7.學會記錄並引用對方的名字。
在辦公室工作的人員，應該有意識地訓練自己的聽辨能力。假如對方是老顧客，經常打電話來，一開口就能聽出他或她的聲音，會給對方留下特別受到重視的感覺，增強對方對你的好感。
8.接到錯誤的電話也應該禮貌應對
接到錯打的電話，人們很容易忽略了禮貌問題，甚至很粗魯，這是因為人們認為錯打的電話與自己沒有關係。但事實上，並非錯打的電話都必定與自己沒有關係，有時，對方也可能是與自己有重要關係的人。因此，接聽電話時，最好每一個電話都講究禮貌，保持良好的接聽態度。
9.應在對方掛電話後再掛電話
當對方向你說“再見”時，你也應該響應“再見”，並等對方掛了以後再掛電話，不要一聽到對方說“再見”就馬上掛電話，尤其不能在對方一講完話，還沒來得及說“再見”就把電話掛了。注意掛電話時應小心輕放，別讓對方聽到很響的掛機聲。
打電話的禮儀
1.注意打電話的時間
當需要給別人打電話時，有關工作的電話最好在上班時打。不要輕易更改雙方約定的通話時間。要想使通話效果好一些，使之不至於受到對方繁忙或疲勞的影響，則通話不應該選在周末，而且盡量不要在對方用餐、睡覺、過節、度周末的時候打。與人通電話時，須顧及對方在作息時間上的特點。如打電話到國外，還應考慮到時差。
2.如何準備打電話的內容
打電話的人務必要有一個明確的指導思想，特別是在商界，除非萬不得已，每次打電話的時間不應超過三分鍾。因此，商界人士在打電話之前，為節省時問，一定要條理清晰地預備好提綱。然後，應根據腹稿或文字稿來直截了當的通話。若撥通電話時對方正忙，則不應強人所難。可以約一個時間，過一會兒再打。此外，與不熟悉的單位或個人聯絡，對對方的名字與電話號碼應當弄明白，免得因為弄錯而浪費時間。私人電話的通話時間則應視具體事情和自己與通話對方的交流程度而定。
3.打電話的恰當方式
打電話時，每個人開口所講的第一句話，都事關自己給對方的第一印象，所以應當慎之又慎，不能毫無禮貌地隨便開口。無論是正式的電話業務，還是一般交往中的不太正式的通話，自報家門都是必需的，這是對對方的尊重，即使是你熟悉的人，也應該主動報出自己的姓名，因為接電話方往往不容易通過聲音準確無誤地確定打電話人的身份。另外，自報家門還包含著另外一層禮儀內涵，那就是，直接將你的身份告訴對方，那麼，對方就有是否與你通話的選擇權，或者說，有拒絕受話的自由。
如果電話是由總機接轉，或對方的秘書代接的，在對方禮節性問候之後，應當用禮貌用語應對，不要對對方粗聲大氣，出口無忌，或是隨隨便便將對方呼來喚去。得知要找的人不在，可請代接電話者說明叫一下，也可以過後再打。在通話時，若電話中途中斷，按禮節應由打電話者再撥一次。撥通以後，須稍作解釋，以免對方生疑，以為是打電話者不高興而掛斷的。
一旦自己撥錯了電話，切記要向被打擾的對方道歉。
4.通話要簡明扼要
在做完自我介紹以後，應該簡明扼要說明通話的目的，盡快結束交談。因為，隨意占用對方的電話線路和工作時間是不為對方考慮的失禮行為。在業務通話中，“一個電話最長三分鍾”是通行的原則，超過三分鍾應改換其他的交流方式。
如果估計這次談話要涉及的問題較多，時間較長，那麼，應在通話前詢問對方此時是否方便長談。如果對方不方便長談，就應該有禮貌地請對方約定下次的通話時間。
明明需要占用一刻鍾的時間，卻偏偏說：“可以占用你幾分鍾時間嗎？” 這就很不合適了，應該說：“陳先生，此次我想和您談談分配方案的事宜，時間大約需要一刻鍾，您現在方便嗎？”