新的資料時，就馬上扔舊一份過時的，不要把這些資料當成永恒的占有物，而把它們看作是不會永遠留下來的客人。
3、間歇處理法
每天下班前把一兩個文件夾卷宗夾子或文件筐放在辦公桌上。第二天在某個時候"順便"處理一下，例如在休息喝咖啡時，等候什麼人或事的時候，兩項日程空檔時間，或都是你不願再做別的什麼事的時候。
4、注明有效日期
在文件夾或卷宗夾子上標明這些文件夾失去作用的時間。例如對有一定時效性的計劃和瞀可注明“到期時間”，另外你也可以做些提醒自己扔掉這些文件的標記，或者是寫到日程表中。
5、慶賀任務完成
每當完成一個項目後，立即清理有關的文件和卷宗，把一切不再需要的文件和書籍退還或者扔掉。對於今後還可能用到的資料馬上放進一個卷宗夾子裏，然後你就慶賀自己所做的一切吧！
在文件管理中，應用“簡單而不重複原則”很重要，絕對避免把什麼東西都“摞”在一起。錯誤做法的明顯標記是把“待處理”類文件全部堆積在一起。這時碩的每份文件都有一項必須完成的任務，但這一大摞的文件卻令你沮喪，因為它是無法讓人看完的。在這方麵有一個誤區：隻要有文件放在辦公桌上，要辦的事情就忘不掉了。但如果一旦有別的文件壓在了它上麵，這份文件的記憶效應就喪失了。多次試驗表明：為了不忘事，有記事功能的掛曆和文件夾是最實用最保險的。
我們總結出10條清理文件的規則：
1、建立可長期存放文件的卷宗夾
已經處理過的文件要及時從活動文件櫃中清理出去因為這裏的空間是極其寶貴的那些需要長期保留的文件不要放在活動文件櫃中而應放在一個卷宗裏。所以每個活動文件夾至少要配一個相應主題的卷宗夾。沒有保留價值的東西就扔進廢紙簍裏。"完整的檔案櫃"總是最重要的！
2、建立特殊文件存放處
一些不適於放進文件夾裏的東西，例如特別厚的文件，可以另外存放到一個立櫃中。而在相應的文件夾中你可貼一個特殊的標簽，或者把這些另外存放的文件的題目複製下來放在文件夾中，以提醒自己不要忘記那些放在別處的文件。